Die IT-Industrie kann jedes Jahr Millionen Euro an Innovationsförderung nutzen – durch die Forschungszulage

Steigende Personalkosten, ein anhaltender Fachkräftemangel und zunehmender internationaler Wettbewerbsdruck stellen IT-Unternehmen vor ein Dilemma: Sie müssen kontinuierlich innovieren – gleichzeitig wird Innovation immer teurer. Investitionen in Künstliche Intelligenz, Cloud-Infrastrukturen, Cybersicherheit, Big Data oder neue Softwarearchitekturen sind längst keine optionalen Zukunftsprojekte mehr. Sie entscheiden darüber, ob Unternehmen technologisch wettbewerbsfähig bleiben.

Umso bemerkenswerter ist, dass ein Förderinstrument in vielen IT-Unternehmen noch immer nicht die Aufmerksamkeit erhält, die seiner wirtschaftlichen Bedeutung entspricht: die steuerliche Forschungszulage.

Sie unterscheidet sich grundlegend von klassischen Förderprogrammen. Unternehmen müssen nicht auf einen Förderaufruf warten und stehen nicht in einem Wettbewerb um einen begrenzten Fördertopf. Entscheidend ist vielmehr, ob ein Vorhaben die gesetzlichen Voraussetzungen für Forschung und Entwicklung erfüllt. Gerade für technologieorientierte Unternehmen eröffnet das erhebliche Möglichkeiten.

Bis zu 4,2 Millionen Euro Forschungszulage pro Jahr

Seit 2026 ist die Forschungszulage nochmals attraktiver. Der Höchstbetrag der jährlichen Bemessungsgrundlage wurde von 10 auf 12 Millionen Euro angehoben. Gleichzeitig werden Gemein- und sonstige Betriebskosten pauschal mit 20 Prozent der im Übrigen förderfähigen Aufwendungen berücksichtigt. Das Bundesfinanzministerium bezeichnet diese Erweiterung ausdrücklich als bürokratiearme Verbesserung der steuerlichen Forschungsförderung.

Grundsätzlich beträgt die Forschungszulage 25 Prozent der förderfähigen Bemessungsgrundlage. Kleine und mittlere Unternehmen im Sinne der einschlägigen beihilferechtlichen Voraussetzungen können einen Fördersatz von 35 Prozent erhalten. Bei einer maximalen Bemessungsgrundlage von 12 Millionen Euro entspricht dies einer möglichen Forschungszulage von bis zu drei Millionen Euro pro Jahr beziehungsweise bis zu 4,2 Millionen Euro für begünstigte KMU.

Relevant sind insbesondere die Arbeitslöhne der Beschäftigten, soweit diese mit förderfähigen Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten befasst sind. Auch Auftragsforschung wird berücksichtigt: Für nach dem 27. März 2024 beauftragte Vorhaben können 70 Prozent des beim Auftraggeber entstandenen Entgelts als förderfähiger Aufwand angesetzt werden. Hinzu kommen unter bestimmten Voraussetzungen Abschreibungen auf bewegliche Wirtschaftsgüter sowie Eigenleistungen von Einzel- und Mitunternehmern. Seit 2026 können hierfür bis zu 100 Euro je Arbeitsstunde berücksichtigt werden.

Für IT-Unternehmen ist das besonders relevant, weil ein erheblicher Anteil ihrer Innovationskosten aus hochqualifizierter Entwicklungsarbeit besteht.

Nicht jede Softwareentwicklung ist Forschung – aber mehr kann förderfähig sein, als viele Unternehmen vermuten

Der entscheidende Punkt liegt in der Abgrenzung zwischen gewöhnlicher Produktentwicklung und Forschung und Entwicklung.

Die Implementierung einer bekannten technischen Lösung oder die Anpassung bestehender Software an einen Kundenwunsch ist nicht automatisch förderfähig. Anders kann es aussehen, wenn ein Unternehmen technologisches Neuland betritt und die Lösung zu Beginn des Projekts nicht ohne Weiteres feststeht.

Das kann beispielsweise bei der Entwicklung neuartiger KI-Modelle, Algorithmen oder Datenverarbeitungsverfahren der Fall sein. Ähnliches gilt für Projekte, bei denen neue Cloud-Architekturen entwickelt, erhebliche technische Skalierungsprobleme gelöst, bislang ungelöste Herausforderungen der IT-Sicherheit adressiert oder neue Verfahren zur Verarbeitung großer beziehungsweise komplexer Datenmengen erprobt werden.

Entscheidend ist dabei nicht das Schlagwort „KI“, „Cloud“ oder „Big Data“. Entscheidend ist der Forschungs- und Entwicklungscharakter des konkreten Projekts. Die maßgeblichen Kriterien orientieren sich am international etablierten Frascati-Verständnis von Forschung und Entwicklung. Technische Neuartigkeit, ein planmäßiges Vorgehen und wissenschaftliche oder technologische Unsicherheiten spielen bei der Beurteilung eine zentrale Rolle. Routineentwicklung, Wartung oder reine kundenspezifische Anpassungen reichen dagegen regelmäßig nicht aus.

Gerade hier liegt in der IT-Branche ein häufig übersehenes Potenzial. Was intern schlicht als „Entwicklungsprojekt“ geführt wird, kann steuerlich zumindest teilweise ein Forschungs- und Entwicklungsvorhaben darstellen.

Die Dokumentation ist weniger kompliziert, als viele Unternehmen erwarten

Einer der häufigsten Vorbehalte gegenüber der Forschungszulage betrifft den vermeintlich hohen administrativen Aufwand. In der Praxis kommt es jedoch weniger darauf an, möglichst viele Dokumente zu produzieren, als die richtigen Informationen strukturiert festzuhalten.

Im Kern müssen Unternehmen nachvollziehbar darstellen können, was entwickelt wurde, worin die technische oder wissenschaftliche Herausforderung bestand, warum die Lösung nicht bereits zu Projektbeginn feststand und wie systematisch an ihrer Lösung gearbeitet wurde.

Bei Softwareprojekten können viele der dafür erforderlichen Informationen bereits im Unternehmen vorhanden sein: Projektbeschreibungen, technische Spezifikationen, Entwicklungspläne, Tickets, Architekturunterlagen, Testdokumentationen oder interne Projektberichte können wichtige Anknüpfungspunkte liefern.

Hinzu kommt die finanzielle Dokumentation. Unternehmen müssen insbesondere nachvollziehen können, welche Mitarbeitenden in welchem Umfang an den relevanten FuE-Vorhaben gearbeitet haben und welche förderfähigen Aufwendungen den Projekten zuzuordnen sind.

Das bedeutet nicht, dass jede einzelne Codezeile dokumentiert oder ein Forschungsbericht im akademischen Sinne verfasst werden muss. Entscheidend ist eine belastbare und konsistente Dokumentation, aus der sich sowohl der FuE-Charakter des Projekts als auch die geltend gemachten Aufwendungen nachvollziehen lassen.

Genau deshalb lohnt es sich, die Forschungszulage nicht erst Jahre nach Abschluss eines Projekts zu betrachten. Wer potenziell förderfähige Vorhaben frühzeitig identifiziert und die erforderlichen Informationen in bestehende Entwicklungs- und Controllingprozesse integriert, reduziert den späteren Aufwand erheblich.

Zwei Verfahren statt eines klassischen Förderantrags

Auch der Beantragungsprozess wird häufig komplexer wahrgenommen, als er strukturell ist.

Vereinfacht betrachtet besteht er aus zwei wesentlichen Teilen. Zunächst wird gegenüber der Bescheinigungsstelle Forschungszulage der Forschungs- und Entwicklungscharakter eines Vorhabens nachgewiesen. Im Anschluss wird die Forschungszulage auf Grundlage der bescheinigten Projekte und der entsprechenden förderfähigen Aufwendungen beim Finanzamt beantragt.

Damit verschiebt sich die zentrale Herausforderung: Nicht das Ausfüllen eines einzelnen Formulars ist der entscheidende Faktor, sondern die systematische Identifikation, Abgrenzung und Dokumentation der förderfähigen Aktivitäten.

Gerade größere IT-Unternehmen verfügen häufig über Dutzende parallel laufende Entwicklungsprojekte. Die eigentliche Frage lautet deshalb nicht nur: „Haben wir Forschung und Entwicklung?“ Sie lautet vielmehr: Welche Teile unseres Entwicklungsportfolios erfüllen die Voraussetzungen – und können wir sie effizient und prüfbar dokumentieren?

Aus Dokumentationspflichten kann ein Managementprozess werden

Hier zeigt sich ein weiterer Vorteil eines systematischen Ansatzes. Eine gute FuE-Dokumentation dient nicht ausschließlich der Beantragung einer steuerlichen Förderung.

Sie schafft Transparenz darüber, welche Ressourcen tatsächlich in Innovation fließen, wo technologische Risiken entstehen, welche Projekte besonders forschungsintensiv sind und wie Entwicklungsbudgets eingesetzt werden. Damit kann die Forschungszulage einen Anstoß geben, FuE-Prozesse auch aus Managementperspektive strukturierter zu betrachten.

Das ist gerade in Zeiten knapper IT-Fachkräfte relevant. Wenn hochqualifizierte Entwicklerinnen und Entwickler zu den teuersten und zugleich knappsten Ressourcen eines Unternehmens gehören, sollte das Management nicht nur wissen, wie viel in Entwicklung investiert wird, sondern auch, wofür.

Die steuerliche Förderung reduziert dabei effektiv einen Teil der Innovationskosten. Dadurch können Projekte wirtschaftlich tragfähig werden, deren technisches Potenzial hoch ist, deren Entwicklungskosten aber bislang gegen eine Umsetzung gesprochen haben.

Spezialisierte Dienstleister können den internen Aufwand deutlich reduzieren

Nicht jedes Unternehmen möchte hierfür eigene Fördermittelstrukturen aufbauen. Besonders bei größeren Projektportfolios kann es daher sinnvoll sein, die Identifikation förderfähiger Vorhaben, deren Dokumentation und die Vorbereitung der Antragstellung durch spezialisierte Anbieter unterstützen zu lassen.

Ein Beispiel ist innoscripta. Das Unternehmen verbindet die fachliche Begleitung bei der Forschungszulage mit einer digitalen Plattform für die Strukturierung und Dokumentation von FuE-Projekten. Nach eigenen Angaben werden dabei unter anderem FuE-Aktivitäten identifiziert, Förderanträge vorbereitet und die erforderliche Dokumentation verwaltet.

Der Nutzen eines solchen Ansatzes liegt vor allem darin, die Schnittstellen zwischen Entwicklung, Finanzabteilung und Förderprozess zu standardisieren. Entwickler sollen möglichst wenig Zeit mit Förderbürokratie verbringen, während die für Antragstellung und Nachweis erforderlichen Informationen dennoch systematisch erfasst werden.

Für IT-Unternehmen ist das ein entscheidender Punkt: Eine Förderung verliert schnell an Attraktivität, wenn hochbezahlte Fachkräfte einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Nebenprozessen verbringen. Digitalisierung und externe Spezialisierung können dieses Verhältnis erheblich verbessern.

Forschungszulage als Bestandteil der Innovationsfinanzierung

Die Forschungszulage sollte deshalb nicht als einmaliges Förderprojekt betrachtet werden. Für Unternehmen mit kontinuierlicher Forschungs- und Entwicklungstätigkeit kann sie vielmehr Bestandteil einer langfristigen Innovationsfinanzierung sein.

Seit 2026 gilt dies mehr denn je. Eine Bemessungsgrundlage von bis zu 12 Millionen Euro, Fördersätze von bis zu 35 Prozent für KMU und die zusätzliche Berücksichtigung pauschaler Gemein- und Betriebskosten machen das Instrument für technologieintensive Unternehmen wirtschaftlich relevant.

Für Entscheider in der IT-Branche ergibt sich daraus eine vergleichsweise einfache strategische Frage: Wenn ohnehin Millionenbeträge in neue Software, KI, Datenarchitekturen, Cloud-Technologien und Cybersicherheit investiert werden – warum sollte nicht systematisch geprüft werden, welcher Teil dieser Investitionen die Voraussetzungen für eine staatliche Forschungsförderung erfüllt?

Innovation bleibt teuer. Die Forschungszulage sorgt jedoch dafür, dass Unternehmen diese Kosten nicht zwingend vollständig allein tragen müssen.