FRANKFURT AM MAIN / LONDON (IT BOLTWISE) – Ab 2026 werden Nachweise für den Behinderten-Pauschbetrag elektronisch einfacher. Zum 1. Januar 2028 soll dagegen die Papierbelegausgabe für Unternehmen weitgehend verschwinden und durch digitale Belege mit QR-Code ersetzt werden. Parallel rückt der EU KI-Act stärker in den Fokus der Aufsicht: Ab dem 2. August können Behörden konkrete Nachweise zur KI-Kompetenz verlangen. Welche Anpassungen das für Steuer-IT, Kanzleiprozesse und Compliance-Workflows bedeutet, zeigt der Überblick.
Die nächste Welle aus Gesetzes- und Referentenentwürfen trifft in den nächsten Jahren gleich mehrere Verwaltungs- und Prüfbereiche: Insolvenzrecht, Energierecht, Geldwäscheprävention und die Digitalisierung der Steuerberatung. Für Berufsträger und Organisationen heißt das vor allem eines: IT-Änderungen sind nicht mehr „nice to have“, sondern Voraussetzung, um Nachweise fristgerecht zu liefern und Kontrollmechanismen dauerhaft konsistent zu betreiben. Besonders sichtbar wird der Wandel bei der Beleg- und Kassensystematik, weil er die Schnittstelle zwischen Kassensoftware, ERP-Systemen und Finanzverwaltung direkt neu ordnet.
Im Insolvenzrecht plant das Bundesjustizministerium eine Vereinheitlichung bei Zulassung und Aufsicht von Insolvenzverwaltern. Zentral ist dabei eine neue Kammer, die künftig die Zulassung verantwortet, plus ein zentrales Berufsträgerregister. Die Aufsichtslogik wird dabei deutlich schärfer: Für Verstöße sind Geldbußen von bis zu 5 Millionen Euro vorgesehen, was den Compliance-Charakter der Berufsaufsicht spürbar erhöht. Für betroffene Organisationen bedeutet das konkret, dass Prozesse zur Dokumentation von Tätigkeiten, zur Sicherung von Qualifikationsnachweisen und zur lückenlosen Aktenführung enger an digitale Infrastruktur gekoppelt werden müssen. Dazu gehört auch, dass Register- und Prüfprozesse organisatorisch so vorbereitet werden, dass neue Auskunfts- und Nachweispflichten nicht als „Restarbeit“ in den Fristendruck geraten.
Während sich Unternehmen im Insolvenzkontext auf stärkere Aufsicht einstellen, kommen im Prüf- und Energierecht zusätzliche, operationalisierbare Pflichten hinzu. Der Referentenentwurf zum EEG 2027 sieht eine Pachtbegrenzung für Windenergieanlagen vor, deren Einhaltung durch Wirtschaftsprüfer künftig per Testat nachgewiesen werden soll. Die Größenordnung wirkt dabei unspektakulär, ist aber für Planung und Personalbedarf relevant: Schätzungen gehen von rund 64 solchen Prüfungen pro Jahr aus, mit Kosten von etwa 4.000 Euro je Testat. Parallel betont die Bundesregierung das Ziel, bis 2030 einen Anteil von 80 Prozent erneuerbarer Strom am Bruttostromverbrauch zu erreichen. Für Kanzleien und Prüfer verschiebt sich damit die Rolle von KI-gestützter Vorprüfung und Dokumentationsautomatisierung: Sie kann zwar Arbeit reduzieren, ersetzt aber nicht das formale Testat. Entscheidend ist deshalb, wie sauber Datensätze, Anlagenstammdaten und Vertrags-/Pachtparameter versioniert werden, damit das Ergebnis im Audit reproduzierbar bleibt.
Der deutlichste Alltagseffekt hängt jedoch an der Digitalisierung im Steuerrecht – und hier knüpft sich der Übergang an konkrete Zeitpunkte. Beim Behinderten-Pauschbetrag wird der Nachweis für schwerbehinderte Rentner ab 2026 vereinfacht: Neue Feststellungen zum Grad der Behinderung sollen elektronisch an die Finanzämter übermittelt werden, sobald Steuer-Identifikationsnummer und Einwilligung vorliegen. Gleichzeitig spüren viele Steuerpflichtige die Komplexität bestehender Online-Portale; die Verwaltung setzt deshalb auf zusätzliche Nutzungs- und Übergangshilfen, damit elektronische Prozesse wirklich in der Fläche funktionieren. Noch weitreichender ist die geplante Abschaffung der Papierbelegausgabepflicht zum 1. Januar 2028: Stattdessen sollen digitale Belege per QR-Code bereitgestellt werden. Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz müssen dann zertifizierte elektronische Registrierkassen einsetzen. Für die IT-Seite heißt das: QR-Code-Generierung, Signatur- oder Integritätsmechanismen, die eindeutige Zuordnung zu Transaktionen sowie Schnittstellen zu Kassensoftware und Buchhaltung müssen so gestaltet werden, dass sie die Anforderungen im Tagesgeschäft erfüllen – nicht nur im Testlauf.
Auch im Geldwäschekontext steigt der Aufwand in Richtung „risikobasiert, aber sektor-spezifisch“. Verpflichtete wie Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer sollen eine neue sektorspezifische Risikoanalyse berücksichtigen. Das Bundesfinanzministerium stellt dabei besonders auf die Verschleierung wirtschaftlich Berechtigter bei juristischen Personen und Personengesellschaften ab. Für Unternehmen und Prüfungs-Teams ist das mehr als ein neues Formular: Risikoanalysen müssen plausibel, überprüfbar und in interne Kontrolllogiken übersetzt werden. Gerade in der Praxis entscheidet darüber die Qualität der Datenflüsse aus Kundenstammdaten, wirtschaftlich Berechtigten, Vertragsstrukturen und Dokumentenlage. KI kann hier beim Abgleich und bei der Mustererkennung unterstützen, doch die Verantwortung bleibt an nachvollziehbaren Prüfschritten hängen.
Mit Blick auf KI verschiebt sich der Schwerpunkt ebenfalls von „Formalia vorhanden“ zu „Nachweise verfügbar“. Die Kompetenzpflichten gemäß dem EU KI-Act bestehen zwar bereits seit Anfang 2025, aber ab dem 2. August können Aufsichtsbehörden konkrete Nachweise über die KI-Kompetenz der Mitarbeiter anfordern. Das betrifft nicht nur klassische KI-Anbieter, sondern ausdrücklich auch Behörden und Kanzleien, die KI-Systeme einsetzen. Damit rückt die Frage nach Governance in den Mittelpunkt: Wer dokumentiert Trainingsinhalte? Wie werden Rollenprofile definiert? Welche internen Freigabeprozesse sorgen dafür, dass Modelle, Prompt-Policies und Datenhandhabung so erklärt werden können, dass ein Prüfer das Vorgehen nachvollzieht? Unternehmen sollten ihre Schulungsnachweise, technischen Dokumentationen und den Prozess zur internen Weiterentwicklung von Kompetenzen so aufsetzen, dass sie bei einer behördlichen Prüfung nicht zwischen HR, IT und Compliance „verloren gehen“.
Der politische Rahmen wird zusätzlich durch Elektrifizierungs- und Steuer-IT-Themen unterlegt. Die EU-Kommission hat einen Aktionsplan zur Elektrifizierung vorgestellt, mit dem Ziel, dass der Stromanteil am Endenergieverbrauch bis 2040 auf 46 Prozent steigen soll. Für Rechenzentren ist das nicht abstrakt: Bis 2027 soll eine Methodik entwickelt werden, um das Flexibilitätspotenzial von Rechenzentren bewerten zu können. Daneben intensivieren Bundesländer die Zusammenarbeit in der Steuer-IT: Hessen und Rheinland-Pfalz haben eine langfristige Kooperation vereinbart, wobei Hessen ab Juli umfangreiche Rechenzentrumsflächen in Frankfurt am Main bereitstellt und der Umzug der Systeme bis Sommer 2027 abgeschlossen sein soll. In der Summe zeichnet sich damit ein klares Bild ab: Digitale Steuerprozesse werden nicht nur „online“, sondern technisch tiefer in Infrastruktur, Audit-Fähigkeit und Datenbereitstellung verzahnt. Wer jetzt Kassen- und Belegprozesse, Risikoanalysen sowie KI-Kompetenzen in eine gemeinsame Architektur aus Dokumentation, Datenhaltung und Rollenverantwortung übersetzt, reduziert das Risiko, dass einzelne Pflichtbausteine später als teure Notlösung nachgezogen werden müssen.
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