5 Möglichkeiten für KI im Unternehmen

KI kann im Unternehmen nicht nur Texte schreiben oder Fragen beantworten. Richtig eingesetzt, nimmt sie Mitarbeitern Routinearbeit ab, hilft bei großen Informationsmengen und beschleunigt verschiedene Abläufe. Besonders interessant wird es dort, wo jeden Tag Zeit für wiederkehrende Aufgaben verloren geht. Fünf Beispiele zeigen, was heute bereits möglich ist.

1. Wiederkehrende Aufgaben von KI erledigen lassen

Eine Bestellung kommt per Mail und muss anschließend ins ERP. Neue Kundendaten gehören ins CRM. Und im Postfach warten schon die nächsten Nachrichten. Gerade solche kleinen Aufgaben kosten über den Tag verteilt erstaunlich viel Zeit.

KI-Agenten können einen Teil davon übernehmen. Allerdings sollten sie nicht nach Belieben in Unternehmenssystemen schalten und walten. Bei spezialisierten AI-Produkten für Unternehmen lässt sich deshalb festlegen, was ein Agent selbst erledigen darf und wann ein Mitarbeiter die Aktion erst freigeben muss.

Damit geht der Einsatz weit über den klassischen Chatbot hinaus. Die KI beantwortet nicht nur eine Frage, sondern erledigt darüber hinaus einen Workflow von zuvor festgelegten Aufgaben in den angebundenen Systemen.

2. Beim Marketing schneller zum ersten Entwurf kommen

Ein leerer Bildschirm kostet oft mehr Zeit als die anschließende Überarbeitung. Generative KI kann hier den Anfang für Sie übernehmen. Aus ein paar Stichpunkten entstehen Entwürfe für Newsletter, Produkttexte, Präsentationen oder Beiträge für Social Media.

Fertig ist der Inhalt damit noch nicht. Stimmen die Fakten? Passt der Ton zum Unternehmen? Würde ein Kunde tatsächlich so angesprochen werden wollen? Diese Prüfung bleibt beim Menschen. Trotzdem kann es deutlich schneller gehen, einen vorhandenen Entwurf zu bearbeiten, als jeden Text mit einer leeren Seite zu beginnen.

3. Wissen aus dem Unternehmen wiederfinden

Die gesuchte Information existiert längst, nur weiß gerade niemand mehr, in welcher Datei sie steckt. Dieses Problem dürfte in vielen Unternehmen bekannt sein.

Mit Zugriff auf interne Wissensbestände kann eine KI Fragen zu vorhandenen Dokumenten beantworten. Ein Mitarbeiter könnte etwa nach einer bestimmten Projektentscheidung fragen, anstatt nacheinander alte Protokolle und Dateien zu öffnen.

Natürlich darf dabei nicht plötzlich jeder alles sehen. Die bestehenden Zugriffsrechte müssen auch dann gelten, wenn eine KI bei der Suche hilft.

4. Große Datenmengen schneller durchsehen

Eine umfangreiche Tabelle lässt sich Zeile für Zeile prüfen. Besonders verlockend klingt das allerdings nicht. KI kann bei solchen Arbeiten nach Auffälligkeiten suchen, Informationen sortieren oder aus Daten einen ersten Bericht erstellen.

Das spart vor allem bei der Vorbereitung Zeit. Blind übernehmen sollte ein Unternehmen das Ergebnis trotzdem nicht. Bevor daraus eine wichtige Entscheidung entsteht, müssen die verwendeten Daten und auffällige Ergebnisse noch einmal geprüft werden.

5. Kundenanfragen vorsortieren

Nicht jede Nachricht an den Kundenservice verlangt sofort nach einem Spezialisten. Manche Fragen tauchen täglich auf. KI kann solche Anfragen erkennen, passende Informationen heraussuchen oder einen Antwortvorschlag vorbereiten.

Schwierige Fälle landen weiterhin bei einem Mitarbeiter. Der muss sich dann nicht gleichzeitig durch zahlreiche Standardanfragen arbeiten und hat mehr Zeit für Kunden, deren Anliegen tatsächlich eine individuelle Lösung braucht.

Erst ausprobieren, dann ausweiten

Bei KI gilt nicht automatisch: Mehr ist besser. Gerade wenn Systeme auf interne Daten zugreifen oder selbst Aktionen ausführen dürfen, muss vorher feststehen, was erlaubt ist und wo Schluss ist. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat dazu unter anderem Sicherheitsrisiken generativer KI und mögliche Schutzmaßnahmen untersucht.

Für den Einstieg ist daher ein überschaubarer Prozess zu empfehlen. Funktioniert die Lösung dort zuverlässig und bringt sie im Alltag die gewünschten Vorteile, kann der nächste Einsatzbereich folgen. So wird aus „Wir müssen jetzt auch irgendwas mit KI machen“ nach und nach ein Werkzeug, das Mitarbeitern wirklich Arbeit abnimmt.