BERLIN / LONDON (IT BOLTWISE) – Die Koalition beendet die telefonische Krankschreibung und macht ab dem ersten Tag eine ärztliche Bescheinigung zur Pflicht. Gleichzeitig verändern neue Reisekosten- und Homeoffice-Regeln die tägliche Abrechnung in Personal- und Finance-Teams. Parallel verschärfen Konzerne wie SAP ihre Budgetlogik und priorisieren KI-Rollen, um trotz Restrukturierungen handlungsfähig zu bleiben. Für Unternehmen heißt das: Verträge, Prozesse und Nachweise müssen kurzfristig nachgezogen werden, bevor Prüfungen oder Konflikte eskalieren.
Mit einem Reformpaket, das am 2. Juli im Koalitionsausschuss beschlossen wurde, verschiebt sich der Alltag in HR und Payroll spürbar: Die telefonische Krankschreibung fällt weg. Ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit braucht es damit eine ärztliche Bescheinigung, was den bisherigen Spielraum verkleinert, schnell zwischen Krankheit und Prozessabwicklung zu wechseln. In derselben politischen Bewegung stehen zudem Änderungen bei Befristungen und der Gegenfinanzierung über Steuern. So trifft die Reform Unternehmen nicht nur auf der arbeitsrechtlichen Ebene, sondern auch als Belastung für Dokumentation, interne Abstimmungen und rechtssichere Vertragsgestaltung.
Technisch-praktisch wird die Umsetzung in vielen Firmen zur „Compliance-Aufgabe“ entlang mehrerer Schnittstellen: Krankmeldungen, Arbeitszeitnachweise, Reisekosten-Workflows und Homeoffice-Abrechnung laufen im Tagesgeschäft meist in unterschiedlichen Systemen. Besonders sichtbar werden die steuerlichen Folgen bei Dienstreisen ab 1. Januar 2026. Die pauschale Erstattung für öffentliche Verkehrsmittel wurde gestrichen; stattdessen gilt eine einheitliche Entfernungspauschale von 38 Cent pro Kilometer – und zwar ab dem ersten Kilometer. Dazu kommt ab Januar 2027 eine Verkürzung der Frist für die Definition der ersten Tätigkeitsstätte von 48 auf 24 Monate. Für Pendel- und Einsatzmodelle bedeutet das: Reisekategorien und Zuordnungen müssen frühzeitig neu kalibriert werden.
Parallel verschärfen Finanzämter die Nachweislogik im Homeoffice. Für 2025 verlangen sie detaillierte Belege zur Homeoffice-Pauschale: Die 6 Euro pro Tag (maximal 1.260 Euro jährlich) gibt es nur noch mit Zeitaufzeichnungen oder Arbeitgeberbescheinigung. Genau hier entsteht ein typisches Risiko, das in der Praxis selten als „großer Gesetzesbruch“, aber als wiederholter Prozessfehler sichtbar wird: Wenn Zeitdaten nicht konsistent sind oder Nachweise nicht revisionssicher abgelegt werden, wird die Abrechnung anfechtbar. In Verwaltungen und Organisationen mit Workation-Regeln zeigt sich zudem ein Flickenteppich: Während etwa KBA und BSI ortsunabhängiges Arbeiten teils bis zu 60 Tage pro Jahr zulassen, hat das Gesundheitsministerium Auslandsarbeit gestrichen. Experten warnen deshalb vor Kündigungsrisiken bei eigenmächtiger Auslandsarbeit.
Auch Befristungen und Nebenjob-Steuerlogik drehen weiter. Das Paket erweitert die sachgrundlose Befristung auf bis zu 48 Monate mit bis zu sechs Verlängerungen – gültig bis Ende 2030. Als Gegenfinanzierung geplanter Steuerentlastungen ab 2027 steigt die Pauschalsteuer für Minijobs von 2 auf 5 Prozent. Das ist für viele Unternehmen nicht nur eine Frage der Steuerzeile im Lohnkonto, sondern auch der Personalplanung: Wenn Budgets unter Druck sind, werden Befristungszyklen oft als Flexibilitätsinstrument genutzt, während Minijob-Modelle häufig für Kapazitätsspitzen herhalten. Arbeitsrechtliche Anpassungen müssen daher mit steuerlicher Modellrechnung zusammengehen, sonst entstehen Lücken zwischen Vertragswerk und Abrechnungspraxis.
Während die Politik also an mehreren Schrauben gleichzeitig dreht, verschiebt sich in der Wirtschaft die Priorisierung. Ein Beispiel liefert SAP: Der Softwarekonzern hat Anfang Juli seine internen Reiserichtlinien verschärft. Interne Veranstaltungen und Reisen ohne direkten KI-Bezug wurden ausgesetzt, und Neueinstellungen sollen sich künftig stärker auf KI-spezifische Rollen konzentrieren. Laut Aussagen eines Sprechers dient der Schritt dazu, Mittel für Künstliche Intelligenz freizusetzen und ein Restrukturierungsprogramm fortzuführen, das bereits 2024 startete. Wie ein Arbeitsrechtsanwalt in einem aktuellen Interview betonte, werden solche Sparprogramme schnell zu „Arbeitsbedingungen im weiteren Sinn“ – deshalb müssen Führung, HR und Legal frühzeitig gemeinsam gestalten, statt nur Kostenziele nachzureichen.
Marktseitig lässt sich dabei eine Parallele zu anderen großen Playern erkennen. Wettbewerber wie Microsoft und Oracle investieren ebenfalls stark in KI-nahe Funktionen, beispielsweise über KI-gestützte Produktivität, Automatisierung in der IT-Betriebsführung und spezialisierte Recruiting-Programme. Der Unterschied liegt jedoch häufig im Governance-Detail: Während einige Anbieter auf breite KI-Enablement-Konzepte setzen, koppeln andere Kostensteuerung (etwa Reisebudgets) enger an KI-Rollen. Für Unternehmen, die mit solchen Plattformen arbeiten oder deren Dienstleistungen einkaufen, entsteht daraus eine doppelte Wirkung: Einerseits steigen die Anforderungen an interne Daten- und Prozessreife, andererseits müssen Einkauf, Vertragsmanagement und Projektplanung die neue Priorisierung in den jeweiligen Roadmaps berücksichtigen.
Historisch betrachtet ist die heutige „Nachweisverdichtung“ kein Zufall, sondern folgt einer Linie aus früheren Reformen: Bereits in den letzten Jahren wurden Krankmeldungen, Arbeitszeit- und Reisekosten-Nachweise stärker digitalisiert und häufiger auditierbar gemacht. Diese Entwicklung nimmt jetzt Tempo auf, weil mehrere Regelpakete zusammenlaufen: telefonische Krankschreibung entfällt, Homeoffice-Nachweise werden enger, Reisekostenpauschalen werden umgestellt. Gleichzeitig wird Bürokratie an anderer Stelle modernisiert, etwa durch digitale A1-Bescheinigungen: Seit dem 1. März 2026 gibt es die digitale A1-Bescheinigung für bilaterale Abkommen. Auf EU-Ebene zeichnet sich zudem eine Erleichterung ab: Kurze Geschäftsreisen bis zu drei Tagen innerhalb von 30 Tagen sollen voraussichtlich erst 2028 von der A1-Pflicht befreit werden. Das reduziert zwar Reibung für Kurzreisen, ändert aber nicht die Kernpflichten im nationalen Nachweisregime.
In der Zukunft entscheidet sich die Qualität der Umsetzung an drei Punkten. Erstens müssen Unternehmen ihre Workflows „end-to-end“ denken: Von der Krankmeldung über Zeitdaten bis zur Reisekostenabrechnung braucht es konsistente Datenflüsse, saubere Freigaben und revisionssichere Ablage. Zweitens wird Vertragsmanagement zur Engstelle: Befristungen bis 48 Monate, Verlängerungslogik und steuerliche Anpassungen bei Minijobs verlangen aktualisierte Muster, nachvollziehbare Genehmigungsprozesse und klare Kommunikation an Teams. Drittens sollten HR- und Finance-Organisationen die Investitionslogik großer Konzerne als Signal lesen: Wenn Budgets für Reisen und Recruiting auf KI-Use-Cases umgelenkt werden, steigen auch die Erwartungen an KI-unterstützte Sachbearbeitung, etwa in Dokumentations- und Abrechnungsprozessen. Wer diese Modernisierung verschläft, läuft Gefahr, dass Prüfungen oder Streitfälle nicht mehr „nachträglich reparierbar“ sind, sondern sofort auf Prozesse und Systeme zurückwirken.
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