LONDON (IT BOLTWISE) – Das Bundesfinanzministerium plant, die Bonpflicht im deutschen Einzelhandel und Gastgewerbe ab 2028 durch eine verpflichtende digitale Belegbereitstellung zu ersetzen. Papierbons sollen künftig nur noch auf ausdrücklichen Kundenwunsch ausgehändigt werden. Gleichzeitig soll ab 2028 eine Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 EUR Umsatz greifen. Der Entwurf sieht zudem strenge Melde- und Aufzeichnungsanforderungen sowie spürbare Sanktionen bei Verstößen vor.
Die nächste Umstellung im deutschen Belegwesen kommt schneller als viele Kassenbetreiber erwarten: Das Bundesfinanzministerium will die seit 2020 geltende Bonpflicht ab 2028 durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzen. In der Praxis bedeutet das, dass Gewerbetreibende künftig standardmäßig digitale Belege bereitstellen müssen und ein physischer Papierbon nur noch dann ausgegeben wird, wenn ein Kunde das explizit wünscht. Damit verschiebt sich der Fokus weg vom gedruckten Beleg als Informations- und Nachweismedium hin zu einer datenbasierten Belegkette, die sich technisch in Kassen- und Buchhaltungsprozesse einfügt.
Technisch und organisatorisch ist der zentrale Punkt der Abschied von der „Papierausgabe als Default“. Der vorliegende Referententwurf sieht vor, die papierhafte Belegausgabepflicht zum 1. Januar 2028 offiziell abzuschaffen und stattdessen eine elektronische Pflicht einzuführen. Für Unternehmen heißt das, dass sie ihre Prozesse so ausrichten müssen, dass Belege nicht nur „mitgedruckt“, sondern digital erzeugt, bereitgestellt und in einem verwertbaren Format verfügbar gemacht werden. In der täglichen Umsetzung entscheidet damit weniger die Frage, ob ein Bon gedruckt wird, sondern ob das System die digitale Belegausgabe zuverlässig unterstützt und im Betrieb steuerfest nachweisbar bleibt.
Die Reform steht außerdem im größeren Kontext einer geplanten Kassenpflicht. Der Entwurf verknüpft die digitale Belegbereitstellung mit einer zusätzlichen Aufzeichnungskomponente: Für Betriebe, die mehr als 100.000 EUR Umsatz erzielen, soll ab 1. Januar 2028 eine Kassenpflicht greifen. Gerade dieser Schwellenwert kann in der Breite mehr Betriebe betreffen als reine „End-to-End“-Kassenlandschaften, weil er den Kreis auch auf Unternehmen erweitert, die bisher möglicherweise ohne ausgeprägte elektronische Aufzeichnungssysteme gearbeitet haben. Für die IT- und Steuerabteilungen entsteht dadurch eine zweite Baustelle neben der Belegerzeugung: die tatsächliche Betriebsfähigkeit einer regelkonformen Kassen- und Aufzeichnungsinfrastruktur.
Ein weiterer Hebel liegt in den Pflichten rund um elektronische Aufzeichnungssysteme. Der Entwurf stellt diese Systeme unter eine Mitteilungspflicht: Unternehmen sollen ihre eingesetzten Systeme innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme bei den zuständigen Behörden melden. Das ist weniger eine „Einmalaufgabe“ als ein Prozessbaustein für den laufenden Betrieb, etwa bei Systemwechseln, Migrationen oder Upgrades. Gleichzeitig soll die Regelung die Transparenz erhöhen und so eine lückenlose steuerliche Erfassung von Barumsätzen unterstützen. Für Unternehmen heißt das: Wer heute plant, Kassenhardware oder Software auszutauschen, muss die behördliche Meldedisziplin bereits in die Projektplanung integrieren.
Bei Verstößen setzt der Entwurf auf harte Durchsetzung. Vorgesehen ist ein Verzögerungsgeld von bis zu 250.000 EUR sowie zusätzlich Bußgelder von bis zu 25.000 EUR, wenn Aufzeichnungs- oder Mitteilungspflichten nicht eingehalten werden. Besonders relevant wird damit der Unterschied zwischen „technisch vorhanden“ und „fristgerecht nachweisbar aktiv“: Eine verspätete Meldung oder eine unklare Systemkonfiguration kann schnell zu einem Risiko werden, das über den rein steuerlichen Kontext hinaus operativ wirkt. Zusätzlich adressiert der Entwurf die Manipulationsgefahr durch einen eigenen Straftatbestand für den Einsatz von Manipulationssoftware; wenn Kassensysteme vorsätzlich durch solche Softwarelösungen verändert werden, um Umsätze zu verschleiern, drohen den Verantwortlichen laut Entwurf Freiheitsstrafen von bis zu 5 Jahren.
Für betroffene Unternehmen bedeutet das insgesamt, dass die nächsten Monate vor allem in die Vorbereitung und Systemhärtung fließen müssen. Der Entwurf wurde bereits an relevante Wirtschafts- und Fachverbände versandt, um deren Stellungnahmen im weiteren Gesetzgebungsverfahren einzuholen. Bis zu einer finalen gesetzlichen Verabschiedung bleibt zwar Spielraum für Änderungen, die Richtung ist aber klar genug, um Investitions- und Umstellungsentscheidungen frühzeitig zu treffen: digitale Belege als Standard, Kassenpflicht in der definierten Umsatzklasse und klare Meldepfade für elektronische Aufzeichnungssysteme. Wer diese Punkte jetzt zusammen mit Prozessverantwortlichen aus Finanzen, IT und Vertrieb überarbeitet, reduziert späteren Abstimmungsaufwand und vermeidet „Compliance-Lücken“, die in Betriebsprüfungen besonders sichtbar werden.
Auch aus Markt- und Wettbewerbssicht dürfte sich die Dynamik beschleunigen: Anbieter von Kassensystemen, Belegerstellung und Schnittstellen zu Buchhaltungslösungen müssen stärker beweisen, dass ihre Lösungen nicht nur Belege erzeugen, sondern sie auch digital bereitstellen und im vorgesehenen Rahmen meldbar bzw. auditierbar machen. Für IT-Teams entsteht zudem mehr Bedarf an sauberer Systemdokumentation, Rollen- und Zugriffsmodellen sowie an Regeln, wie Updates im laufenden Betrieb erfolgen, ohne die Nachweiskette zu beschädigen. Letztlich wird die Belegstrecke damit zu einem integralen Bestandteil der Compliance-Architektur im Handel – und nicht mehr zu einer reinen Druckfunktion am Point of Sale.
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