LONDON (IT BOLTWISE) – Ab 2028 sollen Händler Kassenbons grundsätzlich digital ausgeben: Kunden scannen dafür einen QR-Code, ohne dass eine spezielle App nötig ist. Wer weiter Papier will, kann es auf Wunsch erhalten. Parallel zieht der Staat die Schrauben bei Registrierkassen an: Ab 2028 gelten für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz elektronische Kassen als Pflicht. Damit rückt das Beleg- und Archivierungs-Setup im Unternehmen deutlich stärker in den Fokus von Steuer- und Betriebsprüfungen.
Die geplante Umstellung vom Papierbon auf digitale Belege ist mehr als ein Komfort-Update für Kundinnen und Kunden. Das Bundesfinanzministerium will die Bonpflicht schrittweise modernisieren und dabei einen technischen Hebel nutzen, der sich in vielen Verkaufsszenarien bereits bewährt: Ein QR-Code auf dem Händler-Display führt den Kunden zum digitalen Beleg. Ab dem 1. Januar 2028 sollen Belege grundsätzlich in digitaler Form bereitgestellt werden, und zwar ohne dass eine spezielle App erforderlich sein soll. Für den stationären Handel bedeutet das vor allem: Das Kassensystem, das Layout der Belegausgabe und die technische Übergabe an den Kunden müssen so zusammenspielen, dass der Beleg im Alltag zuverlässig entsteht und beim Kunden auffindbar bleibt.
Dass das Papier nicht von heute auf morgen verschwindet, ist politisch bewusst angelegt. Laut Planung sollen erste Erleichterungen bereits Ende 2026 greifen: Ein Bürokratieentlastungspaket soll das entsprechende Gesetzesvorhaben durch das Parlament bringen und die Papierbonpflicht gestuft abbauen. Der Einstieg ist dabei an der Betragsgrenze orientiert: Zunächst soll die Pflicht für Bons mit Beträgen unter 30 Euro entfallen. In einem zweiten Schritt soll die Ausgabepflicht ganz wegfallen, solange der Kunde keinen Beleg verlangt. Bis zur endgültigen gesetzlichen Neuregelung bleibt die Ausgabepflicht aber bestehen, was in der Praxis ein klares Umstellungsfenster mit Übergangsrisiken schafft.
Die zweite Baustelle ist deutlich technischer und für viele Betriebe der eigentliche Belastungstreiber: parallel zur digitalen Bonpflicht werden die Anforderungen an Kassen verschärft. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro sollen ab 2028 elektronische Registrierkassen einsetzen müssen. Das Ziel wird im Kern mit Steuerrobustheit begründet: Manipulationen sollen erschwert und Geschäftsvorfälle manipulationssicher erfasst werden. Für IT- und Finanzverantwortliche heißt das, dass nicht nur die Belegausgabe verändert wird, sondern die gesamte Kassenkette – von der Erfassung der Transaktionen bis zur manipulationssicheren Speicherung und dem späteren Nachweis im steuerlichen Kontext. Wer heute noch auf eine eher „klassische“ Kassenarchitektur setzt, sollte die Roadmap deshalb eng mit dem Kassenvendor und dem Betriebssetup abstimmen.
Wichtig ist auch, wie schnell sich die Anforderungen über den nationalen Rahmen hinaus verdichten. International setzt sich elektronische Dokumentation durch: In Vietnam müssen Unternehmen mit über einer Milliarde VND Jahresumsatz bei Mietverträgen mit Privatpersonen elektronische Rechnungen nutzen. Innerhalb der EU läuft zudem die Umsatzsteuerabwicklung im B2C-Bereich bereits über das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS), insbesondere wenn Firmen die Bagatellgrenze von 10.000 Euro pro Jahr bei EU-weiten Verkäufen überschreiten. Daneben gibt es im Rechnungs- und Meldeumfeld weitere Impulse: Seit Januar 2026 gelten erweiterte Meldepflichten für Krypto-Dienstleister im Rahmen der DAC8-Richtlinie. Selbst im Zollbereich wurde eine Regel neu gefasst: Die frühere 150-Euro-Freigrenze wurde abgeschafft, stattdessen fällt pauschal eine Einfuhrabgabe von 3 Euro an. Zusammengenommen ergibt das ein Bild, in dem digitale Nachweise, Fristen und Datenflüsse zunehmend standardisiert werden.
Rechtssicherheit entsteht dabei nicht nur durch die Ausgabe eines digitalen Dokuments, sondern durch Archivierung, Dokumentation und belastbare Datenlogik. Im Kontext neuer Standards verweist der Text auf eine zentrale Weichenstellung aus dem Jahr 2025: Der Europäische Gerichtshof stellte im Juli 2025 klar, dass ein Verbrauchsteueranspruch nur dann entsteht, wenn Waren tatsächlich in den steuerlich freien Verkehr überführt wurden. Eine nationale Regelung, die Steueransprüche allein auf Basis gefälschter Rechnungen begründet, sei unionsrechtswidrig. Für Unternehmen ist das zwar kein „Freibrief“, verschiebt aber den Blick: Es braucht Nachweise über die tatsächlichen Vorgänge – und digitale Belege sind hierfür zwar ein Baustein, aber sie müssen verlässlich in den Prozess eingebunden sein. Zusätzlich steigt der Druck auf saubere Archivierungs- und Dokumentationspraktiken, weil Finanzämter diese Informationen in digitalen Betriebsprüfungen regelmäßig als Durchlauf- und Prüfpfade betrachten.
Auch die Datenvernichtung wird konkreter geregelt. Laut Quelle wurden die Archivierungsregeln ab Frühjahr 2026 angepasst: Die bisherige DIN 66399 wird durch die internationale Norm ISO/IEC 21964 ersetzt. Für personenbezogene Daten soll ein dokumentiertes Vernichtungskonzept vorgehalten werden; dabei wird für personenbezogene Daten mindestens Schutzklasse 2 (Sicherheitsstufe 3) genannt. Das ist für viele Organisationen ein praktischer Hinweis, welche Sicherheits- und Governance-Anforderungen beim Umgang mit digitalen Belegen und Begleitdaten noch mitgedacht werden müssen – von Zugriffskontrollen über Löschprozesse bis zur Dokumentation der Wirksamkeit. Wer diese Ebene ignoriert, riskiert späteren Prüfungsaufwand, weil digitale Systeme zwar Belege erzeugen, aber nicht automatisch die Compliance im gesamten Lebenszyklus absichern.
Dass das Thema auch in anderen Steuerbereichen nicht stehen bleibt, zeigt ein letzter, weniger sichtbarer Punkt: Korrekturen bei Kapitalerträgen. Hier werden Verfahren präzisiert, und der Text nennt insbesondere, dass Korrekturen nach § 20 Abs. 3a EStG vorrangig auf Ebene der auszahlenden Stelle – zum Beispiel einer Bank – vorzunehmen sind. Solche Korrekturen wirken nur für die Zukunft; wenn die Bank die Korrektur verweigert oder eine notwendige Bescheinigung nicht ausstellt, bleibt dem Steuerpflichtigen laut Darstellung die Antragsveranlagung oder der zivilrechtliche Weg. Für Unternehmen und deren Steuer- oder Finanz-IT ist das ein Signal, wie stark sich Nachweisführung und Rollenverantwortung zwischen auszahlender Stelle, Meldesystemen und finalem Bescheid verzahnen. Die Umstellung auf QR-basierte digitale Belege ab 2028 ist damit zwar ein konkreter Starttermin, aber eher der sichtbare Teil einer breiteren Entwicklung hin zu digital abgesicherten Steuer- und Dokumentationsketten.
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