LONDON (IT BOLTWISE) – Das Bundesfinanzministerium hat einen Gesetzentwurf vorgelegt, der Kassenbons ab 2028 digital ausgeben will und dafür QR-Codes an den Kassendisplays vorsieht. Verbraucher sollen die Codes mit dem Smartphone scannen, um den Beleg direkt elektronisch zu erhalten. Unternehmen bleiben auf Wunsch weiterhin zur Papierausgabe verpflichtet, die Bonpflicht selbst soll aber modernisiert werden. Die Umstellung wird dabei an Umsatzschwellen geknüpft und soll schrittweise ablaufen, während parallel ein Zeitplan für das Gesetzgebungsverfahren läuft.
Der Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums, vorgelegt am 26. Juli 2026, setzt bei einem Problem an, das in Deutschland seit Jahren in der Praxis für Reibung sorgt: der papiergebundenen Belegausgabe im Handel. Seit 2020 besteht die Belegausgabepflicht, sie führte jedoch in der bisherigen Form zu einem erheblichen Verbrauch von Thermopapier. Die politische Antwort darauf ist diesmal deutlich technologiegetrieben: Statt den Beleg nur auszudrucken, soll die digitale Ausgabe zur verbindlichen Standardoption werden, mit der der Einzelhandel Belege medienbruchfrei bereitstellen kann.
Technisch steht dabei nicht primär ein neues Buchhaltungsmodell im Vordergrund, sondern die Art, wie der Beleg den Kunden erreicht. Kernidee des Entwurfs ist, dass QR-Codes auf den Displays der Kassensysteme angezeigt werden. Der Kunde erhält den Beleg, indem er den Code mit dem Smartphone scannt und den Kaufbeleg direkt in digitaler Form abspeichern kann. Gleichzeitig bleibt eine Tür für den stationären „Papierfall“ offen: Auf ausdrücklichen Wunsch müssen Unternehmen weiterhin einen Papierbeleg ausgeben können. Damit wird der Grundsatz „Bonpflicht bleibt“ mit einer Form der Bereitstellung kombiniert, die weniger auf Materialverbrauch und mehr auf Datenübermittlung setzt.
Damit die digitale Belegführung im Alltag nicht an heterogenen Kassensystemen scheitert, knüpfen die neuen Regelungen an Schwellenwerte für die wirtschaftliche Größe an. Laut Entwurf sollen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 100.000 Euro ab dem Jahr 2028 verpflichtet werden, elektronische Registrierkassen einzusetzen, die die Anforderungen an die digitale Belegübermittlung erfüllen. Der organisatorische Effekt ist klar: Vor allem mittlere und große Betriebe müssen ihre Point-of-Sale-Umgebung rechtzeitig auf Konfigurationen trimmen, die eine medienbruchfreie Übergabe der Belegdaten an die Endgeräte der Kunden sicherstellen. Das betrifft in der Praxis nicht nur die Kassensoftware, sondern typischerweise die komplette Kettenlogik aus Belegerstellung, QR-Code-Generierung und der Bereitstellung der Beleginhalte in einem Format, das im Mobilgerät zuverlässig abgerufen werden kann.
Auch der zeitliche Ablauf folgt einer Strategie, die eher Migration als abrupten Schnitt adressiert. Die Bundesregierung plant eine schrittweise Abschaffung der Papierbonpflicht: In einer ersten Phase soll die Pflicht zur Ausgabe von Papierbelegen für Beträge unter 30 Euro entfallen. Später soll die Ablösung dann auch für das digitale Format vollständig greifen. Für Unternehmen heißt das, dass sie nicht nur auf einen Stichtag planen dürfen, sondern mehrere Betriebszustände parallel beherrschen müssen: „digitaler Standard“ im Regelfall, Papier nach Kundenwunsch und zusätzlich eine Übergangslogik nach Einkaufswert. Parallel dazu zielt das Paket auf Bürokratieabbau ab; der politische Zeitplan nennt, dass es bis Ende 2026 die parlamentarischen Hürden nimmt und verabschiedet wird. Durch die frühe Veröffentlichung des Entwurfs im Sommer 2026 entsteht damit eine Vorlaufzeit von rund anderthalb Jahren, damit technische Anpassungen und Prozesse vor dem Wirksamwerden im Jahr 2028 umgesetzt werden können.
Für die Steuer- und Prüfmechanik liegt die eigentliche Relevanz weniger im QR-Code selbst als in der lückenlosen Dokumentation von Transaktionen. Genau das wird im Entwurf als zentrale Grundlage beschrieben, um bei einer Überprüfung durch das Finanzamt Nachzahlungen zu vermeiden. Aus Sicht der Enterprise-IT bedeutet das: Betriebe müssen sicherstellen, dass Belegdaten nicht nur „irgendwo“ abrufbar sind, sondern konsistent zu Umsatz- und Kassenlogik passen, revisionssicher verwaltet werden können und im Betrieb keine Medienbrüche entstehen, wenn die Ausgabe digital erfolgt. Daneben bleibt die technische Umstellung an mehreren Stellen in die Gesamtarchitektur eines Unternehmens eingebettet – vom Kassengerät bis zur Backoffice-Integration, die am Ende die steuerlich relevanten Daten verarbeitet. Wer jetzt plant, sollte daher nicht nur die Hardware-Kompatibilität prüfen, sondern auch die Datenflüsse, die Bedienprozesse an der Kasse und die Übergangsregeln für kleinere Beträge sauber modellieren.
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