Kenjo Testbericht: Ein genauerer Blick auf Personalverwaltungssoftware

Personalverantwortliche, Geschäftsführende und Standortleitungen in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) im DACH-Raum stehen oft vor einer besonderen logistischen Herausforderung. Wenn die Belegschaft nicht am Schreibtisch arbeitet, sondern im Lager, auf der Straße oder in der Produktionshalle, greifen klassische Büro-Softwarelösungen oft zu kurz. Fahrer und Disponenten in der Logistik, Praxisteams in Medizinischen Versorgungszentren (MVZs) oder Schichtteams in der Fertigung benötigen dynamischere Strukturen.

Viele Führungskräfte in diesen Branchen kümmern sich neben dem operativen Tagesgeschäft um Personalthemen. Eine große, dedizierte HR-Abteilung fehlt in der Regel. Das führt häufig zu einem Flickenteppich aus Excel-Tabellen für die Dienstplanung, Zetteln für die Urlaubsbeantragung und isolierten Systemen für die Zeiterfassung.

Die Vorbereitung der Lohnabrechnung wird so am Monatsende zu einem zeitaufwendigen und fehleranfälligen Prozess, der wertvolle Ressourcen bindet. Reine Büro- und Wissensarbeiter-Unternehmen haben andere Bedürfnisse, doch für Betriebe mit gewerblichem Personal oder Außendienstlern ist die administrative Belastung oft enorm.

Genau hier setzt Kenjo an. Wir haben uns die Software genauer angesehen, um herauszufinden, wie sie diese spezifischen betrieblichen Abläufe im Jahr 2027 unterstützen werden und ob sie den Alltag von Führungskräften tatsächlich erleichtert.

Wie Kenjo branchenspezifische Probleme angeht

Kenjo wurde 2017 von David Padilla in Berlin gegründet. Padilla hatte zuvor bereits die Salesforce-Beratung Empaua erfolgreich aufgebaut und brachte entsprechendes technisches Know-how in das neue Projekt ein. Ursprünglich startete das System als allgemeine Lösung gegen den hohen Verwaltungsaufwand in der Personalarbeit.

Im Laufe der Zeit hat sich Kenjo jedoch gezielt weiterentwickelt. Aus dem anfänglichen Tool ist eine spezialisierte Workforce-Management-Software für Betriebe geworden, deren Mitarbeitende vor Ort arbeiten, im Schichtdienst tätig sind, viel unterwegs sind oder in einer Praxis Patienten betreuen. Der Fokus liegt heute ganz bewusst auf den operativen Kernprozessen: Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Lohnvorbereitung.

Auf eine extrem breite HR-Suite mit tiefgehenden Modulen für strategische Personalentwicklung wird zugunsten der Praxistauglichkeit verzichtet. Dieser Ansatz scheint im Markt Anklang zu finden. Heute nutzen mehr als 900 Unternehmen Kenjo, vor allem in den Bereichen Logistik und Spedition, im Gesundheitswesen sowie in der Fertigung.

Das Unternehmen mit Hauptsitz in Berlin ist mittlerweile Series-A-finanziert. Dies deutet auf eine stabile Marktposition und ausreichende Ressourcen für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform hin.

Was Kenjo auszeichnet

Das Herzstück der Software ist die digitale Personalakte. Hier liegen alle Mitarbeiterdaten und Dokumente zentral an einem Ort. Ein wesentlicher Vorteil ist die Selbstpflege der Stammdaten durch die Mitarbeitenden. Ändert sich beispielsweise eine Adresse oder eine Bankverbindung, trägt der Mitarbeiter dies selbst ein. Die Personalverantwortlichen genehmigen die Anpassung per Klick, und das System dokumentiert den Vorgang transparent mit einem Änderungsverlauf.

Ein weiteres zentrales Element ist die Schulungs- und Zertifikatsverwaltung. Kenjo zeigt proaktiv an, welche Qualifikationsnachweise, Führerscheine oder medizinischen Schulungen wann ablaufen. Besonders in streng regulierten Branchen wie der Logistik oder im Gesundheitswesen ist diese Funktion ein wichtiges Werkzeug zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Die Dienstplanung wird durch Vorlagen und KI-Unterstützung erleichtert, was die Erstellung von Schichtplänen beschleunigt. Parallel dazu erfolgt die Zeiterfassung flexibel per App, über ein Terminal vor Ort oder am Desktop. Eine integrierte Standorterfassung sorgt dabei für zusätzliche Transparenz, was besonders bei Außendiensteinsätzen hilfreich ist. Auch Urlaubs- und Abwesenheitsanträge werden unkompliziert über die mobile App abgewickelt.

All diese Daten fließen in der vorbereitenden Lohnabrechnung zusammen. Erfasste Zeiten, Überstunden und branchenspezifische Zuschläge werden automatisch berücksichtigt. Die Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge und Qualifikationsnachweise werden dabei GoBD-konform gespeichert. Die fertigen Lohndaten lassen sich anschließend an Systeme wie DATEV, Deel, ADP und SDWorx exportieren, oder das Steuerbüro erhält einen direkten Systemzugang.

Ergänzt wird der Funktionsumfang durch Features wie E-Signatur, ein grundlegendes Bewerbermanagement, Mitarbeiterbefragungen und Personalberichte. 

Auf Bewertungsplattformen wie Capterra spiegelt sich die Nutzerzufriedenheit wider: Kenjo erreicht dort 4,2 von 5 Sternen bei 56 Bewertungen, wobei besonders die Benutzerfreundlichkeit (4,4) und der Kundenservice (4,7) hervorgehoben werden. Claudius Thiel, Head of People bei FinCompare, fasst die Erfahrung vieler Nutzer zusammen: “Kenjo ist für uns die zentrale Anlaufstelle geworden, bei der alle Daten miteinander verknüpft sind. Auf diese Weise benötigen wir nicht mehr fünf verschiedene Anwendungen, sondern eine einzige.”

Bemerkenswerte Stärken

In unserer Analyse zeigten sich mehrere Aspekte, die den Arbeitsalltag in Betrieben mit gewerblichem Personal spürbar erleichtern:

• Zentrale Datenpflege durch Self-Service: Alle Mitarbeiterdaten und Dokumente liegen in einer digitalen Personalakte. Da Mitarbeitende ihre Stammdaten selbst pflegen und Veränderungen per Klick genehmigt sowie mit Änderungsverlauf dokumentiert werden, sinkt der administrative Aufwand für die Verwaltung erheblich.
• Rechtssichere Dokumentenablage: Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge und Qualifikationsnachweise werden GoBD-konform gespeichert. Das gibt Unternehmen Sicherheit bei Prüfungen und strukturiert die digitale Ablage dauerhaft.
• Nahtlose Prozessintegration: Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung laufen in einem einzigen System. Erfasste Zeiten, Überstunden und Zuschläge fließen automatisch in die Lohnvorbereitung, was manuelle Übertragungsfehler minimiert.
• Flexible Schnittstellen für die Lohnbuchhaltung: Der Export der Lohndaten an DATEV, Deel, ADP und SDWorx oder der direkte Zugang für das Steuerbüro erleichtern den Monatsabschluss spürbar und sparen Zeit.
• Automatisches Compliance-Tracking: Kenjo zeigt zuverlässig an, welche Zertifikate und Schulungen wann ablaufen. Dies ist ein entscheidender Vorteil für Speditionen oder MVZs, die strenge gesetzliche Nachweispflichten erfüllen müssen.

Bereiche mit Verbesserungspotenzial

Trotz der vielen nützlichen Funktionen gibt es auch Aspekte, die Interessenten vor einer Entscheidung berücksichtigen sollten:

• Keine finale Lohnabrechnung: Kenjo bereitet die Lohnabrechnung detailliert vor und exportiert die Daten an das Steuerbüro oder eine externe Lohnsoftware. Die eigentliche, finale Abrechnung erstellt das System jedoch nicht selbst.
• Fokus auf operative Basisprozesse: Recruiting, Performance-Management und Mitarbeiterbefragungen sind zwar als Funktionen vorhanden, bilden aber nicht den Schwerpunkt der Software. Wer eine sehr breite HR-Suite mit tiefgehenden Modulen für die strategische Personalentwicklung sucht, braucht dafür voraussichtlich andere Werkzeuge.

Das Fazit

Kenjo positioniert sich klar und erfolgreich in einer spezifischen Nische. Für reine Büro- und Wissensarbeiter-Unternehmen mag der Funktionsumfang im Bereich Talentmanagement zu schlank sein. Doch für Betriebe, deren Belegschaft nicht am Schreibtisch arbeitet, bietet die Software eine passgenaue und strukturierte Lösung.

Ein konkretes Beispiel: Ein mittelständisches Logistikunternehmen kann mit Kenjo nicht nur die Schichten der Fahrer planen und deren Arbeitszeiten per App erfassen, sondern wird auch automatisch gewarnt, bevor ein Gefahrgutschein abläuft. Ebenso profitiert ein Praxisverbund davon, dass Zuschläge für Wochenenddienste automatisch in die Lohnvorbereitung für das Steuerbüro fließen, ohne dass jemand manuell Tabellen abgleichen muss.

Wenn Sie die Zettelwirtschaft beenden und operative Personalprozesse bündeln möchten, ist die Plattform eine Überlegung wert. Weitere Informationen und Details zu den Funktionen finden Sie direkt auf der Website von Kenjo unter Personalverwaltungssoftware.