LONDON (IT BOLTWISE) – Der Gesetzentwurf aus dem Bundesfinanzministerium will die Papierbon-Pflicht für Kassenvorgänge zum 1. Januar 2028 abschaffen. Stattdessen sollen Belege standardmäßig elektronisch bereitgestellt werden, etwa über QR-Code, Download-Link, E-Mail, Kundenkonto oder NFC. Für umsatzstarke Betriebe mit offener Ladenkasse und mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz kommt zudem eine Kassen-Pflicht zur Anschaffung einer elektronischen Kasse. Gleichzeitig sollen Kontrollen ausgeweitet und der Strafrahmen für manipulationsbezogene Handlungen verschärft werden.
Mit der geplanten Abschaffung der Papierbon-Pflicht verschiebt sich der Fokus bei Ladenkassen ab 2028 deutlich: Der Gesetzentwurf aus dem Bundesfinanzministerium setzt auf elektronische Belege als Standard. Statt jedes einzelne Geschäft in Form eines Papierbons sofort auszudrucken, soll der Kassenbeleg künftig beispielsweise über einen QR-Code, einen Download-Link, per E-Mail, über ein Kundenkonto oder mittels Nahfeldkommunikation (NFC) bereitgestellt werden. Für Kundinnen und Kunden bleibt dabei der Anspruch auf eine Quittung erhalten – ein Papierbon soll weiterhin auf ausdrückliche Nachfrage ausgegeben werden.
Technisch und organisatorisch bedeutet das für Händler weniger „Ausgabe“ als „Bereitstellung“: Wer Belege elektronisch ausgibt, muss sicherstellen, dass die gewählte Zustellmethode zuverlässig funktioniert und die steuerlichen Anforderungen an elektronische Dokumente eingehalten werden. Genau diese Klammer setzt der Entwurf an, denn die Digitalisierung des Belegwesens erhöht die Anforderungen an Formate, Archivierung und rechtssichere Nachweisführung. Damit geraten auch Fragen der Systemintegration stärker in den Vordergrund, etwa wenn Kassensoftware, Registrierkasse und die Wege zur Kundenbenachrichtigung (Kundenkonto, E-Mail, QR) sauber zusammenarbeiten müssen.
Besonders spürbar wird die zweite Stoßrichtung für Unternehmen mit hohem Bargeldanteil: Offene Ladenkassen sollen ab dem 1. Januar 2028 eingeschränkt werden. Gewerbebetriebe, die eine offene Ladenkasse nutzen und im Jahresumsatz über 100.000 Euro liegen, sollen dann zur Anschaffung einer elektronischen Kasse verpflichtet werden. Das Bundesfinanzministerium rechnet dabei mit zusätzlichen Geräten: Zu den bereits vorhandenen rund 2,2 Millionen Registrierkassen sollen etwa 114.800 neue Geräte hinzukommen. Gleichzeitig soll es Ausnahmen geben, etwa wenn der Barumsatz unter 12.000 Euro liegt – wobei die Abgrenzung laut Industrie- und Handelskammer Köln auch Gutscheine und Aufladekarten umfasst, während Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarten nicht darunterfallen.
Die politische Begründung zielt klar auf die Missbrauchsanfälligkeit von Bargeld: In Deutschland gebe es laut Entwurf noch rund 115.000 offene Ladenkassen, deren Bargeldumsätze als besonders geeignet für Steuerhinterziehung gelten. Damit verfolgt der Gesetzgeber eine klassische Logik der Steueradministration: Je stärker Belege und Kassenvorgänge digital nachvollziehbar werden, desto schwerer wird es, Einnahmen zu verschleiern oder Manipulationen unbemerkt durchzuführen. Für die Umsetzung ist entscheidend, dass nicht nur eine „digitale Ausgabe“ entsteht, sondern dass die Kasse manipulationssicher arbeitet und die Nachweise im Alltag tatsächlich abrufbar bleiben.
Mit Blick auf Kontrollen und Sanktionen soll zudem nachgeschärft werden. Geplant ist, dass die Kassen-Nachschau künftig auch durch das Finanzamt vorgenommen werden darf, in dessen Bezirk ein Steuerpflichtiger vorübergehend tätig ist – relevant insbesondere für Händler auf Messen, Weihnachtsmärkten oder Kirmesveranstaltungen. Parallel soll der Strafrahmen verschärft werden: Wer Manipulationsprogramme für elektronische Kassen gewerbsmäßig in Verkehr bringt oder einsetzt, muss künftig mit Geldstrafen oder einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren rechnen. Für Betriebe bedeutet das vor allem eins: Die Compliance-Fähigkeit der Kassensysteme wird zu einem zentralen Risikofaktor – nicht nur in der Anschaffung, sondern über den gesamten Lebenszyklus.
Die wirtschaftliche Debatte dreht sich damit zwangsläufig um Kosten und Umsetzungsaufwand. Das Bundesfinanzministerium nennt Ausgaben für die Papierbon-Pflicht von 65,65 Euro pro Kasse und Jahr. Für eine stationäre Registrierkasse inklusive zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) rechnet die Bundesregierung laut Entwurf mit einmaligen Kosten von 575 Euro sowie jährlichen Wartungskosten von 200 Euro. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hält diese Schätzung jedoch für zu niedrig und verweist auf das erste Kassengesetz ab 2020: Dort seien Anschaffungskosten nach gemeinsamen Erhebungen mit dem Handelsverband Deutschland knapp 3.500 Euro zu erwarten gewesen, während zuvor nur 1.968 Euro prognostiziert worden seien. Auch regionale Wirtschaftsvertreter sehen Nachbesserungsbedarf: Die IHK Schwaben unterstützt grundsätzlich das Ziel, Steuerhinterziehung einzudämmen, warnt aber vor zusätzlicher Bürokratie und Kosten für kleine und mittlere Betriebe.
Konkrete Forderungen aus der Praxis sind bereits benannt: Dr. Christiane Huber, Vorsitzende des Handelsausschusses, fordert praxistaugliche Umsatzgrenzen, Ausnahmen für bestimmte Betriebsformen, ausreichend lange Übergangsfristen sowie die Weiternutzung funktionstüchtiger Systeme. Martin Neumeister aus dem IHK-Ausschuss für Tourismus und Gastronomie betont zudem die begrenzten personellen und finanziellen Mittel kleinerer Betriebe. Entscheidender Punkt: Das Gesetzesvorhaben ist noch nicht verabschiedet, der Entwurf befindet sich laut Bundesfinanzministerium im laufenden parlamentarischen Verfahren. Unternehmen sollten die Entwicklung deshalb nicht nur als „IT-Thema“ begreifen, sondern als Wechsel im Zusammenspiel aus Kassenbetrieb, Belegprozess und steuerlicher Nachweisführung – denn wer die Fristen bis 2028 verpasst, steht später vor teuren Umstellungen, während die Kontrolldichte und die Risikowahrnehmung steigen.
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