LONDON (IT BOLTWISE) – Eine neue Umfrage zeigt, dass deutsche Geschäftsreisende deutlich häufiger unzulässige Spesen einreichen als viele Vergleichsländer. Besonders auffällig ist, dass ein großer Anteil Kosten mehrfach geltend macht oder Ausgaben erneut einreicht. Gleichzeitig bleibt ein beträchtlicher Teil legitimer Spesen unbeantragt, oft wegen unklarer Regeln und Aufwand. Für Unternehmen wird damit klar: Spesenmanagement ist längst kein reines Backoffice-Thema mehr, sondern eine Frage von Compliance, Prozessen und Vertrauen.
Deutsche Unternehmen sehen sich bei Geschäftsreisen mit einem zweischneidigen Problem konfrontiert: Einerseits häufen sich fehlerhafte Spesenabrechnungen, andererseits bleiben legitime Auslagen zu oft liegen. Wie aus einer Umfrage hervorgeht, die von Travel Perk in Auftrag gegeben und von Censuswide umgesetzt wurde, gaben 26 Prozent der deutschen Teilnehmenden an, regelmäßig unzulässige Spesen einzureichen. Damit landen sie im internationalen Vergleich vor Frankreich, Spanien, den USA und dem Vereinigten Königreich. Für die Praxis heißt das weniger „Einzelfälle“, sondern ein systemisches Muster aus Medienbrüchen, missverständlichen Richtlinien und fehlender Prozessklarheit.
Die Studie macht die Problematik zudem quantitativ greifbar. Betrachtet man nicht nur wiederkehrend falsche Abrechnungen, sondern auch „vereinzelte“ Fehler, zeigt sich ein noch breiteres Ausmaß: Über 38 Prozent berichteten, Kosten mehr als einmal unrechtmäßig geltend gemacht zu haben. 34 Prozent gaben an, die Kosten eines Kollegen erneut eingereicht zu haben, und mehr als 37 Prozent reichten Ausgaben ein, die nicht mit ihrer Arbeit in Verbindung standen. Solche Muster lassen sich häufig auf unvollständige Belege, unklare Geltungsbereiche von Spesenkategorien oder fehlende Prüfmechanismen im Workflow zurückführen.
Bemerkenswert ist dabei der Ton der Einordnung: Branchennahe Kommentierung aus dem Umfeld des Anbieters verweist darauf, dass nicht jeder Fehler automatisch als vorsätzliches Fehlverhalten gelesen werden sollte. Ein Teil der fraglichen Einreichungen entstehe aus Missverständnissen, widersprüchlichen oder zu allgemein formulierten Richtlinien sowie Unsicherheiten zur Erstattungsfähigkeit bestimmter Ausgaben. Rund 30 Prozent der Betroffenen glauben laut Umfrage, es habe sich um einen ehrlichen Fehler gehandelt. Aus Unternehmenssicht verschiebt sich damit der Fokus: Weg von reiner Sanktion hin zu auditfähigen, selbsterklärenden Prozessen und verlässlicher Guidance im Moment der Einreichung.
Noch deutlicher wird das zweite Problemfeld, weil es oft im Schatten der „Fehlerquote“ steht: Legitimen Auslagen fehlt in vielen Fällen die Rückforderung. Nahezu 44 Prozent der deutschen Teilnehmenden gaben an, berechtigte Ausgaben nicht geltend gemacht zu haben. Als typische Gründe werden zu kleine Beträge, verlorene Rechnungen sowie Unsicherheit über die Kostendeckung genannt. Dazu kommt ein sehr praktischer Faktor: Viele empfinden das Einfordern als zu aufwändig. Aus Sicht eines digitalen Spesenmanagements ist das ein Signal für überdimensionierte Prozessschritte, zu starre Regeln oder eine schlechte Benutzerführung, die den letzten Kilometer zur Abrechnung unnötig teuer macht.
Technisch lässt sich beides – unzulässige Einreichungen und nicht beantragte legitime Spesen – häufig auf die gleiche Ursache zurückführen: Der Abrechnungsprozess ist selten durchgängig „systemisch“ gestaltet. Moderne Lösungen nutzen typischerweise regelbasierte Validierungen (z. B. Belegpflicht je Kategorie, Betragsgrenzen, Zeitfenster für Reisebestandteile) und kombinieren diese mit Workflow-Orchestrierung, die Einreicher Schritt für Schritt durch Abrechnungslogik führt. Im Vergleich zu komplett manuellen Excel-basierten Abläufen senkt Automatisierung nicht nur Fehler, sondern liefert auch strukturierte Prüfspuren für interne Kontrollen. Während klassische Systeme wie SAP Concur stark auf Unternehmenskonfiguration setzen, verfolgen Anbieter wie Expensify oder spezialisierte Reise- und Spesenplattformen einen stärker „consumerisierten“ Ansatz mit schneller Erfassung und Plausibilitätschecks.
Marktseitig ist das Thema eng mit dem Wandel weg vom reinen Reisebuchungs- hin zum integrierten Spend-Management verbunden. Unternehmen wollen weniger Rückfragen, schnellere Erstattungen und konsistente Compliance – und sie wollen das zu einem Zeitpunkt, an dem der Aufwand für Kontrollen durch zunehmende Verteilung von Teams und hybride Arbeitsmodelle steigt. Laut Branchenbeobachtung verlagern sich in vielen Organisationen die Budgets für Travel- und Expense-Prozesse von reinen Reporting-Tools hin zu Plattformen, die Zahlungen, Policy-Engines und Datenflüsse miteinander verbinden. Die Vergleichswerte aus der Umfrage wirken dabei wie ein „Friktionstest“: Wo Prozesse nicht führen, wird die Lücke entweder mit Fehlern gefüllt oder mit Nichtnutzung.
Ein Blick in die Historie zeigt, warum das so hartnäckig ist. Spesenabrechnungen waren lange Zeit geprägt von Papierbelegen, verspäteten Erfassungen und nachgelagerten Prüfzyklen. Mit der Digitalisierung entstanden zwar elektronische Formulare und ERP-nahe Workflows, doch die Hürde verlagert sich oft nur: Wer Regeln nicht versteht oder Belege nicht digital verfügbar hat, findet Wege um „durchzukommen“. In der Gegenwart verstärkt sich der Druck durch strengere Anforderungen an interne Kontrollen und steuerliche Nachweispflichten. Gleichzeitig steigt die Erwartung der Mitarbeitenden, dass Erstattungen ohne Reibungsverlust funktionieren. Genau hier liegt der Wettbewerbsvorteil moderner Lösungen: Sie reduzieren „Policy-Lernkosten“ durch bessere UX und automatisierte Plausibilisierung.
Für die Zukunft wird entscheidend sein, wie gut Unternehmen Governance und Datenschutz zusammendenken. Spesenprozesse verarbeiten personenbezogene Daten (Namen, Reisewege, Zahlungs- und Belegdaten) und fallen häufig in den Anwendungsbereich von DSGVO-Regelungen. Dazu kommen mögliche Fragen zur Zweckbindung, zum Löschkonzept für Belege sowie zur Zugriffskontrolle in Freigabe- und Prüfketten. Unternehmen sollten daher nicht nur technische Checks einführen, sondern auch Rollenmodelle, Aufbewahrungsfristen und nachvollziehbare Audit-Trails sicherstellen. Wenn Anbieter ihre Policy-Validierung weiter verfeinern – etwa durch semantisches Belegverständnis, kategoriale Plausibilitätsmodelle und bessere Unterstützung bei fehlenden Dokumenten – gewinnen Developer und IT-Teams neue Chancen, Spesenmanagement als „compliance-by-design“ zu gestalten. Das wird in der Praxis die Fehlerquote senken und gleichzeitig legitime Erstattungen wahrscheinlicher machen, weil der Prozess nicht mehr gegen die Mitarbeitenden arbeitet.
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