Abo-Müdigkeit: Einmallizenzen sind bei Office-Software wieder angesagt

In vielen Unternehmen und bei Heimanwendern ist ein Umdenken zu spüren. Nach dem jahrelangen Credo, dass Software-Abos die Zukunft sind, fragen immer mehr Nutzer kritisch nach, ob monatlich oder jährlich zu zahlende Lizenzmodelle wirklich das Nonplusultra sind. Besonders bei Office-Programmen, die man Jahre lang fast unverändert einsetzt, ist die Frage nach dem Mehrwert eines Abos neu zu stellen.

Warum viele Nutzer ihre Softwarestrategie überdenken

Ein großes Manko ist die Preisentwicklung über einen längeren Zeitraum. Die monatliche Belastung ist auf den ersten Blick gering. Betrachtet man aber die Gesamtsumme nach mehrjähriger Nutzung, liegen die Kosten schnell über dem Preis einer klassischen Kauflizenz. Wer sich bewusst gegen ein Abo entscheidet, findet mit Office 2024 Professional Plus ein Beispiel für eine Software mit dauerhafter Nutzungslizenz, ohne dass wiederkehrende Zahlungsverpflichtungen entstehen. Gerade für Unternehmen mit mehreren Arbeitsplätzen schlägt der Effekt auf die IT-Budgetplanung durch, da laufende Kosten anders bilanziert werden müssen als einmalige Investitionen.

Ein praktischer Gesichtspunkt kommt hinzu. Abonnements hängen von einer dauerhaften Internetanbindung und regelmäßigen Lizenzprüfungen ab. Wird die Zahlung eingestellt oder läuft der Vertrag aus, verlieren die Nutzer Zugriff auf zentrale Funktionen. Bei einer klassischen Lizenz ist die Software hingegen beliebig nutzbar, unabhängig von späteren Vertragsänderungen des Herstellers.

Darüber hinaus reicht im Arbeitsalltag in vielen Fällen die Benutzung der wichtigsten Funktionen von Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentationssoftware aus, der Rest an Cloud-Diensten, der oft in Abo-Paketen mit enthalten ist, wird in der Praxis nicht immer in Anspruch genommen, so dass ein Teil der monatlichen Kosten faktisch ungenutzt bleibt.

Kauflizenzen im Fokus: Was für die Rückkehr zum Einmalkauf spricht

Zur Bewertung von Lizenzmodellen greifen IT-Verantwortliche dabei häufig auf eine klassische TCO-Berechnung zurück, sprich die Ermittlung der Gesamtbetriebskosten über die geplante Nutzungsdauer. Bei der Kauflizenz ist der Kaufpreis einmalig zu zahlen, während beim Abo über denselben Zeitraum mehrere Zahlungen anfallen. Je länger man also mit dem Einsatz rechnet, desto mehr verschiebt sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis zugunsten der Einmallizenz.

Ein weiterer Punkt ist die Planbarkeit. Unternehmen, die im Rahmen der Budgetplanung fixe Investitionssummummen ansetzen, werden sich über die Klarheit der einmaligen Zahlung freuen. Laufende Abokosten müssen dagegen immerzu in die Kostenplanung einfließen und sind dem Risiko künftiger Preiserhöhung durch den Anbieter ausgesetzt.

Wichtig für Nutzer, die Wert darauf legen, dass ihre Daten lokal gespeichert werden, ist außerdem, dass klassische Kauflizenzen in der Regel auch offline funktionieren. Das kann bei Datenschutzbedenken oder in Gegenden mit schwacher Internetverbindung ein relevantes Kriterium werden. Gerade in streng regulierten Branchen, in denen compliance-Vorgaben vorliegen, wird der Speicherort und die Verarbeitung der Daten häufig höher bewertet als der Komfort einer automatischen Synchronisation in die Cloud.

Kostenvergleich über mehrere Jahre

Ein Beispiel aus der Praxis verdeutlicht das. Der Preis eines Abonnements bei monatlicher Zahlung addiert sich über die vier bis fünf Jahre, in denen die meisten Office installierten Versionen üblicherweise erneuert werden, zu einer Summe, die den Anschaffungspreis einer Kauflizenz ähnlich leistungsfähiger Programme häufig übersteigt. Für Einzelnutzer oder kleine Unternehmen oder Bildungseinrichtungen mit kleinem Budget kann diese Differenz entscheidend sein.

Weitaus wichtiger für viele Anwender ist allerdings, dass bei einer Kauflizenz keine automatische Verlängerung erfolgt. Der Nutzer entscheidet selbst, ob und wann er sich eine neuere Version zulegt, statt an einen Dauerzahlungsvertrag gebunden zu sein. Diese Entscheidungsfreiheit wird vielfach als Vorteil gegenüber der automatischen Vertragsverlängerung traditioneller Abomodelle empfunden.

Worauf man bei der Umstellung achten sollte

Wer von einem Abonnement auf eine Kauflizenz umsteigen will, sollte vorab überprüfen, welche Funktionen er tatsächlich benötigt. Kollaborative Cloud-Funktionen, die in den Abo-Paketen schon enthalten sind, müssen bei einer klassischen Lizenz unter Umständen gesondert organisiert werden, etwa über eigene Cloud-Speicherlösungen.

Ein weiterer Punkt wäre die Kompatibilität mit vorhanden Systemen. Vor dem Kauf sollte unbedingt geklärt werden, ob die gewählte Version zum vorhandenen Betriebssystem sowie zu den Dateiformaten von Geschäftspartnern und Kunden passt. Klärung bedarf auch die Frage, ob Einzelplatz- oder Mehrplatzlizenz benötigt wird, um Fehlkäufe zu vermeiden.

Für Unternehmen sollte außerdem ein Blick in die Lizenzbedingungen des jeweiligen Anbieters geworfen werden. Die Übertragbarkeit auf neue Geräte, die Support-Zeiträume und Update-Zyklen unterscheiden sich je nach Produktversion, sollten aber vor dem Kauf mit den betrieblichen Anforderungen abgeglichen werden.

Wer regelmäßig auf neue Cloud-Funktionen angewiesen ist und gern zwischen Geräten wechselt, wird im Abo-Modell nach wie vor ein passendes Zuhause finden. Wer hingegen Planungssicherheit und dauerhafte Nutzbarkeit sowie die Kontrolle über die eigenen Daten wünscht, sollte die Kauflizenz ernsthaft in die engere Wahl nehmen. Eine durchgängige Kostenüberblick über den gewählten Nutzungszeitraum wird in jedem Fall die beste Entscheidungsbasis bieten.