LONDON (IT BOLTWISE) – Seit dem 1.1.2023 greift in Österreich eine neue Aufzeichnungspflicht für nicht endbesteuerte Kapitalerträge. Betroffen sind alle Kapitaleinkünfte, bei denen die Steuer nicht durch den KESt-Abzug abgegolten ist und deshalb veranlagt wird. Dazu zählen unter anderem bestimmte Darlehen aus dem Privatvermögen, Kryptowährungserträge sowie Veräußerungsgewinne aus Beteiligungen ohne KESt-Abzug. Gleichzeitig sollen die Einzelaufzeichnungen so strukturiert sein, dass sich daraus künftig auch Außenprüfungen ableiten lassen.
Mit der Ergänzung der Bundesabgabenordnung (BAO) wurde zum Jahresbeginn 2023 eine Aufzeichnungspflicht für Kapitalerträge eingeführt, die nicht endbesteuert sind. Entscheidend ist dabei nicht, ob es sich um „Kapital“ im allgemeinen Sprachgebrauch handelt, sondern ob die Steuer bei diesen Erträgen durch den Abzug der Kapitalertragsteuer (KESt) bereits vollständig abgegolten wurde. Wo der KESt-Abzug nicht greift und die Erträge deshalb veranlagt werden, entsteht die Grundlage für zusätzliche Dokumentationsarbeit.
„Nicht endbesteuert“ bedeutet in der Praxis: Sobald Kapitalerträge nicht durch den KESt-Abzug ihre endgültige steuerliche Behandlung bekommen, fallen sie in die Aufzeichnungspflicht. Die Regel zielt damit auf den Bereich, der häufig in Steuerreportings als besonders uneinheitlich gilt, weil Zuordnung, Zeitpunkt und Bewertungsgrundlagen stärker auseinanderlaufen. Laut Beschreibung der Neuregelung umfasst das typischerweise praktisch alle Kapitaleinkünfte, die zu veranlagen sind. Genannt werden etwa Einkünfte aus der Vergabe von Darlehen aus dem steuerlichen Privatvermögen durch natürliche Personen oder durch beschränkt steuerpflichtige Körperschaften.
Daneben wird explizit auf Kryptowährungserträge verwiesen, sofern sie nicht endbesteuert sind. Auch Beteiligungserträge können in die Aufzeichnungspflicht hineinfallen, wenn sie nicht dem KESt-Abzug unterliegen; dazu gehören insbesondere Veräußerungsgewinne sowie Einkünfte aus Auslandsbeteiligungen. Ergänzend nennt die Regel echte stille Beteiligungen als weiteren Anwendungsfall. Für Unternehmen und Steuerabteilungen ist das vor allem deswegen relevant, weil solche Positionen in der internen Buchhaltung oft zwar erfasst werden, die dafür nötigen Belege und der Nachweis der steuerlichen Einordnung jedoch nicht immer in einer „prüfungsfesten“ Struktur vorliegen.
Die Neuregelung koppelt die Pflicht zur Aufzeichnung zudem an eine Vorgabe zur Strukturierung der Einzelaufzeichnungen: Aufzeichnungen und die ihnen zugrunde liegenden Belege, Geschäftspapiere sowie sonstige Unterlagen sollen grundsätzlich mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden, gegebenenfalls auch länger. In der operativen Umsetzung heißt das, dass nicht nur Summen in einem Reporting-Excel genügen, sondern dass sich aus den Unterlagen nachvollziehen lassen muss, wie ein konkreter Kapitalertrag entstanden ist, welcher Tatbestand dahintersteht und warum er nicht endbesteuert behandelt wurde. Gerade bei grenzüberschreitenden Sachverhalten und komplexeren Beteiligungsstrukturen ist das ein klassischer Engpass, weil dort häufig mehrere Datenquellen zusammenlaufen.
Ein weiterer Punkt ist der Zusammenhang mit späteren Prüfungen. Seit 2023 eröffnet die Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen künftig auch die Möglichkeit für eine Außenprüfung durch die Finanzverwaltung, die sogenannte „Betriebsprüfung“. Damit wird nicht nur eine Dokumentationslinie gezogen, sondern eine zeitgemäße Prüfbarkeit – insbesondere bei ausländischen Kapitaleinkünften – strukturell erleichtert. Für die Praxis bedeutet das: Wer die Aufzeichnungspflichten ernst nimmt, senkt damit auch das Risiko von Nachfragen in der Prüfungsvorbereitung, weil die Unterlagen dann ohnehin so aufbereitet sind, dass sie eine Prüfung unterstützen statt blockieren.
Aus technischer Sicht lohnt es sich, die Neuregelung als Anlass für ein sauberes Daten- und Belegmanagement zu sehen. Ein wirksames Steuerreporting verknüpft mindestens drei Ebenen: die steuerliche Zuordnung (warum liegt kein endbesteuernder KESt-Abzug vor), den dokumentierten Ertragsbezug (welcher Vorgang erzeugte welchen Ertrag) sowie die Belegkette (Verträge, Abrechnungen, Nachweise). Im Ergebnis verbessert eine solche Struktur nicht nur die Nachvollziehbarkeit gegenüber einer Betriebsprüfung, sondern auch die interne Qualitätssicherung bei der Veranlagung. Da die Aufzeichnungspflicht für alle Zuflüsse ab dem 1.1.2023 gilt, sollten betroffene Jahrgänge frühzeitig in das bestehende Reporting-Setup integriert werden, statt erst zur Berichts- oder Prüfungsphase „nachzuziehen“.
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