WIESBADEN / LONDON (IT BOLTWISE) – Das Bundesamt für Justiz (BfJ) erlaubt seit dem 1. Oktober 2026, Führungszeugnisse als PDF digital zu beantragen und als qualifiziert verifiziertes Dokument bereitzustellen. Der Prozess deckt das einfache, das erweiterte sowie das Europäische Führungszeugnis ab und läuft über das BundID-Verwaltungsportal. Für die Beantragung sind ein eID-fähiger Personalausweis, ein NFC-fähiges Smartphone, eine Zahlung per Kreditkarte und ein BundID-Konto nötig. Die digitale Zustellung erfolgt binnen weniger Stunden direkt ins Bürgerpostfach, während ein Versand per E-Mail ausgeschlossen bleibt.
Wer in Deutschland ein Führungszeugnis braucht, kann es seit dem 1. Oktober 2026 deutlich flexibler organisieren: Das Bundesamt für Justiz (BfJ) stellt Privatpersonen die Nachweise als PDF bereit, nachdem der Antrag online über das Online-Portal des BfJ und den Identitätsdienst BundID gestellt wurde. Damit verschiebt sich ein bisher stark papiergeprägter Verwaltungsweg in Richtung elektronischer Bereitstellung. Technisch interessant ist dabei nicht nur das „PDF statt Brief“, sondern die Art, wie das Dokument fälschungssicher signiert und verifiziert wird: Das digitale Zeugnis wird mit einem qualifizierten elektronischen Siegel (QES) sowie einem visuellen Digitalsiegel (VDS) in Form eines QR-Codes geschützt. Für Antragsteller heißt das vor allem: Die Authentizität und Integrität des Dokuments sollen ohne zusätzliche Medienbrüche überprüfbar bleiben.
Im Kern handelt es sich um ein bundID-gestütztes Online-Antragsverfahren, das unterschiedliche Führungszeugnisarten abdeckt – das einfache, das erweiterte und auch das Europäische Führungszeugnis. Der digitale Weg ist ab 14 Jahren möglich. Gleichzeitig bleibt eine zentrale Einschränkung bestehen: Das behördliche Führungszeugnis kann weiterhin nicht auf digitalem Weg beantragt werden. Für Organisationen und Behörden, die die Dokumente auswerten, ist diese Abgrenzung relevant, weil sie im Alltag entscheidet, ob ein Prozess „digital zuerst“ umgesetzt werden kann oder ob ein Teil weiterhin klassisch ausläuft.
Damit die Identitätskette im digitalen Ablauf nicht reißt, nennt das BfJ konkrete technische und organisatorische Voraussetzungen. Erforderlich ist ein Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion (eID) inklusive PIN, dazu ein NFC-fähiges Smartphone, eine Kreditkarte für die Bezahlung sowie ein BundID-Konto. Die Kombination aus eID und NFC ist dabei ein typisches Muster für digitale Verwaltungswege in Deutschland: Der Ausweis dient als vertrauenswürdige Identitätsquelle, das Smartphone als Übertragungs- und Eingabegerät, während BundID die digitale Zuordnung und Weiterleitung organisiert. Bezahlt wird wie beim analogen Verfahren 13 Euro; für bestimmte Zwecke – etwa ein Ehrenamt oder ein Dienst im Rahmen eines Freiwilligendienstes – fällt die Gebühr weiter weg. Schon diese Gebührenlogik zeigt, dass der digitale Prozess nicht einfach „umgesetzt“, sondern auch in bestehende Verwaltungsregeln eingebettet wird.
Für die Sicherheit des Dokuments setzt die Lösung auf zwei Ebenen: Das QES sichert den rechtlich relevanten Kern der Signatur, während der VDS-Ansatz über einen QR-Code eine visuelle und praktisch nutzbare Zusatzprüfung ermöglichen soll. Laut BfJ wird das PDF innerhalb weniger Stunden direkt in das Bürgerpostfach der Antragsteller bereitgestellt. Genau das ist in der Praxis eine wichtige Stellschraube, weil der Zugriff kontrolliert bleibt und die Zustellung nicht über unsichere Kanäle wie E-Mail läuft. Aus Sicherheitsgründen ist ein Versand per einfacher E-Mail ausdrücklich ausgeschlossen. Für die Bearbeitungs- und Medienprozesse bedeutet das: Wer das Dokument weiterverarbeitet (z. B. in HR-Prozessen oder bei behördlichen Anträgen), kann es als verifiziertes Objekt nutzen, statt eine unspezifische Datei ohne nachvollziehbaren Vertrauensanker zu erhalten.
Parallel zur Bundesebene gehen auch Kommunen eigene Wege. Berichten zufolge hat die Bundesregierung die Beantragung der Nachweise in das zentrale BundID-Verwaltungsportal integriert – ein Schritt, der gerade für Bürgerinnen und Bürger zählt, die nicht immer wissen, wo der richtige Einstiegspunkt ist. Aus Sicht der Verwaltung verspricht der durchgängig digitale Ablauf spürbar kürzere Bearbeitungszeiten, weil Medienbrüche (Drucken, Scannen, Postlaufzeiten) wegfallen. Auf kommunaler Ebene ergänzt das Beispiel Wiesbaden das Bild: Die Stadt startete ein Pilotprojekt, das eine persönliche Videoberatung des Bürgerbüros für drei ausgewählte Dienstleistungen vorsieht. Dazu gehört auch die Beantragung des Führungszeugnisses; Termine sind seit dem 23. Oktober 2026 über das städtische Online-Terminsystem buchbar. Zusätzlich nennt die Stadt konkrete technische Voraussetzungen wie ein internetfähiges Endgerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Das ist eine sinnvolle Brücke für Menschen, die zwar digital unterwegs sein können, bei bestimmten Identifikations- oder Verfahrensschritten aber Unterstützung brauchen.
Für die IT- und Informationssicherheit ist das Thema damit mehr als reine Komfortfunktion. Wenn sensible Dokumente und Behördengänge zunehmend digital abgewickelt werden, steigt der Wert gut abgesicherter Zugangsdaten – nicht weil die Verwaltung „hackbar“ wird, sondern weil Angriffsflächen in der Nutzerumgebung entstehen können. Hier setzt die allgemeine Empfehlung an, Zugangsdaten bestmöglich abzusichern, und in der Praxis wird das häufig mit passwortarmen oder passwortlosen Verfahren umgesetzt. Auch wenn das BfJ-Verfahren in erster Linie auf die Kombination aus Ausweis-eID, BundID und dokumentbezogenen Signaturen setzt, zeigt die Diskussion rund um sichere Anmeldungsmethoden: Die digitale Verwaltung braucht sowohl vertrauenswürdige Identitätsprüfung als auch robuste Nutzerkonten im Hintergrund. Für Unternehmen, die mit solchen Nachweisen arbeiten, heißt das gleichzeitig: Dokumentenechtheit und Zugriffsschutz müssen als Gesamtprozess gedacht werden – also vom Upload bis zur Archivierung.
Gleichzeitig gibt es in der Technologiebranche Vorbehalte gegen die praktische Umsetzung. Digitale Verbände der deutschen Technologiebranche merkten an, dass das BundID-Identifikationssystem für eine flächendeckende Nutzung durch Bürger und Unternehmen weiterhin zu umständlich gestaltet sei. Die Hürden bei den Identifikationsanforderungen – etwa eID, NFC-Hardware und das Zusammenspiel mehrerer Komponenten – verstärken nach Einschätzung der Verbände bestehende Bedenken über das Tempo der Modernisierung und Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Genau an dieser Stelle treffen zwei Realitäten aufeinander: Auf der einen Seite liefern qualifizierte Signaturen (QES) und visuelle Prüfsignale (VDS/QR) eine belastbare Grundlage für verifizierte Dokumente. Auf der anderen Seite entscheiden sich Nutzererfahrung und gesellschaftliche Reichweite daran, wie reibungslos der Einstieg gelingt – und ob der digitale Weg auch dann funktioniert, wenn nicht „alles schon vorbereitet“ ist. Für die nächsten Schritte wird daher weniger die Signaturtechnik die Engstelle sein, sondern die Nutzbarkeit im Alltag: verständliche Abläufe, gut erreichbarer Support und Verfahren, die auch unter begrenzten technischen Bedingungen stabil bleiben.
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