BERLIN / LONDON (IT BOLTWISE) – Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten soll laut Bundesregierung für viele Unternehmen zum 31. Dezember 2026 auslaufen. Gleichzeitig verschärft die EU mit dem AI Act und neuen KI-Transparenzanforderungen das Compliance-Tempo. Für die Praxis bedeutet das: Datenschutz bleibt, aber die organisatorische Rollenverteilung und der Nachweisaufwand verändern sich. Unternehmen müssen ihre Dokumentations- und Steuerungsprozesse neu justieren, damit sowohl DSGVO- als auch KI-Vorgaben belastbar erfüllt werden.
Der geplante Wegfall der Datenschutzbeauftragten-Pflicht trifft viele Firmen an einem wunden Punkt: Die DSGVO-Compliance ist nach über sieben Jahren zwar zur Routine geworden, bleibt aber in der Umsetzung stark dokumentations- und prozessgetrieben. Während in der IT-Organisation oft Rollen und Zuständigkeiten fest verdrahtet sind, entsteht jetzt ein Zeitfenster, in dem die Unternehmen ihre Governance neu denken müssen. Parallel verschiebt die EU mit dem AI Act die Anforderungen an KI-Systeme in Richtung Transparenz, Nachweisbarkeit und risikobasierter Kontrolle. Damit wird Datenschutz weniger eine einmalige Bestellung, sondern stärker eine dauerhafte Steuerungsaufgabe.
Technisch betrachtet verlagert sich der Fokus von der formalen Benennung einer verantwortlichen Person hin zu den nachweisbaren Datenflüssen, Dokumentationsartefakten und technischen/organisatorischen Maßnahmen. In der Praxis heißt das: Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Prüfung von Risiken müssen so aufgebaut sein, dass sie auditierbar bleiben – selbst wenn die regulatorische Trigger-Schwelle für einen Datenschutzbeauftragten sinkt. Zudem zeigen die neuen KI-Anforderungen, dass Datennutzung in KI-Projekten nicht isoliert betrachtet werden darf. KI-gestützte Assistenzsysteme können zwar Verzeichnisse über Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen strukturieren, ersetzen aber keine abschließende fachjuristische Bewertung.
Ein besonders wichtiger Punkt ist der zeitliche Takt der EU-Umsetzung. Verbotene KI-Praktiken wie Social Scoring sind seit Februar 2025 untersagt, während ab dem 2. August 2026 Transparenzpflichten für bestimmte Anwendungen greifen – etwa für Chatbots oder Textgeneratoren, die Nutzer deutlich erkennbar informieren müssen. Für technische Kennzeichnungen, etwa Wasserzeichen für Bestandssysteme, ist der 2. Dezember 2026 maßgeblich. Hochrisiko-KI-Systeme bekommen den Stichtag 2. Dezember 2027, eingebettete Systeme folgen bis zum 2. August 2028. Aus Unternehmensericht bedeutet das: Compliance-Bausteine müssen projektbegleitend statt stichtagsorientiert geplant werden.
Gerade hier wird der Vergleich mit internationalen Aufsichtslogiken relevant: Während Deutschland die Details über das BDSG flankiert, differenzieren andere Jurisdiktionen ebenfalls über Risikoschwellen, Zuständigkeiten und Nachweisdichte. Experten verweisen deshalb darauf, dass die robuste Dokumentation von Datenprozessen künftig noch stärker zur „Querschnittsaufgabe“ wird, wenn Rollenpflichten wegfallen. Laut Warnungen des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz (ULD) und des Berufsverbands der Datenschutzbeauftragten (BvD) droht bei einer teilweisen Entkopplung von der formalen Bestellung Rechtsunsicherheit, weil Verantwortlichkeiten in der Praxis unklarer werden können. Marktanalysen der Datenschutz- und GRC-Branche deuten zudem darauf hin, dass Unternehmen eher in Tools, Vorlagen und Automatisierung investieren, um die lückenfreie Nachweisführung zu sichern.
Auch der Markt für Weiterbildung reagiert auf diese Verschiebung. An der Schnittstelle zwischen Personalcontrolling und datengetriebener Analyse steigt die Nachfrage nach Kursen, die DSGVO-konforme Auswertungspraktiken mit gängigen BI-Stacks, etwa PowerBI-Workflows, kombinieren. Parallel gewinnen agiles Personalmanagement und rechtssichere Verfahrensdesigns an Bedeutung, weil HR-Prozesse typischerweise viele personenbezogene Datenquellen, dynamische Workflows und Drittsysteme enthalten. Für Führungskräfte und Betriebsräte nehmen Spezialseminare zu, die Falllösungen vermitteln, ohne vorauszusetzen, dass Teilnehmende eine juristische Ausbildung haben. Je nach Verantwortungsgrad liegen die Gehälter in diesem Segment laut Brancheneinschätzungen häufig im Korridor von 48.000 bis über 100.000 Euro jährlich.
In Deutschland hängt der geplante Entlastungseffekt an einem konkreten Reformpfad: Der Bund prüft eine Aufhebung von § 38 Abs. 1 BDSG im Rahmen der Föderalen Modernisierungsagenda Ende 2025. Ausgangspunkt ist die bisherige Logik, dass Betriebe ab 20 Mitarbeitern bei automatisierter Datenverarbeitung einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen. Wenn diese Pflicht bis zum 31. Dezember 2026 entfallen soll, verschiebt sich die rechtliche Praxis in Richtung des risikobasierten Ansatzes der DSGVO: Datenschutzbeauftragte wären dann eher nur noch bei umfangreicher Überwachung oder bei besonders sensiblen Verarbeitungsvorhaben notwendig. Der Knackpunkt bleibt jedoch: Unternehmen müssen weiterhin nachweisen können, dass sie rechtmäßig, zweckgebunden und sicher verarbeiten.
Damit rückt auch ein operativer Dauerbrenner in den Mittelpunkt: Hintergrundprüfungen und Einwilligungsmanagement im DACH-Raum. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind in Deutschland (BDSG), Österreich (DSG) und der Schweiz (revDSG seit September 2023) nicht identisch, wodurch Anbieter ihre Prozesse zunehmend digitalisieren: rechtssichere Einwilligungen, belastbare Lösch- und Aufbewahrungsfristen sowie automatisierte Nachverfolgung von Consent-Änderungen werden wichtiger. Für die KI-Entwicklung bedeutet das zusätzlich: Wenn KI-Systeme Transparenzpflichten erfüllen müssen, sollten die technischen Artefakte dafür bereits in der Architektur berücksichtigt werden. Dazu zählt auch, dass bei der Korrektur algorithmischer Verzerrungen unter bestimmten Bedingungen personenbezogene Daten genutzt werden dürfen – aber nur, wenn dies dokumentiert, verhältnismäßig und kontrollierbar bleibt.
Für die Zukunft zeichnet sich ab, dass die Compliance-Organisation sich von „Rolle zuerst“ zu „Nachweis und Steuerung zuerst“ entwickelt. Unternehmen, die KI-Use-Cases bereits in der Pipeline haben, sollten ihre Verzeichnisse, DSFA-Prozesse und TOMs so aufbauen, dass sie auch für AI-Act-Anforderungen an Transparenz und Kennzeichnung konsistent bleiben. KI kann dabei als Beschleuniger dienen, etwa indem sie Dokumente strukturiert, Informationslücken identifiziert und Workflows in Richtung Versionierung und Audit-Readiness vorantreibt. Entscheidend ist aber, dass die letzte fachliche Bewertung weiterhin von qualifizierten Experten getragen wird. Wer diese Trennung sauber implementiert, reduziert nicht nur Bußgeldrisiken, sondern erhöht auch die Geschwindigkeit bei Produktiterationen.
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