LONDON (IT BOLTWISE) – Power Query in Excel soll es ermöglichen, CSV-, Excel- und JSON-Dateien aus einem Ordner zu einem konsistenten Datensatz zusammenzuführen, solange sie dasselbe Schema einhalten. Dabei reduziert die Automatisierung den manuellen Aufwand beim Zusammenführen vieler Dateien deutlich. Ergänzend zeigt der Ratgeber, wie sich Daten mit Sortier- und Einfügeoptionen schneller vorbereiten lassen. Auch die Performancefrage spielt eine Rolle: Seit Excel 2013 unterstützt das Programm Hardwarebeschleunigung über die GPU.
Wer in Excel täglich Daten konsolidiert, kennt das Muster: Erst werden Dateien in einen Ordner kopiert, dann folgen Copy-and-Paste, Umbenennen, Spaltenangleichungen und am Ende doch wieder eine Nacharbeit, weil ein Format nicht ganz passt. Genau hier setzt Power Query an. Die Idee ist vergleichsweise pragmatisch: Man definiert einmal eine Abfrage, die beim nächsten Durchlauf automatisch die relevanten Dateien aus einem Ordner lädt und sie in ein einheitliches Modell überführt. Im Ratgeber wird das konkret für CSV, Excel und JSON beschrieben – entscheidend ist dabei nicht das Dateiformat an sich, sondern dass die Daten aus den Dateien demselben Schema folgen. Für Backoffice-Teams bedeutet das: weniger Tastaturarbeit, weniger Fehler durch manuelle Schritte und eine deutlich bessere Wiederholbarkeit, wenn neue Exportläufe eintreffen.
Damit die nachgelagerte Analyse wirklich sauber bleibt, geht der Text auch auf die Vorbereitung der Daten ein. Beim Sortieren in Excel erfolgt der Zugriff je nach Arbeitsfluss über den Reiter Daten, das Rechtsklick-Menü oder die Tastenkombination Alt+D+S. Neben der simplen aufsteigenden beziehungsweise absteigenden Reihenfolge lassen sich Mehrfachkriterien setzen: Excel erlaubt damit Haupt- und Nebenkriterien, die in einer definierten Priorität abgearbeitet werden. Interessant ist die begleitende Empfehlung, vor dem Sortieren den Datenbereich sorgfältig zu prüfen – gerade bei komplexen Formeln oder Verlinkungen – und im Zweifel Sicherheitskopien anzulegen. Diese Vorsicht klingt banal, ist aber in der Praxis oft der Unterschied zwischen einer korrekt sortierten Tabelle und einem stillen Datenversatz, der erst Tage später auffällt.
Technisch bleibt der Artikel bei Excel nicht nur bei der Bedienebene stehen. Er nennt als Basis der Sortierung den Quick-Sort-Algorithmus und beschreibt darüber hinaus, wie sich Sortierlogiken automatisieren lassen. In VBA wird dafür der Befehl Range.Sort erwähnt, während im Python-Umfeld die Bibliothek pandas mit der Funktion df.sort_values zum Einsatz kommt. Für Power-User ist das vor allem deshalb relevant, weil es unterschiedliche Automatisierungswege abbildet: Entweder man integriert Logik direkt in Excel über Makros, oder man verlagert die Vorverarbeitung in eine externe Datenpipeline und übergibt Excel dann eine bereits sortierte Struktur. Daneben verweist der Text auf erweiterte Excel-Optionen wie benutzerdefinierte Listen – etwa für spezifische Abstufungen – oder Sortieren nach Zell- und Schriftfarben. Auch hier gilt: Solche Funktionen helfen nur dann, wenn das Ziel am Ende wieder klar definiert ist, beispielsweise ein bestimmtes Ranking oder eine konsistente Reihenfolge für Pivot-Auswertungen.
Bei vielen Workflows ist die eigentliche Zeitfresser-Phase nicht das Sortieren, sondern das „Reparieren“ von Daten nach Operationen. In diesem Kontext nennt der Ratgeber die Funktion „Inhalte einfügen“ (Paste Special) über Strg+Alt+V. Sie erlaubt es, nur bestimmte Attribute zu übernehmen – etwa Werte, um Formeln in statische Zahlen umzuwandeln, oder Spaltenbreiten zu übertragen. Gerade das Umwandeln von Formeln in Werte ist ein typischer Schritt, wenn Daten in Berichte „eingefroren“ werden sollen. Gleichzeitig warnt der Text implizit vor einem häufigen Fehlverständnis: Ein fixierter Wert, beispielsweise das Ergebnis einer SUMIFS-Formel wie 847.320, lässt sich nach dem Speichern nicht mehr rückgängig interpretieren. Das ist keine bloße Bedienanleitung, sondern eine Entscheidung über Datenverlauf und Audit-Trail. Wenn man später nachvollziehen will, wie ein Wert zustande kam, ist die Formel die Quelle – die Werte-Variante dagegen nur eine Momentaufnahme.
Für die Leistungsseite nennt der Text klare Eckpunkte: Seit Excel 2013 unterstützt die Software eine Hardwarebeschleunigung, die auf die GPU zugreift – unter anderem für Berechnungen, Datenkompression und das Rendern von Diagrammen. Laut Beschreibung wurden Verbesserungen in den Versionen 2016 und 2019 implementiert. Als Voraussetzungen werden ein 64-Bit-Betriebssystem (Windows 10 oder neuer) sowie mindestens 8 GB Arbeitsspeicher genannt. Aktivieren lässt sich die Funktion in den erweiterten Optionen unter dem Punkt „Leistung“. Für große Datensätze ist das relevant, weil GPU-gestützte Pfade häufig dort wirken, wo Rendering und einzelne Rechenoperationen auf Visualisierung und Datenhandling treffen. Wer außerdem häufig mit Pivot-Tabellen, Power Query und Formeln wie XVERWEIS arbeitet, profitiert indirekt: Eine flüssigere Oberfläche senkt die Reibung, und schnellere Zwischenschritte machen iterative Analysen weniger frustrierend.
Nicht nur die Tool-Funktionen, auch der Markt betrachtet Excel-Know-how zunehmend als konkrete Anforderung. Der Artikel verweist auf Branchenanalysen, nach denen fortgeschrittene Kenntnisse in Excel zu den Kernanforderungen vieler Arbeitgeber zählen. Gefragt seien insbesondere der sichere Umgang mit Funktionen wie XVERWEIS, Pivot-Tabellen und Power Query zur Datenbereinigung. Um die Komplexität zu illustrieren, werden praxisnahe Szenarien genannt: Bonussysteme für 200 Vertriebsmitarbeiter, Inventarlisten mit 10.000 Produkten oder die Analyse von 50.000 Verkaufstransaktionen. Außerdem wird ein eher alltägliches Setup beschrieben: Die manuelle Zusammenführung von 20 Filialdateien könne ohne Automatisierung bis zu zwei Arbeitstage beanspruchen. Aus technischer Sicht ist das weniger eine Frage von „wie viele Minuten“ als von Fehlerwahrscheinlichkeit und Wiederholbarkeit. Automatisierung verschiebt Arbeit von wiederholenden Handgriffen hin zu einer einmal definierten Abfrage oder Pipeline.
Auch der Wettbewerb spielt in die Bewertung hinein. Der Ratgeber ordnet ein, dass Google Sheets Effizienzfunktionen ausbaut und nennt als Beispiel einen Shortcut (Strg+Alt+ am PC) zum schnellen Einfügen von Zeilen. Außerdem wird „Laut Google-CEO Sundar Pichai“ beschrieben, dass solche Shortcuts Arbeitsabläufe spürbar beschleunigen. In ähnlicher Richtung wird die Einschätzung „Sarah Louise Smith“ zitiert, Aufgaben könnten durch Optimierungen bis zu doppelt so schnell erledigt werden. Wichtig ist dabei die technische Brücke: Shortcuts adressieren die Interaktionsebene, Power Query adressiert die Datenebene. Unternehmen, die beides zusammendenken, erhalten meist den stärksten Effekt – schnelle Eingaben für die Modellierung, dazu robuste, wiederholbare Datenpipelines. Wer das im Backoffice umsetzt, kann außerdem über ein Ökosystem mit Web-Apps Daten in Echtzeit erfassen, in Tabellen speichern und anschließend für die weitere Analyse exportieren. Damit verschiebt sich der Fokus weg von „Excel als Endpunkt“ hin zu Excel als Teil einer durchgängigen Datenkette.
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