LONDON (IT BOLTWISE) – Das Competence Center Künstliche Intelligenz (CC KI) der Wiener Stadtwerke-Gruppe entwickelt KI-Use-Cases, die im Arbeitsalltag sofort Nutzen stiften. Im Wissensmanagement entsteht ein KI-basiertes Tool, das ohne Code-Know-how bedienbar sein soll und dabei digitale Souveränität sowie Datenschutz priorisiert. Das Angebot wird konzernweit ausgerollt und soll laut Projektverantwortlichen bereits 500 Nutzer aktiv erreicht haben, mit einer geplanten Verdopplung noch in diesem Jahr. Entscheidend ist dabei laut WienIT nicht nur die Modellleistung, sondern vor allem Akzeptanz, Vertrauen und passende Anwendungsfälle.
Wer in einem gewachsenen Unternehmensverbund schon einmal versucht hat, die „richtige“ Information für ein konkretes Projekt zu finden, kennt das Problem: Wissen liegt verteilt in Dokumenten, Systemen und Ablagen, und die Suche wird schnell langwierig. Genau dort setzt das Competence Center Künstliche Intelligenz (CC KI) an, das vor rund eineinhalb Jahren bei WienIT in der Wiener Stadtwerke-Gruppe gestartet ist. Ziel ist es, KI nicht als Selbstzweck einzuführen, sondern Kernprozesse effizienter zu machen, ohne die organisatorische Verantwortung zu delegieren.
Im Zentrum steht eine eigene zentrale KI-Plattform, die laut Beschreibung allen Mitarbeiter*innen der Gruppe einen einfachen, sicheren und vor allem vertrauenswürdigen Zugang zu KI-Technologien ermöglicht. Anders als bei punktuellen Pilotprojekten soll damit ein wiederverwendbarer Einstieg geschaffen werden, über den Fachbereiche selbst geeignete Anwendungsfälle anstoßen können. Der organisatorische Charakter wird besonders deutlich: Die Use Cases entstehen nicht nur top-down, sondern werden auch von Mitarbeiter*innen vorgeschlagen, sobald die Infrastruktur für KI bereitsteht. So wird der Übergang von „Experiment“ zu „Betrieb“ planbarer, weil die Plattform vorab den Rahmen für sichere Nutzung absteckt.
Ein besonders konkretes Beispiel ist ein KI-basiertes Wissensmanagement-Tool, das seit dem Start mit hohem Priorisierungsgrad verfolgt wird. Jonathan Mayer, Product Owner bei WienIT, ordnet das Thema so ein: „Das Thema Wissensmanagement war von Anfang eines der zentralen Anliegen. Seit dem Start des Competence Centers vor knapp eineinhalb Jahren wurden mehr als 20 Projektvorschläge zu diesem Thema eingemeldet. In gewachsenen Systemlandschaften sind Informationen in vielen Dokumenten und Systemen abgelegt. Vor diesem Hintergrund erweist sich die Suche nach der richtigen Information mitunter als schwierig und auch langwierig. KI, die verschiedene Datenquellen nutzt, kann hier eine effiziente Unterstützung bieten. Deshalb haben wir damit begonnen, ein eigenes KI-basiertes Wissensmanagement-Tool zu entwickeln.“ Wesentlich ist dabei, dass die Lösung für Anwender*innen funktionieren soll: Mayer betont, dass „kein Code-Know-how erforderlich ist“ und dass der Datenschutz als oberste Priorität gilt.
Technisch gedacht nutzt das Tool verschiedene im Konzern vorhandene Datenquellen, die Informationen enthalten. Hinzu kommt ein Self-Service-Prinzip: Eine Person erstellt und pflegt die Wissensdatenbank für ihren Fachbereich. Das ist mehr als ein Workflow-Detail, denn es adressiert zwei typische Schwachstellen von Wissenssystemen. Erstens bleibt so nicht nur eine große Menge an Informationen verfügbar, sondern sie wird auch regelmäßig gepflegt. Zweitens sinkt das Risiko, dass über Jahre aufgebautes Know-how beim Ausscheiden einzelner Teammitglieder verloren geht, weil die Aktualisierung in den Fachbereich „zurückverankert“ wird.
Damit die KI im Alltag genutzt werden kann, ohne das Vertrauen zu verlieren, setzt WienIT laut eigenen Angaben auf digitale Souveränität und eine sichere Verarbeitung unternehmenseigener Daten. Larisa Stanescu, Leiterin des KI Competence Centers bei der WienIT, formuliert das strategisch: „Die sichere Verarbeitung von unternehmenseigenen Daten ist für uns ein absolutes Muss, digitale Souveränität ist für WienIT ein strategisches Leitprinzip.“ In der Umsetzung übersetzt sich das in Regeln, die auch in der Nutzung sichtbar werden: Jede*r Nutzer*in erhält laut Beschreibung ein strukturiertes Onboarding, in dem die wichtigsten Regeln für den sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit KI vermittelt werden. Aktuell nutzen 500 Mitarbeiter*innen die KI-Plattform aktiv; noch heuer soll die Zahl der User*innen verdoppelt werden.
Für den Rollout ist außerdem relevant, dass das Wissensmanagement-Tool bereits in mehreren Fachabteilungen greift: Laut Projektbeschreibung wird es heuer in insgesamt 20 Fachabteilungen genutzt, mit einem weiteren Ausbau in der nächsten Phase. Die Argumentation dahinter passt in den größeren Trend, KI-gestützte Funktionen als „fähigkeitsbasierte“ Bausteine zu etablieren, die Fachprozesse unterstützen und nicht nur einzelne Aufgaben automatisieren. In diesem Kontext zeigt das CC KI auch organisatorisch, wie wichtig Governance und Change-Management sind: Stanescu fasst die Erfolgslogik nach 18 Monaten zusammen – erfolgreiche KI-Projekte entstünden dort, wo Fachbereiche, IT und weitere Stakeholder wie Informationssicherheit, Datenschutz und Change-Management früh zusammenarbeiten. „KI unterstützt Menschen bei ihrer Arbeit, ersetzt aber nicht die menschliche Verantwortung“, erklärt Stanescu.
Für Unternehmen ergibt sich daraus eine praktische Lehre: Der Engpass liegt häufig weniger im Modell selbst, sondern in der Abstimmung über Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Sicherheitsbedarfe. Wenn die Nutzung so gestaltet ist, dass Fachanwender*innen ohne technische Hürden starten können, steigt die Chance, dass KI tatsächlich in Routinen übergeht. Gleichzeitig bleibt die Datenfrage zentral, weil Vertrauen bei KI-Anwendungen nicht nachträglich „hinzugefügt“ werden kann, sondern bereits beim Zugang zur Plattform und beim Umgang mit Unternehmensdaten mitgedacht werden muss. Genau diese Verbindung aus Plattform, Self-Service-Wissenspflege und zielgerichtetem Onboarding dürfte den nächsten Schritt beim Ausbau des CC KI im Stadtwerke-Umfeld prägen.
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