BERLIN / LONDON (IT BOLTWISE) – Die ePA-Vergütung nach GOP 01648 endet zum Jahresende 2026. Gleichzeitig verschärft der Umstieg auf die E-Rechnung im B2B die Anforderungen an Abrechnung, Archivierung und Prozesse in Praxen. Viele Teams reagieren mit Lean-Management, um Leerlauf zu reduzieren, und testen KI-gestützte Ersteinschätzungen für weniger Wege und schnellere Terminlogik. Der Beitrag zeigt, welche technischen Schritte jetzt Priorität haben und wo steuerliche sowie datenschutzrechtliche Stolperstellen drohen.
Zum Jahresende wird es für viele Praxen spürbar: Die Befüllung der elektronischen Patientenakte (ePA) bringt aktuell noch 11, 34 Euro nach GOP 01648, doch die Vergütung läuft Ende 2026 aus. Schon jetzt planen deshalb immer mehr Teams ihre digitalen Abläufe nicht mehr als Einzelprojekt, sondern als Prozesskette: von der Abrechnung bis zur Dokumentation. Gleichzeitig gilt seit Januar 2025 im B2B die E-Rechnungspflicht, sodass die Anpassung von Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD längst keine „Nice-to-have“-Übung mehr ist. Wer hier zu spät startet, riskiert zusätzliche Aufwände im laufenden Quartal.
Technisch beginnt die Umsetzung häufig mit der Frage, wie Datenflüsse in der Praxis überhaupt stabil laufen. Lean-Management stammt ursprünglich aus der Industrie und zielt darauf ab, Verschwendung zu eliminieren: unnötige Übergaben, Medienbrüche, Wartezeiten und unklare Verantwortlichkeiten. In der Praxis wird das konkret durch Prozessanalysen umgesetzt, bei denen Teams Engpässe im Tagesgeschäft sichtbar machen und Abläufe neu strukturieren. Der Effekt ist messbar: In vielen Einführungsprojekten werden Personalkostenreduktionen bis zu 65 Prozent, weniger Unterbrechungen um die Hälfte und sinkender Verwaltungsaufwand bis zu 60 Prozent als Zielmarken genannt. Dazu kommen evidenzbasierte Protokolle in Fachbereichen, etwa zur Reduktion unnötiger Termine in der Kieferorthopädie.
Der zweite Hebel ist die digitale Entlastung über Abrechnungs- und Dokumentationsprozesse. Die E-Rechnungspflicht im B2B zwingt Praxen zur Umstellung auf maschinenlesbare Rechnungsformate und zu klaren Regeln für die Archivierung. Aus IT-Sicht bedeutet das: Schnittstellen müssen zuverlässig funktionieren, Stornos und Korrekturen brauchen saubere Workflows, und Dokumente müssen revisionssicher abgelegt werden. In der Praxis werden dafür oft etablierte Business-Softwarelandschaften genutzt; als Wettbewerbslandschaft spielen dabei etwa DATEV-nahe Buchhaltungsprozesse oder Integrationen in SAP-Umgebungen eine Rolle. Entscheidend ist jedoch weniger „welches Paket“, sondern ob das Ergebnis revisionsfest, prüfbar und mit dem Praxisalltag kompatibel ist.
Für mehr Dynamik sorgt zusätzlich das Thema KI in der Versorgungslogik. In Projekten für digitale hausärztliche Versorgungsassistenzen (DIHVA) wird in Nordrhein-Westfalen seit Herbst 2025 und in Mecklenburg-Vorpommern seit Juni 2026 eine Ersteinschätzung durch KI erprobt. Solche Systeme ersetzen nicht die ärztliche Entscheidung, aber sie können die Eingangsphase verkürzen: weniger Telefonrunden, weniger Wartezeit bis zur passenden Beratung und eine bessere Vorstrukturierung von Fällen. In den genannten Pilotdaten sparen Patientinnen und Patienten im Schnitt rund 1 Stunde und 20 Minuten Fahrtzeit ein. Aus Markt- und Sicherheitsperspektive stellt sich dabei die Frage, wie Modelle mit Datenschutz- und Einwilligungsprozessen zusammenspielen und wie robuste Logging-Mechanismen jede Entscheidung nachvollziehbar machen.
Die ePA selbst wird in diesem Kontext zum „Betriebsmodell“ statt zu einer einmaligen Befüllaktion. Der Anreiz über die Vergütung endet, aber die strategische Logik bleibt: Die ePA ist nur dann im Alltag nutzbar, wenn sie rechtzeitig, konsistent und mit minimalen Zusatzschritten entsteht. Deshalb verlagern Praxen die Befüllung stärker in Routinen, die ohnehin anfallen, etwa beim Dokumentations- oder Terminprozess. Genau hier drohen jedoch finanzielle Nebenwirkungen, weil weitere Budgetdruckpunkte bereits angekündigt sind: Für 2027 werden bei der Kassenärztlichen Vereinigung Baden-Württemberg Honorarminderungen von rund 200 Millionen Euro geschätzt, davon etwa 120 Millionen Euro aus gestrichenen EBM-Ziffern. Branchenanalysen rechnen zudem bis 2030 mit weiteren Budgetierungen, wodurch Effizienzvorteile von Prozessoptimierung real an Bedeutung gewinnen.
Neben der Vergütungslandschaft steigen auch regulatorische und operative Risiken. Politische Pläne wie eine Attestpflicht bereits ab dem ersten Krankheitstag oder die Abschaffung der telefonischen Krankschreibung können das Personal- und Dokumentationsvolumen erhöhen. Gleichzeitig kollidiert steigender Dokumentationsdruck mit dem Ziel, Bürokratie zu reduzieren. Darum setzen viele Praxisinhaber auf organisatorische Neuausrichtung, etwa durch Vergleiche von Offener Gesellschaft (OG) und GmbH in Bezug auf steuerliche Effekte und die gewünschte Work-Life-Balance in Gruppenpraxen. Diese Entscheidungen beeinflussen auch IT: Wer Prozesse standardisiert, braucht verbindliche Verantwortlichkeiten für Datenschutz, Rollenmodelle und Zugriffskontrollen, statt ad-hoc Lösungen in einzelnen Teams.
Damit Lean und KI nicht zur Risikoquelle werden, braucht es eine belastbare IT-Grundlage. Eine leistungsfähige Infrastruktur wird zunehmend zur Pflicht: sichere Cloud-Lösungen, moderne Telefonanlagen und neue Funkstandards wie Wi‑Fi 7, besonders in Gebäuden mit vielen Nutzern. Zusätzlich spielen mobile Arbeitslösungen eine größere Rolle, etwa für administrative Aufgaben wie Abrechnung in Urlaubszeiten. Gerade hier ist wichtig, dass Datensicherheit nicht „nachgelagert“ wird: Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Endgeräte-Management und klare Regeln für Backups müssen von Beginn an mitgedacht werden. Im Hintergrund vieler Projekte stehen außerdem Universitätskliniken als Vorbild bei interner Logistik, etwa mit Software für Materialtransport und Smart Lockern für sichere Postübergaben; das reduziert Laufwege und Medienbrüche, ohne dass Personal ständig „nachbearbeitet“.
Der Ausblick ist eindeutig: Die deadline für die ePA-Vergütung Ende 2026 ist ein Taktgeber, aber nicht der einzige. Ab Januar 2027 wird laut Planungsrahmen mit einer Absenkung gerechnet, sodass verbleibende Umsetzungsfenster knapp werden, wenn Prozesse noch nicht integriert sind. In der Praxis heißt das, jetzt drei Dinge zu synchronisieren: E-Rechnung (Formate und Archivierungsregeln), ePA-Dokumentationsroutinen (damit die Arbeit nicht nach Ende der Vergütung „verwaist“) und Qualifizierung des Teams. Fortbildungen etwa zu Datenschutz, Abrechnung und KI in der Praxis-IT werden deshalb zum strategischen Faktor. Wer zudem die TI- und Sicherheitsanforderungen sauber berücksichtigt, verbessert nicht nur Compliance, sondern schafft die Grundlage für weitere Automatisierungsschritte in den Folgejahren.
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