LONDON (IT BOLTWISE) – Neue rechtliche Leitlinien konkretisieren, wie Arbeitgeber die Urlaubsabgeltung bei langzeiterkrankten Beschäftigten korrekt berechnen. Im Mittelpunkt steht der relevante Bewertungszeitpunkt: Für die Wertermittlung zählt grundsätzlich der Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Summe wird über den Geldfaktor nach § 11 Bundesurlaubsgesetz aus dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen abgeleitet. Zugleich erklären die Leitlinien, warum krankheitsbedingte Verdienstkürzungen den Referenzverdienst grundsätzlich nicht reduzieren dürfen.
Wer Arbeitsverhältnisse mit offenen Urlaubsansprüchen beendet, muss nicht nur Fristen im Blick behalten, sondern auch die Wertermittlung sauber dokumentieren. Genau hier setzen die neuen rechtlichen Leitlinien an, die am 29. Juli 2026 veröffentlicht wurden: Sie liefern Personalabteilungen und Arbeitgebern eine Orientierung, wie die Urlaubsabgeltung für langzeiterkrankte Arbeitnehmer berechnet werden soll. Ziel ist vor allem, finanzielle Nachforderungen zu vermeiden, die typischerweise aus falschen Annahmen bei der Berechnungsbasis oder bei der Behandlung krankheitsbedingter Entgeltveränderungen entstehen.
Ein zentraler Punkt betrifft den Zeitpunkt, der für die Berechnung heranzuziehen ist. Nach den Leitlinien sind für die Wertermittlung grundsätzlich die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses maßgeblich. Damit knüpfen die Vorgaben an die fortgeschriebene Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) an; schon ein Urteil vom 3. Juni 2025 (9 AZR 137/24) hatte die Berechnungsmethode bei Langzeiterkrankungen im Detail präzisiert. Praktisch bedeutet das: Arbeitgeber dürfen nicht einfach frühere Verdienststufen „zurückrechnen“, wenn das Entgeltniveau später gestiegen oder verändert wurde. Stattdessen soll der Ausgleich das abbilden, was ohne die Beendigung des Arbeitsverhältnisses vertraglich und wirtschaftlich gegolten hätte.
Die Leitlinien ordnen anschließend den Geldfaktor in die Rechnung ein. Grundlage ist der Geldfaktor nach § 11 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), bei dem als Basis der durchschnittliche Arbeitsverdienst herangezogen wird. Dieser durchschnittliche Verdienst bezieht sich auf die letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs; bei der Urlaubsabgeltung vor Ende des Arbeitsverhältnisses wird entsprechend der Zeitraum herangezogen, der für die Abgeltung relevant ist. Für die Umsetzung heißt das: In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung muss der Referenzzeitraum konsistent erfasst werden, inklusive der Frage, welche Entgeltbestandteile in den Durchschnitt einfließen. Ebenso wichtig ist die Abstimmung mit der Frage, ob der Arbeitnehmer während des Referenzzeitraums tatsächlich gearbeitet hat oder ob ein Entgeltbezug aufgrund von Krankheit vorlag.
Gerade bei Krankheit verschiebt sich der Fokus von „was wurde gezahlt“ hin zu „wie darf es die Durchschnittsbildung beeinflussen“. Eine zentrale Schutzvorschrift besagt, dass krankheitsbedingte Verdienstkürzungen nicht zu Lasten des Arbeitnehmers gehen dürfen. Wenn ein Beschäftigter über einen längeren Zeitraum erkrankt war und etwa Krankengeld bezogen hat, darf dieser reduzierte Bezug den durchschnittlichen Arbeitsverdienst für die Urlaubsabgeltung nicht mindern. Gleiches gilt den Leitlinien zufolge auch bei dauerhafter Erkrankung oder wenn Leistungen im Zusammenhang mit einer Erwerbsminderungsrente bezogen werden: Zeiten unverschuldeter Arbeitsversäumnis sollen nicht negativ in die Kalkulation einfließen. Diese Linie stimmt überein mit der BAG-Rechtsprechung vom 16. April 2024 (9 AZR 165/23), die die Neutralität krankheitsbedingter Ausfälle bei der Bestimmung des Referenzverdienstes bestätigt.
Wie das in einer konkreten Rechnung aussieht, führen die Leitlinien exemplarisch vor. Angenommen, ein Arbeitnehmer hat zum Ende seines Arbeitsverhältnisses noch Anspruch auf 20 Urlaubstage. Bei einer regelmäßigen Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag ergibt das zunächst 160 abzugeltende Arbeitsstunden. Bei einem vereinbarten Stundenlohn von 18 Euro entspricht das einer Urlaubsabgeltung von 2.880 Euro brutto. Wichtig ist dabei der zweite Teil der Aussagekraft: Dieser Betrag soll unabhängig davon sein, ob der Arbeitnehmer im Referenzzeitraum der letzten 13 Wochen aufgrund seiner Erkrankung tatsächlich gearbeitet oder eine Entgeltfortzahlung erhalten hat. Die Leitlinien unterstreichen damit das Leitbild, dass der Urlaubsanspruch als finanzielles Surrogat die nicht mehr mögliche Freistellung wirtschaftlich vollständig ersetzen soll.
Aus Sicht der Unternehmenspraxis lohnt sich deshalb eine systematische Verknüpfung von Zeitwirtschaft, Lohnabrechnung und Dokumentation. Wenn Personalabteilungen die Berechnung auf Basis „aktueller Lohnlage“ und den Referenzverdienst aus dem definierten Zeitraum aufbauen müssen, geraten klassische Excel-getriebene Ausnahmeregeln schnell an ihre Grenzen. Besonders in Fällen mit Krankengeldbezug, Entgeltfortzahlung oder längeren Phasen ohne aktive Arbeitsleistung sollte ein nachvollziehbarer Berechnungsalgorithmus im Hintergrund stehen, der sowohl den relevanten Bewertungszeitpunkt als auch die Neutralitätslogik bei Krankheit abbildet. Unternehmen reduzieren damit nicht nur Nacharbeitsaufwand, sondern auch das Risiko unterschiedlicher Interpretationen zwischen HR, Payroll und der Rechtsabteilung.
Auch mit Blick auf die Markt- und Branchenwirkung ist die Veröffentlichung relevant, weil Urlaubsabgeltung bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen ein wiederkehrender Kosten- und Streitpunkt bleibt. Die Leitlinien liefern hier keine „neue“ Idee aus dem Nichts, sondern machen die Anforderungen handhabbar, indem sie Rechtsprechung in eine operative Orientierung übersetzen. Für Arbeitgeber heißt das: Wer Verträge und Berechnungsprozesse nicht rechtzeitig an die aktuelle BAG-Linie anpasst, riskiert gerade bei langzeiterkrankten Mitarbeitern systematische Fehlbeträge. Für Arbeitnehmer wiederum erhöht sich die Transparenz darüber, welche Lohnbasis und welcher Referenzzeitraum gelten sollen. Unterm Strich verschiebt sich die Erwartung weg von Einzelfall-Entscheidungen hin zu reproduzierbaren Berechnungspfaden, die sich auch in Betriebsprüfungen oder Auseinandersetzungen im Nachhinein verteidigen lassen.
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