OSNABRÜCK / LONDON (IT BOLTWISE) – Ein neuer Aktionsplan gegen Steuerbetrug soll Buchführung und Kontrollen für Personengesellschaften deutlich verschärfen. Im Zentrum stehen eine längere Aufbewahrungspflicht bis 15 Jahre, strengere Regeln für elektronische Kassen ab 2028 sowie höhere Strafrahmen. Parallel baut der Zoll Kapazitäten gegen Steuer- und Finanzkriminalität aus. Der konkrete Sanicare-Insolvenzfall zeigt, wie schnell selbst bei zweistelligen Millionen Umsätzen Prüfungsdruck entsteht.
Ein Insolvenzverfahren trifft nicht nur die Liquidität, sondern oft auch die Dokumentationsqualität: Am 15. Juli 2026 stellte die BS Apotheken OHG, die als Betreiberin der Versandapotheke Sanicare auftrat, einen Insolvenzantrag in vorläufiger Eigenverwaltung. Das Amtsgericht Osnabrück ordnete das Verfahren umgehend an, während der Geschäftsbetrieb unter Aufsicht der Eigenverwaltung weiterlief. Für Unternehmen ist an dieser Konstellation weniger die Insolvenz an sich entscheidend, sondern der Prüfungsmodus, der danach häufig folgt: Selbst bei rund 80 Millionen Euro Umsatz im Jahr 2025 und 74 Beschäftigten kann der Nachweisfluss aus Buchführung, Belegen und Kassenprotokollen zum Engpass werden, wenn Investitionen, Margen und Umsatzdynamik auseinanderlaufen.
Genau an solchen Schnittstellen setzt der geplante 26-Punkte-Plan an. Während die Details im vorliegenden Überblick vor allem die Instrumente und nicht die exakten Verfahrensabläufe beschreiben, lassen sich die Stoßrichtungen klar lesen: Eine neue Aufbewahrungspflicht soll steuerrelevante Belege künftig 15 statt zehn Jahre archivieren. Für die Praxis bedeutet das weniger „Aufräumzeit“ am Jahresende und mehr Prozessdisziplin in der Aktenverwaltung, insbesondere bei Personengesellschaften, deren Gesellschafter häufig sowohl betriebliche als auch private steuerliche Ausprägungen in der Dokumentationshistorie vermischen. Zusätzlich soll ab Januar 2028 die Registrierkassenpflicht für Betriebe mit über 100.000 Euro Jahresumsatz gelten; damit verschiebt sich der Fokus von rein papierbasierten Nachweisen hin zu revisionsfesten, elektronischen Kassen- und Transaktionsdaten.
Auch beim Sanktions- und Vollzugsrahmen wird die Messlatte höher gelegt: Bei Steuerdelikten sind laut Plan bis zu 15 Jahre Haft vorgesehen. Darüber hinaus soll der Zoll Vermögenswerte bis zu 180 Tage beschlagnahmen können, ohne bereits eine Verurteilung abzuwarten – verbunden mit einer Beweislastumkehr. Das ist für Unternehmen nicht nur ein juristisches, sondern auch ein operatives Risiko: Wer in der Buchhaltung Lücken hat oder Belege nicht konsistent mit Umsatz- und Kassenstammdaten verknüpft, verschärft die Situation im Ermittlungsfall. Gleichzeitig soll das Ziel sein, die Steuereinnahmen bis 2027 um rund eine Milliarde Euro zu steigern; dafür wird ein neues Zentrum gegen Steuer- und Finanzkriminalität aufgebaut, dem 1.500 zusätzliche Stellen zugeordnet werden.
Ein weiterer Hebel betrifft die steuerliche Organschaft. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 17. Juli 2026 soll für die körperschaftsteuerliche Organschaft Anforderungen nachziehen: Für die Anerkennung eines Gewinnabführungsvertrags wird eine Mindestlaufzeit von fünf Jahren verlangt. Zentral bleibt die zivilrechtliche Wirksamkeit des Vertrags. Zudem wird die Rolle der Organgesellschaft konkretisiert: Eine Personengesellschaft kann nur dann Organträger sein, wenn sie eine eigene gewerbliche Tätigkeit ausübt – und zwar über einen lediglich geringfügigen Umfang hinaus. Reine Holding-Strukturen bleiben nur dann zulässig, wenn tatsächlich geschäftsleitende Tätigkeiten ausgeübt werden. Für bestehende Strukturen heißt das in der Praxis: Nicht die Bezeichnung im Vertrag, sondern die gelebte Funktion muss mit der Dokumentation zusammenpassen; wer bisher auf „geringen Umfang“ vertraut hat, sollte seine Prozess- und Nachweiskette vorziehen, statt im Prüfungszeitpunkt nachzuschärfen.
Daneben rückt auch Datenschutz und Registeröffentlichkeit in den Fokus. Der Bundesgerichtshof hat im Frühjahr 2026 das „Recht auf Vergessen“ im elektronischen Handelsregister gestärkt: Privatanschriften oder Unterschriftsproben sollen nach Widerruf der Einwilligung nicht mehr dauerhaft öffentlich sein. Das betrifft vor allem die Frage, wie Unternehmen ihre Registerdaten verwalten und welche internen Prozesse sie nach Einwilligungsänderungen anstoßen. Im gleichen Kontext steht die geldwäscherechtliche Risikolage: Aus einer Risikoanalyse des Bundesfinanzministeriums vom Juni 2026 geht hervor, dass die GmbH weiterhin die am häufigsten missbrauchte Rechtsform bei Geldwäsche ist. Gleichzeitig wird eine Zunahme bargeldloser Taterträge registriert; das Risiko der Terrorismusfinanzierung wird über alle Rechtsformen hinweg als gering eingestuft. Für Geschäftsführer von Personengesellschaften heißt das: Aufsichtsbehörden legen weiterhin Gewicht auf das Prüfen von Transaktionsmustern und auf Sorgfaltspflichten, also darauf, wie Transaktionen im Zeitverlauf plausibilisiert und dokumentiert werden.
Für die Umsetzung in der Organisation ergibt sich daraus ein klarer Technik- und Prozessauftrag. Die längere 15-jährige Aufbewahrungspflicht und der Wechsel hin zu elektronischer Kassenführung erfordern eine revisionsfeste Archivierung, die Belege, Kassenbewegungen und Buchungsdaten konsistent zusammenführt. Zudem steigt der Druck, Prüfungen schneller zu beantworten: Wenn Vermögensbeschlagnahmen nach 180 Tagen ohne Verurteilung möglich werden, wird die Frage „Wo ist was?“ innerhalb von Stunden relevant statt innerhalb von Wochen. Unternehmen sollten daher die Aktenverwaltung so strukturieren, dass sie nicht nur Dokumente speichert, sondern sie auch auffindbar und auswertbar macht – etwa durch eindeutige Ablagestrukturen, Metadaten und nachvollziehbare Zugriffs- sowie Löschkonzepte. Bei der Einbindung von Künstlicher Intelligenz (KI) gilt dabei: Automatisierte Vor- und Plausibilitätschecks können helfen, aber sie ersetzen keine fachlich geprüften Beleg- und Buchungszusammenhänge; sie sollten eher als kontrollierbarer Assistenzschritt verstanden werden. Genau so wird der Sanicare-Fall zum praktischen Warnsignal: Schon bevor es zur Insolvenz kommt, entscheidet die Qualität der Nachweise darüber, wie robust ein Unternehmen den nächsten Prüfungs- und Ermittlungszyklus übersteht.
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