BERLIN / LONDON (IT BOLTWISE) – Ab 2026 müssen deutsche Unternehmen ihre EU-Vorsteuererstattungen digital abrufen. Diese Umstellung bringt neue Herausforderungen mit sich, insbesondere hinsichtlich der strengen Einspruchsfristen. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass ihre digitalen Zugänge stets aktuell sind, um keine wichtigen Benachrichtigungen zu verpassen.
Seit dem 1. Januar 2026 hat das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die digitale Zustellung von Steuerbescheiden im EU-Vorsteuervergütungsverfahren zur Pflicht gemacht. Diese Änderung betrifft insbesondere deutsche Unternehmen, die in anderen EU-Staaten gezahlte Vorsteuer zurückfordern. Die bisher erforderliche ausdrückliche Einwilligung der Unternehmen entfällt, was bedeutet, dass alle Bescheide nun standardmäßig über das Online-Portal des BZSt abgerufen werden müssen.
Die Umstellung auf die digitale Zustellung ist Teil einer umfassenden Modernisierung des Vorsteuer-Erstattungssystems in der EU. Ziel ist es, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und postalische Verzögerungen zu vermeiden, die bisher die engen Einspruchsfristen erschwerten. Die neue Regelung sieht vor, dass ein digital bereitgestellter Bescheid am vierten Tag nach Bereitstellung im Portal als zugestellt gilt. Diese sogenannte „Vier-Tage-Fiktion“ startet die einmonatige Einspruchsfrist, die Unternehmen strikt einhalten müssen.
Für Steuerberater und Unternehmen bedeutet dies eine erhöhte Aufmerksamkeit bei der Überwachung der Portalzugänge. Das System versendet zwar E-Mail-Benachrichtigungen über neue Dokumente, diese sind jedoch rechtlich nur ein Service. Die eigentliche Zustellung erfolgt über die Portal-Bereitstellung, was bedeutet, dass eine übersehene E-Mail die Fristen nicht unterbricht. Die Sorgfaltspflicht liegt voll bei den Steuerpflichtigen oder ihren Beratern.
Die Änderung ist Teil des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) und weiterer Jahressteuergesetze, die das erklärte Ziel des „papierlosen Finanzamts“ verfolgen. Zwar sieht § 122a AO grundsätzlich ein Widerspruchsrecht gegen die digitale Zustellung zugunsten von Papier vor, im speziellen Verfahren nach § 18g UStG ist ein solcher Antrag auf Papierzustellung jedoch kaum begründbar. Die Digitalisierung der Antwort des Finanzamts schließt nun die letzte analoge Lücke in der Kette.
Rechtsexperten erwarten, dass das hier angewandte „Digital-by-default“-Prinzip zur Blaupause für andere besondere Steuerverfahren wird. Bis 2028 soll dieser Standard auf nahezu alle Interaktionen zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung ausgeweitet werden. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass ihre digitalen Briefkästen regelmäßig überprüft werden, um keine wichtigen Fristen zu versäumen.
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