DESSAU-ROßLAU / LONDON (IT BOLTWISE) – In Dessau-Roßlau läuft ein Pilot zur Digitalisierung von Baugenehmigungen, der das Once-Only-Prinzip praktisch testen soll. Bürger und Unternehmen sollen Daten nur noch ein einziges Mal an die Verwaltung übermitteln müssen, statt sie für jede beteiligte Stelle erneut bereitzustellen. Die beteiligten Behörden sollen die Informationen danach automatisiert abrufen können. Technische Grundlage dafür ist das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS), das unterschiedliche Standards harmonisieren soll.
Die Pilotkommune Dessau-Roßlau setzt beim Thema Baugenehmigungen auf einen Ansatz, der in vielen Verwaltungsprojekten zwar gefordert, aber selten in dieser Breite in der Praxis erprobt wird: das Once-Only-Prinzip. Konkret soll die Stadt so arbeiten, dass Bürger und Unternehmen bestimmte Daten nicht mehrfach an verschiedene Behörden schicken müssen, sondern die einmal übermittelten Informationen für den weiteren Prozess automatisch verfügbar bleiben. Damit verschiebt sich der Schwerpunkt von der Medienbruch-freien Einreichung hin zu einer durchgängigen Datenflusstrecke zwischen den zuständigen Stellen. Gerade bei Genehmigungsprozessen, die technisch, fachlich und organisatorisch oft mehrere Schnittstellen berühren, entscheidet genau dieser Datenweg über Tempo und Fehleranfälligkeit.
Im Zentrum steht dabei nicht nur der Prozess im Fachverfahren, sondern die technische Kopplung. Grundlage des automatisierten Datenaustauschs ist das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS), das Onlinedienste mit bestehenden Registern vernetzen soll. Als eine der zentralen Herausforderungen bei der Implementierung gilt die heterogene Digitalisierungslandschaft in Deutschland: Behörden arbeiten mit unterschiedlichen Standards, Datenmodellen und Integrationsmustern. NOOTS wird in diesem Zusammenhang als Brücke positioniert, die diese Unterschiede überwindet, ohne dass jede beteiligte Stelle ihren gesamten Bestand neu aufsetzen muss. Für die Praxis ist das vor allem ein Thema der Interoperabilität: Welche Daten werden in welchem Format bereitgestellt, wie werden Identitäten und Berechtigungen abgebildet und wie lassen sich Aktualität sowie Datenqualität im laufenden Verfahren sicherstellen.
Dass solche Integrationsschichten dringend gebraucht werden, stützen die im Bericht genannten Zahlen zur Digitalreife. Die Untersuchung „Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung 2026“, veröffentlicht am 8. September 2026 von Foundry, UiPath und Materna, beziffert den Automatisierungsgrad deutscher Behörden mit rund 23 Prozent der Aufgaben. Gleichzeitig wird ein theoretisches Potenzial für Automatisierung von 49 Prozent genannt, während bislang nur etwa 14 Prozent der Verwaltungen den Reifegrad 4 erreichen, der eine vollständige Umsetzung des Once-Only-Prinzips markieren soll. Diese Lücke zwischen theoretischer Machbarkeit und tatsächlicher Umsetzung erklärt auch, warum ein einzelnes Pilotprojekt mehr sein kann als ein lokaler Feldtest: Es zeigt, welche technischen und organisatorischen Hürden beim Datenabruf, bei der Prozessintegration und bei der Standardharmonisierung in der Realität zuerst auftauchen. Zudem wird damit auch sichtbar, warum rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen parallel mitgedacht werden müssen, wenn Daten nicht mehr manuell von Akte zu Akte wandern.
Technisch und wirtschaftlich verschiebt sich das Tempo gerade zudem durch die Kombination aus KI-Nutzung, Prozessautomatisierung und Förderlogik. Laut derselben Studie sind 28 Prozent der Verwaltungsleistungen vollständig digitalisiert, während 34 Prozent der Prozesse weiterhin komplett offline ablaufen. Als größte Hindernisse nennen die befragten Stellen fehlende Standards (48 Prozent) sowie die föderale Zersplitterung (40 Prozent). Auf der Anwenderseite zeigt sich aber eine steigende Offenheit: 29 Prozent der Behörden nutzen bereits Künstliche Intelligenz, weitere 17 Prozent planen den Einsatz. Parallel dazu treibt der Bund die finanzielle Absicherung voran: Im Haushaltsentwurf sollen demnach 1,44 Milliarden Euro für das Bundesministerium für Digitales und Verkehr (BMDS) vorgesehen sein; hinzu kommen 3,75 Milliarden Euro aus Sondervermögen. Davon sind rund 1 Milliarde Euro für die Verwaltungsdigitalisierung und 2,6 Milliarden Euro für den Breitbandausbau gedacht, ergänzt um einen „Deutschland-Stack“, eine „Deutschland-App“ sowie die Einführung der EUDI-Wallet zum Januar 2027. Letztere soll unter anderem eine digitale Wohnsitzanmeldung für 60 Millionen Menschen ermöglichen und damit die Identitäts- und Verwaltungsdatenströme als Basis für reibungsärmere digitale Fachprozesse stärken.
Auch außerhalb der Bundesebene zeigt sich, dass Once-Only nicht nur ein Architekturprinzip ist, sondern sich in konkreten Fachanwendungen niederschlagen muss. Der Landkreis Calw hat innerhalb von acht Monaten ein browserbasiertes Fachverfahren zur KM-Fahrerlaubnis eingeführt. Das System erlaubt dabei die parallele Bearbeitung von bis zu zehn Fallakten und verfügt über Schnittstellen zur Bundesdruckerei, zum TV und zum Zentralen Fahrerlaubnisregister. Auffällig ist, dass die Datenbereinigung im Vorfeld als größte Herausforderung bezeichnet wurde: Genau solche „Vorphasen“ entscheiden in der Praxis, ob Automatisierung später sauber läuft oder ob sie durch inkonsistente Datensätze ausgebremst wird. In anderen Regionen geht man über Kooperationen: Köln übernimmt die Open-Source-Software GA-Lotse aus Frankfurt, während Berlin der Kooperation EDOK mit Bayern und Baden-Württemberg beigetreten ist. Berlin bringt dabei das Fallbearbeitungssystem KliFaB ein, um ab 2027 ältere Anwendungen abzulösen. Zusammen mit diesen Beispielen wird klar, dass Once-Only häufig am Übergang zwischen Altsystemen, Datenbanken und Rollenrechten scheitert oder zumindest ausgebremst wird, bevor es in den Fachprozess „hineinzieht“.
Wo diese Verzahnung noch nicht reibungslos klappt, treten auch Kritiken und Zielkonflikte offen zutage. So wird in dem Kontext das Bundesprojekt „Schneller Gründen“ kritisiert: Ein Softwarehaus verweist darauf, dass mit Lösungen wie geve|Online bereits seit 2006 etablierte Systeme existieren. Dahinter steckt eine typische industriepraktische Diskussion zwischen „Neuaufbau“ und „Weiterentwicklung“: Wenn etablierte Systeme bereits produktiv laufen, sind Integrationskosten und Migrationsrisiken besonders hoch. Gleichzeitig zeigt ein Beispiel aus Rheinland-Pfalz, dass die Digitalisierung allein nicht automatisch in einen konfliktarmen Datenfluss mündet: Dort werden über solche Verfahren seit 2019 jährlich mehr als 100.000 Gewerbemeldungen digital abgewickelt. Problematisch sei jedoch die kombinierte Übermittlung an Gewerbefachverfahren und an Elster, die regelmäßig zu Datenkonflikten führe. Für Once-Only bedeutet das: Der Datenabruf muss nicht nur technisch möglich sein, sondern auch fachlich konsistent bleiben, sonst wandern Fehler nicht nur einmalig von einer Eingabe in den Prozess, sondern werden in mehreren Systemen reproduziert.
Auch im Finanzwesen wird der automatisierte Datenaustausch verbindlicher und damit zum nächsten Prüfstein für Standards und Governance. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) soll ab dem 30. September 2026 im Rahmen des Common Reporting Standard (CRS) automatisch Kontodaten an 118 Partnerstaaten übermitteln. Die Banken waren demnach verpflichtet, die entsprechenden Daten zu Namen, Kontostand, Zinsen und Dividenden bis zum 31. Juli 2026 zu melden. Ab dem Jahr 2027 sollen in diesen automatisierten Austausch auch Kryptowerte einbezogen werden. Diese Ausweitung zeigt, wie stark sich Verwaltungsdigitalisierung inzwischen Richtung „systemübergreifender Datenverkehr“ bewegt: je mehr Datenkategorien und je mehr Partner, desto wichtiger werden genaue Datenmodelle, robuste Validierung und eine saubere Nachverfolgbarkeit. Für Unternehmen und Entwickler heißt das, dass sie nicht nur Schnittstellen bauen müssen, sondern auch Datenqualität und Integrationslogik als integralen Bestandteil ihrer KI- und Prozessautomatisierungsstrategie betrachten sollten, insbesondere wenn Künstliche Intelligenz in der Bearbeitung oder Entscheidungsunterstützung eine Rolle spielt.
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