LONDON (IT BOLTWISE) – Der Logistikdienstleister Gebrüder Weiss verlagert sein CRM-System in die Cloud und entscheidet sich dabei für einen Big-Bang-Wechsel statt eines parallelen Betriebs. Die Migration wird unter anderem durch Fast-Track-Support unterstützt, damit auch die Datenübernahme in den Zeit- und Kostenrahmen passt. Im Alltag nennt das Unternehmen vor allem Stabilität, schnell skalierbare Ressourcen und einen einfacheren Zugang zu Funktionen, die in der Cloud verfügbar sind. Perspektivisch soll der vollständige Cloud-Betrieb die Grundlage für KI-gestützte Innovationen aus der Plattform bilden.
Gebrüder Weiss nutzt die CRM-Migration als Hebel, um Kundennähe in einer Branche durchzusetzen, in der Daten nicht nur informieren, sondern operativ steuern. Das Unternehmen arbeitet mit 8.400 Mitarbeitenden an 180 Standorten in 34 Ländern und bewegt europaweit jährlich 15,5 Millionen Sendungen. In einem Umfeld mit sensiblen Lieferketten reicht es dabei selten, nur „Kontaktinformationen“ zu verwalten. Vielmehr entscheidet die Qualität des CRM-Systems darüber, wie schnell Vertriebs- und Serviceprozesse auf neue Märkte, Kundenanforderungen und organisatorisches Wachstum reagieren können.
Technisch betrachtet begann das Projekt mit einem klassischen Auslöser: Das bisherige CRM-System ließ sich vom Hersteller nicht mehr sinnvoll weiterentwickeln. Dadurch entstand ein Suchlauf nach einer Lösung, die sowohl die Datenübernahme als auch die Integration in die bestehende, komplexe Unternehmens-IT abdeckt. Wie Peter Zander, Applikationsverantwortlicher in der Corporate IT bei Gebrüder Weiss, beschreibt, spielte neben der Migration insbesondere die Einbettung in die Infrastruktur eine zentrale Rolle. Die Wahl fiel auf Microsoft CRM beziehungsweise den Einsatz von Microsoft Dynamics 365, weil die Plattform flexibel ausbaufähig ist und zur Wachstumsstrategie des Logistikunternehmens passen sollte.
Der eigentliche Schritt „in die Datenwolke“ erfolgte anschließend durch die Verlagerung des CRM-Betriebs in die Cloud. Laut Zander war die Erfahrung aus selbst betriebenen Systemen ein wichtiger Punkt: Upgrades seien nötig, um von neuen Features zu profitieren, und genau diese Arbeit verursache oft hohen Aufwand. Dazu kommt ein weiterer praktischer Grund, der in der Logistik besonders spürbar ist: Einige Funktionen des neuen Microsoft-Dynamics-CRM stehen nur in der Cloud zur Verfügung. Gebrüder Weiss nutzt zwar bereits andere Cloud-Systeme, die CRM-Migration bedeutete jedoch trotzdem ein neues Betriebs- und Transformationsmuster.
Damit das neue System nicht parallel zum Altsystem laufen muss, entschied sich das Projektteam bewusst für einen Big Bang. Dieser Ansatz vermeidet Dopplungen in Prozessen und Daten, erhöht aber die Anforderungen an Planung, Testen und Rollout-Disziplin deutlich. Im Projektumfeld spielte dabei der „Fast Track Support“ von Microsoft eine Rolle, der unter anderem die Datenmigration unterstützen sollte. Entscheidend ist: Am Ende sollte die Umstellung in einem definierten Zeit- und Kostenrahmen gelingen. Genau dieses Ergebnis wird rückblickend bestätigt – mit einem Betrieb, der seit der Migration „absolut stabil“ läuft.
Inhaltlich und performanceseitig argumentiert Gebrüder Weiss insbesondere mit Skalierung. Zander betont, dass man eine Performance erhalte, die man mit eigenen Servern in dieser Form kaum erreichen würde, weil sich Ressourcen in der Cloud deutlich schneller skalieren lassen als intern. Das ist für Logistikunternehmen deshalb relevant, weil CRM-Anforderungen typischerweise Schwankungen unterliegen: Saisonale Sendungsvolumina, Spitzen in Vertrieb und Kundenservice oder die Einführung neuer Standorte können zu Lastspitzen führen. Wenn die Plattform elastisch reagiert, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Fachabteilungen bei wachsendem Bedarf auf Infrastruktur-Limits stoßen.
Die Migration bleibt bei Gebrüder Weiss damit nicht stehen, sondern wird als Grundlage einer fortlaufenden Modernisierung verstanden. Die Partnerschaft mit Cosmo Consult soll nach dem Systemwechsel „wie gewohnt“ weitergehen, weil mit Wachstum neue Standorte und Anforderungen entstehen. Strategisch setzt das Unternehmen dabei auf konsequenten Cloud-Betrieb statt auf hybride Landschaften. Auch der Blick nach vorn richtet sich auf KI-Innovationen, die „out of the box“ aus der Cloud verfügbar sein sollen und das Potenzial haben, Prozesse weiter zu beschleunigen. Der Vergleich mit dem Weg „vom Trampelpfad in die Datenwolke“ ist dabei mehr als Metapher: Er beschreibt die praktische Verschiebung von manuellen, upgradegetriebenen Wartungsschleifen hin zu einem Betrieb, der schneller neue Funktionen aufnehmen kann.
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