LUXEMBURG / LONDON (IT BOLTWISE) – Der Europäische Rechnungshof hat bei 28 von 43 EU-Agenturen Schwachstellen im Umgang mit ihren Finanzen festgestellt. Besonders häufig beanstanden die Prüfer Probleme rund um öffentliche Ausschreibungen, sowohl in der Vergabe als auch in der Abwicklung von Aufträgen. Insgesamt bescheinigt der Bericht den Agenturen zwar überwiegend eine zuverlässige Rechnungsführung, doch einzelne Fälle wie beim EIT zeigen Risiken bei offenen Forderungen. Für Geldströme im Umfang von 5,9 Milliarden Euro rückt damit die Kontrolle über Prozesse und Dokumentation stärker in den Fokus.
Beim Umgang mit öffentlichen Mitteln sehen Prüfer des Europäischen Rechnungshofs in mehreren EU-Agenturen noch immer Lücken. Für das Jahr 2025 heißt es in dem Bericht: Bei mehr als der Hälfte der Agenturen fanden die Prüfer Schwachstellen in der Finanzverwaltung. Maßgeblich ist dabei nicht der Gesamteindruck der Arbeit, sondern die Frage, wo Prozesse so gestaltet sind, dass sie Fehler früh erkennen und korrigieren. So adressieren die Feststellungen explizit Verbesserungsbedarf bei 28 der insgesamt 43 Agenturen, darunter Frontex und die Arzneimittel-Agentur EMA.
Dass der Rechnungshof diese Punkte so deutlich macht, liegt vor allem an den Prüfpfaden, die in der EU-Umsetzung regelmäßig auf Qualität und Nachvollziehbarkeit zielen. Der Bericht zeichnet zugleich ein zweigeteiltes Bild: Einerseits verwalteten die Agenturen ihre Finanzen überwiegend gut; andererseits zeigten sich in den relevanten Bereichen konkrete Schwächen, die sich in der Praxis auf die Wirksamkeit von Kontrollen auswirken können. Petri Sarvamaa vom EU-Rechnungshof in Luxemburg sprach dabei laut Bericht von strengen Kontrollen, um das Geld der Steuerzahler zu schützen („Deshalb brauchen wir unbedingt strenge Kontrollen, um das Geld der Steuerzahler in der EU zu schützen“).
Technisch betrachtet entfallen die größten Problemmuster auf den Ablauf öffentlicher Beschaffungsvorgänge. Der Rechnungshof nennt als größte Fehlerquelle öffentliche Ausschreibungen: Probleme betreffen sowohl die Vergabeverfahren selbst als auch die Abwicklung von Aufträgen. Das ist ein typischer Risikobereich, weil hier viele Schnittstellen zusammenkommen – von der Bedarfsplanung über die Ausschreibung bis zu den Zahlungen während der Leistungserbringung. Wenn etwa Dokumentation unvollständig ist oder die Prüfung von Angeboten und Zuschlägen nicht sauber entlang definierter Regeln läuft, wird aus einem Prozessfehler schnell ein Steuerungsproblem. Hinzu kommen weitere Beanstandungen, die im Bericht auch Finanzhilfen und Personalfragen umfassen.
Auch bei der Rechnungsführung zeigt der Bericht differenzierte Ergebnisse. In 42 der 43 Agenturen attestieren die Prüfer eine zuverlässige Rechnungsführung – eine wichtige Aussage, weil sie den Kern der Buchhaltung und der Darstellung der Finanzlage betrifft. Die Ausnahme bildet das Europäische Innovations- und Technologieinstitut (EIT): Laut Sicht der Prüfer hätte das EIT in seiner Jahresrechnung stärker berücksichtigen müssen, dass Forderungen in Millionenhöhe möglicherweise nicht vollständig zurückkommt. Damit rückt ein klassisches Thema des Finanzmanagements in den Vordergrund: Wer mit Projekten, Fördermechanismen und Kooperationsmodellen arbeitet, braucht nicht nur Regeln für die Buchhaltung, sondern auch ein belastbares Vorgehen zur Bewertung von Forderungen und zum Umgang mit Ausfallrisiken.
Der Hintergrund ist zugleich betriebs- und organisationsseitig erheblich. Die 43 Agenturen haben ihren Sitz in 23 EU-Staaten und beschäftigten Ende 2025 mehr als 17.000 Menschen. Ihre Aufgaben reichen von technischen und wissenschaftlichen Tätigkeiten über regulatorische Rollen bis zu operativen Funktionen, etwa im Grenzschutz, bei Arzneimitteln oder in Fragen der Lebensmittelsicherheit. Diese Breite macht deutlich, warum Finanzkontrollen nicht als reines Controlling-Thema verstanden werden sollten, sondern als Teil einer sicheren operativen Infrastruktur: Je komplexer die Programme und je mehr Partner und Leistungserbringer beteiligt sind, desto größer wird die Bedeutung von nachvollziehbaren Workflows, klaren Verantwortlichkeiten und überprüfbaren Nachweisen.
Für die Größenordnung ist der Bericht ebenfalls konkret: Die Haushalte der Agenturen beliefen sich 2025 insgesamt auf 5,9 Milliarden Euro, im Vorjahr waren es 5,3 Milliarden Euro. Damit entfallen in beiden Jahren rund vier Prozent des gesamten EU-Haushalts auf die Agenturen. Für die Praxis bedeutet das: Schon kleine Verbesserungen in den Beschaffungs- und Abwicklungsprozessen können bei solchen Volumina spürbar sein – nicht nur finanziell, sondern auch hinsichtlich Termintreue, Qualitätsrisiken und der Verwaltungslast in Audits. Gleichzeitig steigt bei wachsenden Budgets die Notwendigkeit, dass Controlling, Vergabestellen und Projektverantwortliche dieselben Datenquellen nutzen und Risiken konsistent bewerten, statt Silos aufzubauen.
Aus Industry-Sicht ist der Rechnungshof-Fokus auf Ausschreibungen und Abwicklung eng mit einem breiteren Muster verknüpft, das man auch bei anderen öffentlichen und halböffentlichen Organisationen sieht: Standards reichen oft nicht, wenn sie nicht durch digitale Nachweise, klare Prüfrollen und ein kontinuierliches Monitoring flankiert werden. Gerade bei Vergaben und Zahlungen sind Audit-Trails entscheidend – also die Frage, ob Entscheidungen, Freigaben und Abweichungen so dokumentiert sind, dass sich auch Jahre später nachvollziehen lässt, warum ein Auftrag so vergeben wurde und wie die Leistung abgenommen wurde. Für EU-Agenturen heißt das perspektivisch: weniger „nachträgliche“ Korrekturen nach Prüfungen, mehr risikobasierte Steuerung vor dem Ereignis.
Unterm Strich liefert der Bericht einen arbeitsnahen Impuls: Er bestätigt zwar weitgehend eine zuverlässige Rechnungsführung, zeigt aber bei einem großen Teil der Agenturen klare Stellen, an denen Kontrollen nicht ausreichend greifen. Für Verantwortliche in den Agenturen ist das vor allem eine Frage des Prozessdesigns – von der Ausgestaltung der Ausschreibung über die Abwicklung bis zur Bewertung von Forderungen. Und für die Technologie- und Organisationsseite – etwa bei ERP-Integration, Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung – bedeutet es, dass Audit-Fähigkeit nicht erst im Prüfungsjahr beginnt. Wenn die Budgetbasis weiter wächst, wird der Druck auf saubere Vergabe- und Abwicklungsprozesse entsprechend steigen, während einzelne Ausnahmen wie das EIT als konkrete Lernfälle sichtbar bleiben.
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