LONDON (IT BOLTWISE) – Laut Daten von LightWork AI gehen 43 % der Immobilienanfragen nicht in der Zeit von Montag bis Freitag zwischen 9:00 und 17:00 ein. Die Auswertung von Anrufen, E-Mails und Portal-Anfragen für Juli bis September 2026 zeigt damit einen klaren Trend zu flexibleren Kontaktfenstern. Für Makler bedeutet das: Wer nur innerhalb klassischer Bürozeiten reagiert, riskiert spürbare Lead-Verluste und verzögerte Rückmeldungen. Gleichzeitig wird der Bedarf an automatisierter Vorqualifizierung und KI-gestützter Erstansprache konkreter.
Die Zahl wirkt auf den ersten Blick wie eine reine Service-Kennziffer, ist aber in der Immobilienbranche vor allem eines: ein Signal dafür, wie schnell Interessenten heute Entscheidungen anstoßen. LightWork AI kommt in einer Auswertung von Anrufen, E-Mails und Portal-Anfragen im Zeitraum von Juli bis September 2026 auf 43 % Kontaktaufkommen außerhalb der klassischen Geschäftszeiten von Montag bis Freitag zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr. Das verschiebt die Frage von „Wie gut ist unser Exposé?“ zu „Wie zuverlässig sind wir beim ersten Touchpoint?“. Denn wenn ein erheblicher Teil der Nachfrage außerhalb der Bürozeiten entsteht, entscheidet oft nicht mehr nur die Qualität der Objektpräsentation, sondern die Geschwindigkeit der Erstreaktion.
Technisch betrachtet geht es dabei um Prozesslatenz über mehrere Kanäle hinweg. Wer Anrufe und digitale Anfragen nur während des Kernzeitfensters entgegennimmt, baut unbewusst Zeitkorridore in die Lead-Pipeline ein: Ein Interessent schreibt abends, wartet bis zum nächsten Vormittag und wechselt in der Zwischenzeit möglicherweise zu einem Wettbewerber, der schneller bestätigt oder die nächsten Schritte anstößt. Die Datenlage von LightWork AI beschreibt genau diese Lücke indirekt, weil 43 % der Kontakte nicht in dem Zeitfenster stattfinden, in dem Teams typischerweise telefonieren, E-Mails bearbeiten und Portalanfragen beantworten. Das Problem ist dabei nicht auf einen einzelnen Kanal beschränkt: Die Studie bezieht Anrufe, E-Mails und Portal-Anfragen explizit mit ein. Damit wird deutlich, dass die „After-Hours“-Nachfrage nicht nur ein Randphänomen von E-Mail-lastigen Workflows ist, sondern auch in der unmittelbaren Interaktion über Telefonlinien sichtbar wird.
Historisch waren Maklerprozesse stark synchron: Besichtigungen, Rückrufe und Abstimmungen folgten der Arbeitsorganisation in Büros und auf Objektstandorten. Mit der Digitalisierung hat sich diese Synchronität aufgebrochen, weil Interessenten heute jederzeit suchen, speichern, vergleichen und Kontaktformulare ausfüllen können. Dass in der Praxis ein großer Anteil der Kontaktaufnahmen außerhalb 9:00 bis 17:00 Uhr landet, passt zu dem grundsätzlichen Verhalten vieler Nutzer in der digitalen Economy: Suchen und Initiieren passiert zeitlich flexibel, während Bearbeitung häufig noch bürogebunden bleibt. Die Studie trifft damit einen Nerv, weil die Erwartungshaltung an Servicezeiten nicht nur „irgendwie“ steigt, sondern konkret aus dem Kommunikationsmuster der Anfragenden heraus abgeleitet werden kann. Für Agenturen heißt das: Die klassische Annahme, dass Interessenten schon bis zum nächsten Werktag „in Geduld“ warten, wird durch reale Kontaktstatistiken zunehmend widerlegt.
Strategisch liegt der Hebel deshalb weniger in einzelnen Extra-Stunden, sondern in einer belastbaren Entkopplung von Erstkontakt und manueller Bearbeitung. LightWork AI deutet bereits an, dass KI-gestützte Chatbots oder automatisierte E-Mail-Antwortsysteme eine wirksame Lösung sein können, um erste Informationen zu liefern und Kontaktdaten zu erfassen, bis ein Mitarbeiter die Kommunikation übernimmt. Genau hier entsteht eine technisch sinnvolle Architektur: ein automatisierter „Front-Desk“ nimmt Anfragen außerhalb der Kernzeiten entgegen, klassifiziert Anliegen (z. B. Kaufinteresse, Mietanfrage, Besichtigungsvorschlag, Rückrufwunsch), beantwortet Standardfragen und sammelt die für den nächsten Schritt nötigen Informationen. Anschließend kann das CRM- oder Lead-Management-System die Anfrage mit Zeitstempel, Kanal und Nutzersignalen an den zuständigen Makler übergeben. Entscheidend ist dabei, dass die Automatisierung nicht als Komplettlösung missverstanden wird, sondern als Puffer, der Antwortzeiten verkürzt und die manuelle Bearbeitung auf Fälle mit echter Entscheidungsreife bündelt.
Auch organisatorisch verändert die Statistik den Wettbewerb, weil sie die „Fenster“-Logik angreift, die viele Teams bislang unbewusst nutzen. Wenn 43 % der Anfragen außerhalb des Kernzeitfensters ankommen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass ein Teil dieser Leads schlicht unbedient bleibt, solange Teams nicht über Nacht oder am frühen Abend zumindest automatisiert reagieren. Agenturen, die proaktiv arbeiten, können damit nicht nur die Lead-Conversion verbessern, sondern auch die Qualität der Nacharbeit: Anstatt am nächsten Morgen eine Flut an Anfragen zu verarbeiten, gehen vorqualifizierte, strukturiert erfasste Fälle ein, die der Makler gezielt priorisieren kann. Gleichzeitig lässt sich damit die Zufriedenheit steigern, weil Interessenten eine unmittelbare Rückmeldung erhalten und sich ernst genommen fühlen. Für Geschäftsführer und Operations-Verantwortliche wird die Kennzahl damit zu einer Planungsgrundlage: Ressourcen für Lead-Bearbeitung müssen nicht ausschließlich über „Stunden am Schreibtisch“ gedacht werden, sondern über Antwortketten, Automatisierungsgrad und Übergabepunkte.
Für die Umsetzung in der Praxis lohnt außerdem der Blick auf Messbarkeit: Eine Agentur sollte nicht nur prüfen, wie viele Anfragen außerhalb der Kernzeit eingehen, sondern auch, wie sich der Funnel verändert, wenn die Erstreaktion automatisiert wird. Dazu gehören beispielsweise Metriken wie Zeit bis zur ersten Bestätigung, Anteil der Leads mit vollständig erfassten Kontaktdaten und die Rate, mit der automatisiert beantwortete Standardfragen später in konkrete Besichtigungstermine münden. Ergänzend kann man kanalbezogen auswerten, ob Chatbots vor allem bei Formularanfragen helfen oder ob E-Mail-Automation den Rückkanal von Portal-Kontakten besonders stark beschleunigt. Wenn sich solche Effekte konsistent zeigen, wird aus der 43-%-Feststellung eine belastbare Business-Case-Argumentation für KI-gestützte Kundenkommunikation. Denn Digitalisierung verändert in Immobilienmärkten nicht nur die Suche und das Listing, sondern auch die Erwartungen an die Servicegeschwindigkeit – und genau diese Erwartung trifft die Statistik von LightWork AI direkt.
Am Ende geht es um eine einfache Konsequenz: Wer die Kommunikationszeiten nicht an die Anfragenden anpasst, überlässt den ersten Schritt anderen. Die Studie zeigt keinen „neuen Trend in der Theorie“, sondern beschreibt ein messbares Muster über 43 % Kontaktaufkommen außerhalb des üblichen Zeitfensters. Damit wird die technologische Frage nach KI-Chatbots und automatisierten E-Mail-Systemen zur operativen Pflichtaufgabe, nicht zum Nice-to-have. Agenturen, die diesen Übergang jetzt sauber gestalten – mit automatisierter Voransprache, klaren Übergaberegeln und messbaren Zielgrößen – können ihre Reichweite und Effizienz spürbar erhöhen. Gleichzeitig schaffen sie eine Grundlage, um das steigende Volumen digitaler Nachfrage verlässlich zu steuern, ohne dass jeder Lead zwangsläufig in manueller Handarbeit startet.
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