KI-Diktiergerät für den Vertrieb: 6 Lösungen im Vergleich 2026

Für Vertriebsteams, die Kunden vor Ort treffen und viel telefonieren, ist der Plaud Note Pro 2026 die vielseitigste Lösung. Er protokolliert den Termin am Tisch ebenso wie das Telefonat mit dem Handy am Ohr. Laufen Ihre Verkaufsgespräche fast nur per Video, reicht oft die KI, die in Teams, Zoom oder Google Meet ohnehin steckt.

Der Engpass liegt im Außendienst. Ein KI-Diktiergerät für Kundengespräche hält fest, was im Showroom, auf der Baustelle oder beim Mittagessen mit dem Einkauf besprochen wurde. Daraus entsteht ein Protokoll mit nächsten Schritten, das Sie ins CRM übernehmen. Genau dort, wo keine Meeting-Software mitläuft, gehen sonst die meisten Details verloren.

Grundlage dieses Vergleichs sind Herstellerangaben und Listenpreise, Stand: Oktober 2026. Einen eigenen Praxistest jedes Tools haben wir nicht durchgeführt.

Plaud Note Pro: der Allrounder für Außendienst und Telefonverkauf

Plaud Note Pro ist ein KI-Diktiergerät im Scheckkartenformat für Kundentermine und Verkaufstelefonate. Auf dem Besprechungstisch nehmen vier MEMS-Mikrofone Stimmen bis 5 Meter Entfernung auf. Haftet das Gerät an der Rückseite des Smartphones, zeichnet ein VPU-Sensor das Telefonat auf, das Sie mit dem Handy am Ohr führen. Ein Sensor erkennt dabei selbst, ob gerade telefoniert oder am Tisch gesprochen wird.

Plaud Note Pro, KI-Diktiergerät im Scheckkartenformat: am Smartphone für Telefonate, auf dem Tisch für Kundentermine. Bild: Plaud

Nach dem Gespräch liefert Plaud Intelligence ein Transkript mit Sprecherkennzeichnung, eine Zusammenfassung nach einer Vorlage Ihrer Wahl und eine Liste offener Punkte. Über ein eigenes Vokabular lernt die Transkription Produktnamen, Kundennamen und Branchenbegriffe.

Stärken: ein Gerät für Tisch und Telefon, kein Bot im Kundentermin, bis zu 30 Stunden Aufnahme (50 Stunden im Endurance-Modus).

Schwächen: Mit 189,00 € ist die Hardware eine eigene Investition. Der kostenlose Starter Plan endet bei 300 Transkriptionsminuten pro Monat, was bei mehreren Terminen am Tag schnell erreicht ist. Der Pro Plan kostet 110,99 € im Jahr und enthält 1 200 Minuten pro Monat.

Fazit: Die beste Wahl für Verkäuferinnen und Verkäufer, die zwischen Kundenbesuch und Telefon wechseln.

Plaud NotePin S: für Messen und Termine in Bewegung

Plaud NotePin S ist ein tragbares KI-Diktiergerät zum Anstecken für Messegespräche, Rundgänge beim Kunden und kurze Termine zwischen zwei Besuchen. Das 17,4 Gramm leichte Gerät hängt am Revers, am Lanyard oder am Handgelenk. Ein Druck auf die Taste startet die Aufnahme. Press to Highlight markiert den Moment, in dem der Kunde einen Preis oder eine Zusage nennt.

Plaud NotePin S, tragbares KI-Diktiergerät zum Anstecken: Ein Druck auf die Taste markiert wichtige Momente. Bild: Plaud

Stärken: Hände frei am Messestand, bis zu 20 Stunden Aufnahme, gleiche KI-Auswertung wie beim Plaud Note Pro.

Schwächen: Telefonate kann der Plaud NotePin S nicht aufnehmen, und die Reichweite von 3 Metern passt eher zum Zweiergespräch als zum Konferenzraum.

Fazit: Ideal für den Messeauftritt und den Außendienst zu Fuß.

Plaud One: für Vertriebler mit Ohrhörern

Plaud One ist ein KI-Diktiergerät in Ohrhörer-Form für Telefonate und Videocalls unterwegs. In jedem Ohrhörer erfasst ein VPU-Sensor beide Seiten des Gesprächs, und das Ladecase nimmt Präsenztermine allein bis 5 Meter auf. Eine eingebaute 4G-eSIM verarbeitet die Aufnahmen auch ohne Smartphone. Plaud Agent lässt sich per „Hey Plaud“ oder über die Agent-Taste aktivieren.

Schwächen: Die Explorer Edition für 249,90 € ist laut offizieller Seite derzeit ausverkauft (Stand: Oktober 2026). Einige Agent-Funktionen folgen in einem künftigen Update, und eine Akkulaufzeit ist noch nicht angegeben.

Fazit: Spannend für Telefonvertrieb mit Headset, sobald das Gerät wieder lieferbar ist.

Microsoft Teams mit Copilot: wenn der Vertrieb in Microsoft 365 arbeitet

Copilot fasst Teams-Besprechungen zusammen, listet Aufgaben auf und beantwortet Fragen zum Verlauf eines Calls. Microsoft 365 Copilot Business kostet als Zusatzlizenz 18,20 Euro netto pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Stand: Oktober 2026).

Schwächen: Copilot arbeitet nur mit Gesprächen, die über Teams laufen. Bei größeren Vertriebsteams summiert sich der Preis pro Kopf.

Fazit: Sinnvoll, wenn Kundengespräche ohnehin fast alle in Teams stattfinden.

Zoom AI Companion: für Produktdemos per Zoom

Zoom AI Companion ist in den bezahlten Zoom-Workplace-Tarifen ohne Zusatzkosten enthalten. Er erstellt Zusammenfassungen von Meetings und beantwortet Fragen während des Calls.

Schwächen: Der Kundentermin vor Ort und das Gespräch über das Mobilfunknetz bleiben außen vor.

Fazit: Eine gute Grundlage für Teams, die Demos per Zoom präsentieren.

Google Meet mit Gemini: für Teams mit Google Workspace

Mit „Notizen von Gemini“ schreibt Google Meet ein Protokoll als Google Doc. Seit August 2026 funktioniert das in höheren Workspace-Tarifen auch bei Präsenzbesprechungen, allerdings nur mit einer Sprache pro Sitzung.

Schwächen: Gemischtsprachige Gespräche mit internationalen Kunden bereiten Probleme, und die Präsenzfunktion setzt bestimmte Tarife voraus.

Fazit: Interessant für Organisationen, die komplett in Google Workspace arbeiten.

So finden Sie die passende Lösung

Wo verkaufen Sie? Treffen Sie Kunden vor Ort, brauchen Sie ein Gerät im Raum. Verkaufen Sie fast nur per Video, aktivieren Sie zuerst die KI Ihrer Meeting-Plattform.

Wie viel telefonieren Sie? Für Gespräche mit dem Handy am Ohr eignet sich der Plaud Note Pro, für Telefonate mit Ohrhörern der Plaud One.

Wie groß ist das Team? Copilot kostet pro Nutzer und Monat. Ein KI-Diktiergerät kaufen Sie einmal, die Transkription ist bis 300 Minuten im Monat kostenlos.

Arbeiten Sie viel auf Messen? Dann spielt der Plaud NotePin S seine Stärken aus.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich die Einwilligung meiner Kunden?

Ja. Informieren Sie alle Beteiligten vor der Aufnahme und beachten Sie die geltenden Gesetze.

Ersetzt ein KI-Diktiergerät die Meeting-KI?

Nein, beides ergänzt sich. Die Meeting-KI deckt Videocalls ab, das Gerät den Termin vor Ort und das Telefonat.

Was kostet die Transkription bei Plaud?

Der Starter Plan enthält 300 Minuten pro Monat. Der Pro Plan kostet 110,99 € im Jahr für 1 200 Minuten pro Monat, der Unlimited Plan hebt die Grenze auf.

Wie steht es um den Datenschutz?

Plaud richtet seinen Datenschutz an der DSGVO aus, und die Kontrollen sind nach SOC 2 Type II geprüft. Kundendaten werden nie ohne ausdrückliche Zustimmung zum Training von KI verwendet.

Starten Sie mit dem Termin, der heute ohne Protokoll endet

Prüfen Sie Ihre Woche: Welches Kundengespräch hinterlässt regelmäßig nur Stichpunkte? Meist ist es der Termin vor Ort oder das Telefonat unterwegs. Dort lohnt sich der Test mit einem KI-Diktiergerät zuerst.