FRANKFURT AM MAIN / LONDON (IT BOLTWISE) – KI-gestützte Software-Agenten sollen Rechnungen und Kontoabstimmungen in der Buchhaltung drastisch beschleunigen. Im Zentrum stehen neue Agentenfunktionen, die Rechnungen aus Lieferantenportalen automatisch abrufen und Vorbereitungen für Kontoabstimmungen weitgehend übernehmen. Für Unternehmen ist entscheidend, dass die Automatisierung nicht an Sicherheitsmechanismen und neuen Pflichten der EU-KI-Verordnung scheitert. Gleichzeitig zeigt der Test für autonome B2B-Zahlungen, wie stark Authentifizierung und Autorisierung künftig in den Agentenprozess eingezogen werden.
Rechnungsabruf, der in vielen Unternehmen bisher als langwieriger Engpass gilt, bekommt gerade ein neues Gesicht: KI-Agenten greifen dort an, wo heute vor allem manuelle Eingaben und nachgelagerte Prüfprozesse Zeit kosten. Während klassische Workflow-Automatisierung häufig nur Dokumente verteilt und Datenfelder ausliest, übernehmen Agenten den nächsten Schritt autonomer – etwa indem sie Rechnungen selbstständig bei Lieferantenportalen anfordern. Genau an dieser Stelle verspricht ein neuer Ansatz aus dem Payhawk-Umfeld eine deutliche Verkürzung der Bearbeitung: Ziel ist, die durchschnittliche Einreichungszeit für Rechnungen von 12,6 Tagen auf zwei Tage zu drücken.
Technisch betrachtet verschiebt sich damit das Betriebsmodell in Richtung „Agent Fetch“: Der Software-Agent ruft Rechnungen selbstständig von Lieferantenportalen ab und beschleunigt den Prozess laut Herstellerangaben bis zu zwölfmal gegenüber menschlichen Mitarbeitern. In der Beta-Phase mit über 550 Unternehmen sollen 68,6 Prozent der Abrufversuche innerhalb dieser automatisierten Logik gelingen. Entscheidend ist jedoch nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Rolle der Sicherheitsarchitektur: Damit automatisierte Zugriffe nicht durch Schutzmechanismen blockiert werden, wird die Lösung als zertifizierter Bot registriert – ein Detail, das in der Praxis oft darüber entscheidet, ob Automatisierung zuverlässig läuft oder in produktiven Umgebungen sporadisch ausfällt.
Der zweite Schwerpunkt liegt auf der Kontoabstimmung, wo sich Unternehmen bislang mit komplexen Ausnahmelogiken, periodischen Abgleichen und begrenzter Vorhersagbarkeit konfrontiert sehen. BlackLine treibt hier ebenfalls Multi-Agenten-Ansätze voran und meldete die allgemeine Verfügbarkeit seines Multi-Agenten-KI-Systems „Verity Prepare“. Die Kernidee: KI übernimmt die Vorbereitung von Kontoabstimmungen, liefert für Buchungsvorschläge Begründungen, vergibt Konfidenzbewertungen und erzeugt einen Prüfpfad, der die spätere Revision unterstützt. Trotzdem bleibt die finale Kontrolle beim Menschen – und genau dieses Zusammenspiel ist für viele Unternehmen der pragmatische Weg: Automatisieren, wo die Trefferwahrscheinlichkeit hoch ist, und die entscheidenden Freigaben im Vier-Augen-Prinzip verankern.
Damit rückt auch die regulatorische Perspektive in den Vordergrund, weil Agenten in der Buchhaltung nicht mehr nur „Dokumentenverarbeitung“ sind, sondern in Entscheidungen und Prozessen eingreifen. Im Kontext neuer Regeln ist insbesondere die EU-KI-Verordnung ein Bezugspunkt: Unternehmen müssen ihre IT- und Risikoarbeit so aufstellen, dass KI-Systeme nachvollziehbar eingesetzt werden können. Für die IT-Abteilung bedeutet das in der Praxis weniger „Papierwork“, sondern vor allem die Fähigkeit, Modell- und Prozessverhalten zu dokumentieren, Risikoklassen einzuordnen und die Zuständigkeiten zwischen KI und Fachabteilung klar zu definieren. Ohne diese Architektur droht Automatisierung in der Produktion nicht am Modell zu scheitern, sondern an fehlender Governance.
Parallel entsteht ein zweiter Anwendungsstrang, der über Rechnungen und Abstimmungen hinausgeht: autonome B2B-Zahlungen. In Greater China fand am 26. Juli eine erste Live-B2B-Transaktion statt, die ein KI-Agent von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung vollständig autonom abwickelte; Visa unterstützte das Projekt. Auch in Deutschland bereitet Visa laut Bericht die Infrastruktur für solche Transaktionen vor. Im Fokus stehen neue Authentifizierungs- und Autorisierungsmethoden speziell für Software-Agenten – eine Voraussetzung, damit Agenten nicht nur Daten abrufen, sondern auch Zahlungen auslösen können, ohne dass dabei Sicherheitslogiken „überfahren“ werden. Commerzbank und DZ Bank testen dabei die Integration unter Berücksichtigung regulatorischer Vorschriften, mit dem erklärten Ziel, Routinekäufe mit minimaler menschlicher Beteiligung durchzusetzen.
Der Trend beschränkt sich dabei nicht auf den Finanzbereich. Laut Ankündigung plant das Unternehmen LIS im Umfeld der IAA TRANSPORTATION im September einen KI-Assistenten, der Dispositionsaufgaben übernehmen, Touren vorschlagen und Aufträge aus PDFs oder E-Mails automatisch erfassen soll. Solche Agenten-Workflows zeigen ein wiederkehrendes Muster: Aus Eingangsquellen werden strukturierte Daten, anschließend werden Entscheidungen vorbereitet, und schließlich entstehen Aktionen in operativen Systemen. Zudem unterstreicht die Übernahme eines Startups durch MoonPay im Juni den Sog in Richtung Agentenbasierter Buchhaltungs- und Journalprozesse: Agenten sollen dort 93 Prozent der Journalbuchungen automatisieren und den Monatsabschluss beschleunigen. Gerade weil diese Aufgaben bisher stark von manuellen Dateneingaben geprägt waren, wirkt die Entwicklung wie ein Endspurt für klassisch geprägte Backoffice-Prozesse – und gleichzeitig wie ein Weckruf, die Sicherheits- und Compliance-Schicht für „agentische“ Zugriffe mitzudenken.
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