LONDON (IT BOLTWISE) – Ab 2027 müssen prüfungsrelevante Entgeltunterlagen in vielen Unternehmen ausschließlich elektronisch geführt werden. Gleichzeitig bleibt der Umgang mit Mitarbeiter-E-Mails streng reglementiert: Geschäfts-Post darf gelesen werden, private E-Mails ohne Einwilligung hingegen nicht. Dazu kommen neue Leitplanken zur revisionssicheren Ablage nach GoBD und zu Lösch- und Zugriffspflichten. Für IT- und HR-Teams entsteht damit ein konkreter Anpassungs- und Prüfungsplan bis Ende 2026.
Die Umstellung auf digitale Entgeltunterlagen ist 2027 nicht nur ein HR-Thema, sondern auch ein Datensicherungs- und Zugriffsproblem für die IT. Mit Ablauf des 31. Dezember 2026 endet die bisherige Befreiungsmöglichkeit, zum 1. Januar 2027 sollen prüfungsrelevante Entgeltunterlagen ausschließlich elektronisch geführt werden. Betroffen sind in der Praxis vor allem Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise und Krankenkassenbescheide, also genau die Dokumente, die bei Prüfungen nicht nur schnell auffindbar sein, sondern auch unverändert vorliegen müssen.
Damit rückt die technische Frage in den Vordergrund, wie ein Unternehmen zentrale Ablagen so gestaltet, dass sie sowohl steuerliche Anforderungen als auch Datenschutzvorgaben erfüllen. Das Querschnittsthema „E-Mail als Beleg“ zeigt dabei besonders klar die Konfliktlage: Einerseits können geschäftliche E-Mails in einen revisionssicheren Ablauf eingebunden werden, andererseits bleiben private Nachrichten ohne Einverständnis des Betroffenen tabu. Für die Umsetzung heißt das konkret, dass Konten und Postfächer nicht als pauschale Fundgrube behandelt werden dürfen, sondern Zugriffe, Weiterleitungen und Archivierung an Zweckbindung, Rechtsgrundlage und Sensitivität der Inhalte gekoppelt bleiben müssen.
Bei Zugriffsrechten gilt nach den im Ausgangstext beschriebenen Leitplanken ein ähnliches Prinzip: Vorgesetzte dürfen E-Mails nur dann weiterleiten oder verwenden, wenn das zur Erfüllung beruflicher Aufgaben zwingend erforderlich ist. Ist diese Voraussetzung nicht klar gegeben, wird eine explizite Einwilligung des Absenders benötigt. Besonders streng wird es bei Gesundheitsdaten, weil solche Informationen ohne ausdrückliche Zustimmung nicht weitergegeben werden dürfen. Schon hier entsteht in vielen Organisationen ein operatives Problem: E-Mail-Inhalte sind häufig gemischt, Betriebstext und persönliche Nebenkommunikation liegen nebeneinander, und ohne saubere Klassifizierung werden versehentliche Weitergaben wahrscheinlicher.
Der nächste Spannungsbogen entsteht bei Archivierung und Dokumentation: Parallel zum Zugriffsrecht müssen Unternehmen die GoBD-Grundsätze für steuerrelevante Unterlagen beachten. Steuerrelevante Inhalte wie Handelsbriefe, Verträge oder Rechnungen müssen revisionssicher und unveränderbar gespeichert werden, während die DSGVO die Speicherung personenbezogener Daten begrenzt. Gleichzeitig nennt der Text für Verstöße Bußgelder von bis zu 50.000 Euro nach SGB IV. Entscheidend ist damit weniger „digitale Ablage“ als die Kombination aus zentraler Auffindbarkeit, eindeutiger Zuordnung und maschineller Auswertbarkeit, die eine Prüfung realistisch mit Daten aus einer geordneten Systemlandschaft ermöglicht.
Auch die Ermittlungs- und Durchsuchungssicht verändert die IT-Anforderungen rund um Unternehmenskommunikation. Der Europäische Gerichtshof hat laut Ausgangstext Mitte Juli 2026 die Spielregeln für Ermittlungen neu justiert (Az. C-258/23 und C-260/23): Danach dürfen Kartellbehörden geschäftliche E-Mails auch ohne vorherige richterliche Genehmigung beschlagnahmen, sofern wirksame Kontrollmechanismen existieren. Bei gemischt genutzten Geräten bleibt die richterliche Autorisierung hingegen Pflicht. Das wirkt indirekt auf die Architektur: Wenn Endgeräte gemeinsam genutzt werden oder Nutzerprofile schwer trennbar sind, steigen die Anforderungen an technische und organisatorische Trennung, damit die rechtlichen Leitplanken in der Praxis abbildbar bleiben.
Daneben liefern die genannten Entscheidungen und Hinweise zu Kontakt- und Einwilligungslücken konkrete Handlungsfelder für HR-Prozesse und Datenschutz-Workflows. Das Bundesarbeitsgericht hatte Ende 2025 klargestellt, dass es während des Urlaubs kein generelles Kontaktverbot gibt; Arbeitgeber dürfen Mitarbeiter zur Sachverhaltsaufklärung kontaktieren, müssen jedoch Fristen für arbeitsrechtliche Konsequenzen einhalten. Das Verwaltungsgericht Berlin bestätigte Ende Mai 2026 eine Datenschutzverwarnung: Eine Einwilligung zur Weitergabe an „geprüfte Geschäftspartner“ war zu vage, Empfänger müssen konkret benannt werden. Für IT-Teams bedeutet das, Einwilligungen nicht als formale Checkbox zu betrachten, sondern als präzise und überprüfbare Rechtsgrundlage, die auch im Archiv nachvollziehbar sein muss.
Für den Programmteil „Entgeltunterlagen“ heißt das schließlich: Bis Ende 2026 sollten Unternehmen ihre Systeme und Prozesse prüfen und anpassen, statt die Umstellung auf 2027 zu vertagen. Neben der reinen Datenablage müssen Lösch- und Zugriffskonzepte für private Inhalte funktionieren, etwa durch das Löschen privater Daten und das Sperren des Accounts nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern; eine dauerhafte Umleitung des Postfachs gilt als unzulässig. Wer zudem eine Spezialisierung für Archivierung und Löschfristen einplant, kann die manipulationssichere Ablage mit steuerlicher Logik verbinden. So entsteht eine konsistente Grundlage, die sowohl GoBD-konforme Anforderungen an Unveränderbarkeit als auch DSGVO-Zweckbindung und Löschkonzepte im Alltag unterstützt.
Unternehmen, die das Thema strukturiert angehen, gewinnen dabei doppelt: Sie reduzieren das Risiko bei Prüfungen und verbessern zugleich die Betriebsfähigkeit von Workflows wie Freigaben, Auswertungen und Nachweisen. In der Praxis bewährt sich eine enge Abstimmung zwischen HR, Datenschutz, Buchhaltung und IT Security, weil die Anforderungen aus verschiedenen Richtungen kommen und sich in technischen Details entscheiden. Gerade wenn E-Mails als Belege, als Kommunikationskanal und als personenbezogene Datenträger gleichzeitig auftreten, hilft eine klare Governance für Klassifikation, Aufbewahrungslogik und Zugriffskontrolle. Damit wird die Umstellung von „digitalisieren“ zu „digital beweisfähig machen“.
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