Hohe Krankenstände, neue eAU-Pflichten & digitale Überforderung: Warum Unternehmen jetzt moderne Abwesenheitsprozesse brauchen

Deutschland erlebt weiterhin außergewöhnlich hohe Krankenstände. Der Fehlzeitenreport 2025 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK zeigt, dass AOK-versicherte Beschäftigte im Jahr 2024 im Schnitt 2,3-mal krankheitsbedingt gefehlt haben – und damit erneut einen Rekordwert nach 2023 erreichten. Auch für 2025 zeichnet sich ein ähnlich hohes Niveau ab: Vor allem Atemwegserkrankungen treiben die Fehlzeiten, lagen im Februar 2025 auf einem neuen Höchststand und bewegen sich seither nur knapp unter dem Vorjahresniveau (Quelle: https://www.aok.de/pp/bv/pm/fehlzeiten-report-2025/).
Gleichzeitig führt die Einführung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) zu einer vollständigeren Erfassung der Fehlzeiten, was die gestiegene Belastung für Unternehmen noch sichtbarer macht. Das Ergebnis: mehr administrativer Aufwand, komplexere Prozesse und steigender organisatorischer Druck.

Hohe Krankenstände sind nicht nur ein Gesundheitsproblem — sie sind ein Organisationsproblem

Je häufiger und kurzfristiger Mitarbeitende ausfallen, desto stärker ist die interne Auswirkung auf die interne Organisation. Dienstpläne müssen spontan umgebaut werden, Fehlzeiten müssen sauber dokumentiert sein, um Entgeltfortzahlungen korrekt zu berechnen, und Führungskräfte verlieren schnell den Überblick, wer wann und wie lange nicht einsatzfähig war. HR-Abteilungen wiederum stecken tief in manuellen und komplexen Tätigkeiten fest, sodass kein Raum für strategische Aufgaben bleibt.

Ein einziger krankheitsbedingter Ausfall löst eine ganze Prozesskette aus.

Die eAU sollte entlasten – doch viele Unternehmen spüren das Gegenteil

Der Abfrageprozess klingt auf den ersten Blick simpel:

Der Arzt sendet die Arbeitsunfähigkeit digital an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie ab.

Allerdings sieht die Realität in der Praxis anders aus: Oftmals ist die eAU nicht sofort verfügbar, weshalb die Arbeitgeber die Daten aktiv mehrfach abfragen müssen. Mischsysteme von Mitarbeitenden, die sowohl privat als auch gesetzlich versichert sind, sorgen für Verwirrung, da die Krankenmeldung bei Privatversicherten auf Papier erfolgt. Somit müssen Unternehmen erheblich mehr Zeit damit verbringen, die Krankmeldungen nachzuverfolgen, zu erinnern und zu dokumentieren. Unternehmen benötigen daher Systeme, die diese Prozesse zuverlässig und automatisiert übernehmen.

Warum Digitalisierung genau an dieser Stelle den größten Unterschied macht

Unternehmen, die bereits auf moderne Abwesenheitsverwaltung setzen, berichten, dass sich hohe Krankenstände erst durch digitale End-to-End-Prozesse strukturiert bewältigen lassen. Digitale Lösungen zeigen deutlich, wie stark automatisierte Prozesse den Alltag entlasten.

Durch die digitalen Krankmeldungen wird der bisherige „Blindflug“ im Abwesenheitsmanagement beendet. Führungskräfte sehen umgehend, wer ausgefallen ist und welche Kapazitäten noch verfügbar sind. Mit einer passenden Software wird die eAU verlässlich, weil sie automatisiert abgerufen, dokumentiert und archiviert wird. Dadurch sinkt das Risiko, Fristen zu verpassen oder fehlerhafte Angaben zu machen, erheblich.

Besonders Schichtbetriebe etwa in Logistik, Pflege, Produktion oder Dienstleistungsbranchen profitieren spürbar. In diesen Bereichen kann jede Stunde entscheidend für die Stabilität der Prozesse sein. Transparenz und schnelle Reaktionsfähigkeit sind hier absolut essenziell.

Moderne Abwesenheitsprozesse sind nicht nur effizient – sie prägen die Unternehmenskultur

Digitale und klardefinierte Prozesse führen nicht nur zu weniger Aufwand, sondern auch zu einem professionelleren Miteinander. Mitarbeitende müssen sich nicht mehr fragen, ob ihre Krankmeldung angekommen ist. Führungskräfte verlieren nicht mehr den Überblick in überfüllten Postfächern und HR-Teams können ihren Fokus wieder stärker auf Prävention, Gesundheitsmanagement und Mitarbeiterbindung legen. Transparente Abläufe schaffen Vertrauen – gerade in Zeiten hoher Belastung.

Fazit: Die eAU ist erst der Anfang – Unternehmen brauchen jetzt ganzheitliche Lösungen

Die aktuelle Kombination aus hohen Krankenständen und neuen gesetzlichen Vorgaben zeigt deutlich, wie sehr Unternehmen von funktionierenden digitalen Prozessen abhängig sind. Unternehmen, die jetzt investieren, sichern nicht nur Effizienz, sondern auch Zukunftsfähigkeit und Stabilität. Denn Digitalisierung in diesem Bereich ist kein „Nice to have“, sie ist eine Voraussetzung dafür, Ausfälle zu managen, gesetzliche Fristen einzuhalten, HR zu entlasten und zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Die gute Nachricht: Geeignete Softwarelösungen existieren bereits – praxiserprobt, anwenderfreundlich und in wenigen Schritten implementierbar. Unternehmen müssen sie nur nutzen.