LONDON (IT BOLTWISE) – GEFMA aktualisiert mit GEFMA 444 und GEFMA 445 die Qualitätskriterien für CAFM- und FM-Software. Neu hinzu kommen Prüfbausteine zu Auditierung/Checklisten, Nachhaltigkeit sowie erweiterte Funktionsbereiche rund um Reinigungsmanagement und Help- sowie Service-Desk. Damit sollen Produkte in Immobilienprojekten künftig transparenter vergleichbar sein und Entscheidungen schneller auf eine objektive Bewertungsbasis stellen. Für Hersteller bedeutet das ein erweitertes, standardisiertes Zertifizierungsprofil als vertrauensbildendes Qualitäts- und Leistungs-Signal.
Die Digitalisierung im Facility Management bekommt erneut ein Stück mehr Struktur: Der Deutsche Verband für Facility Management (GEFMA) hat seine Richtlinien GEFMA 444 und GEFMA 445 aktualisiert, die als Bewertungsgrundlage für die gefma-Zertifizierung von CAFM- und FM-Software dienen. In der Praxis geht es dabei weniger um „neue Funktionen“ im engeren Sinn, sondern um einen objektiven Qualitätsmaßstab für Software, die in Immobilienbetrieben Prozesse steuern, Daten bereitstellen und Nachweise erzeugen muss. Damit rücken Fragen nach Vergleichbarkeit, nachvollziehbarer Leistungsfähigkeit und belastbarer Auditierbarkeit stärker in den Fokus von Anwendern und IT-Entscheidern.
Technisch betrachtet adressieren die Richtlinien genau die Schnittstelle zwischen Fachprozess und IT-Implementierung: CAFM-Systeme müssen Instandhaltungs- und Workflow-Daten konsistent verwalten, Zuständigkeiten abbilden und zugleich Reportings ermöglichen, die sich nicht nur für interne Steuerung eignen, sondern auch für externe Nachweise. Mit der Aktualisierung erweitert GEFMA das Katalogsystem, das früher vor allem aus einer kleineren Anzahl von Prüffeldern bestand. So entsteht eine breitere Bewertungsabdeckung über Funktionsumfang, Prüf- und Dokumentationslogik sowie die Fähigkeit der Software, betriebliche Anforderungen über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie hinweg abzubilden.
Mit Blick auf die konkrete Erweiterung von GEFMA 444 wurden zwei zusätzliche Prüfungskataloge aufgenommen: „Auditierung/Checklisten“ und „Nachhaltigkeit“. Diese Ergänzungen wirken auf den ersten Blick wie thematische Erweiterungen, sind aber inhaltlich eng mit der Daten- und Nachweisfähigkeit von Software gekoppelt. Auditierung verlangt beispielsweise, dass Checklisten, Statusübergänge und Verantwortlichkeiten so dokumentierbar sind, dass Ergebnisse auch nach längerer Zeit reproduzierbar bleiben. Nachhaltigkeit bedeutet wiederum: Die Software muss Informationen so erfassen und strukturieren, dass sie in Entscheidungs- und Berichtssysteme überführbar sind, ohne dass Anwender ad hoc in separate Tabellenwelten ausweichen.
Auch GEFMA 445 wird ausgebaut: Neben den bisherigen Prüfbereichen kommen „Reinigungsmanagement“ sowie „Help- und Service-Desk“ hinzu. Damit wächst die Richtlinie von zwei auf vier wesentliche FM-Funktionsbereiche. Für Betreiber und Nutzer ist das besonders relevant, weil diese Domänen im Alltag oft hohe Ticket- und Prozessdichte aufweisen und Fehler sich unmittelbar in Kundenzufriedenheit, Qualität der Leistungserbringung und Betriebskosten niederschlagen. Für Hersteller bedeutet die Erweiterung, dass sie nicht nur Kernprozesse wie Planung und Dokumentation abdecken, sondern auch service-nahe, anlassbezogene Workflows – inklusive Zuständigkeiten und Rückkopplungsschleifen – konsistent implementieren müssen.
Im Markt verschiebt sich damit der Wettbewerbsfokus: Hersteller positionieren ihre CAFM-Lösungen zunehmend entlang von überprüfbaren Qualitätskriterien, statt sich allein über Feature-Breite zu unterscheiden. Genau hier lohnt der Vergleich mit etablierten Enterprise-Ökosystemen, etwa wenn CAFM-Funktionen in größere IT-Landschaften wie Ticketing- und Service-Management-Umgebungen (z. B. Plattformen aus dem Service-Management-Umfeld) eingebettet werden. Während klassische CMMS-/EAM-Ansätze häufig stark auf Instandhaltung optimiert sind, rücken die aktualisierten GEFMA-Richtlinien den Anspruch in den Vordergrund, FM-relevante Prozesse durchgängig auditierbar und servicefähig zu machen. Experten erwarten, dass Zertifizierungen wie diese künftig stärker als „Vergleichsanker“ bei Ausschreibungen wirken.
Einordnung aus der Praxis: In einem Interview hat Marko Opi?, Leiter des Zertifizierungsgremiums im GEFMA-Arbeitskreis Digitalisierung, den Mehrwert vor allem mit Transparenz, Differenzierung und Vertrauen beschrieben. Seine Kernaussage lässt sich technisch übersetzen: Wenn Prüfkriterien standardisiert sind, reduziert sich die Interpretations- und Abstimmungsarbeit zwischen Fachabteilung, IT und Einkauf. Das erhöht die Investitionssicherheit, weil Entscheider nicht nur Screenshots oder Demos gegeneinanderstellen, sondern die Leistungsfähigkeit anhand definierter Bewertungslogik abprüfen können. Für Hersteller ist das Zertifizierungssignal zugleich ein neutraler Qualitätsnachweis, der Vertriebs- und Onboarding-Prozesse beschleunigen kann.
Rückblickend ist die Entwicklung kein Sprung, sondern ein Lernprozess der Branche: CAFM-Software stand über Jahre oft vor dem Spannungsfeld, entweder zu flexibel und schwer vergleichbar zu sein oder zu sehr „auf Insellösungen“ zu setzen. Gerade Audit- und Compliance-Anforderungen haben in den letzten Jahren dazu geführt, dass Systeme Daten nicht nur erfassen, sondern belastbar nachweisen müssen. Vor diesem Hintergrund wirken die neuen GEFMA-Bausteine wie eine Reaktion auf den Reifegrad der Digitalisierung: Wer heute Immobilien betreibt, braucht ein System, das sich in Audit-Zyklen, Nachhaltigkeitsberichte und serviceorientierte Betriebsabläufe integrieren lässt – inklusive klarer Verantwortlichkeiten. Genau deshalb werden die Kataloge kontinuierlich weiterentwickelt.
Für die Zukunft ist entscheidend, wie konsequent GEFMA den Zyklus aus Prüfung, Zertifizierung und Aktualisierung fortsetzt. Die Richtlinien gelten ab sofort als Grundlage für Zertifizierungen nach GEFMA 444 und GEFMA 445; gleichzeitig versteht der Verband die Veröffentlichung als Teil eines fortlaufenden Entwicklungsprozesses. In der nächsten Stufe dürfte deshalb der Druck steigen, Zertifizierungskriterien nicht nur „einmalig“ zu erfüllen, sondern sie in Produkt-Roadmaps und Release-Prozesse zu verankern. Unternehmen sollten bei der Auswahl neuer CAFM- oder FM-Software künftig stärker auf die Fähigkeit achten, Audit- und Nachhaltigkeitsanforderungen strukturell zu unterstützen, statt sie später durch Workarounds zu kompensieren – denn genau diese Lücken werden in der Praxis bei Audits und Nachweisen besonders teuer.
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