LONDON (IT BOLTWISE) – Seit dem 1. Oktober 2026 können Bürgerinnen und Bürger elektronische Abschriften von Vorsorgevollmachten, Betreuungsverfügungen und Patientenverfügungen im Zentralen Vorsorgeregister hinterlegen. Für Ärzte und Betreuungsgerichte wechselt das System dabei von der reinen Anzeige des Vorhandenseins hin zum unmittelbaren Einblick in die konkreten Inhalte. Der Abruf erfolgt jedoch nur über die Telematikinfrastruktur und mit aktivierten Ausweisen, Kartenlesegerät und Authenticator. Damit rücken nicht nur Dokumente, sondern auch deren technische und inhaltliche Qualität stärker in den Fokus.
Mit dem Start der neuen Funktion zum 1. Oktober 2026 verschiebt sich die Rolle des Zentralen Vorsorgeregisters spürbar: Wo das Register zuvor vor allem Informationen zum Vorhandensein, zu bevollmächtigten Personen sowie zum physischen Aufbewahrungsort der Unterlagen spiegelte, erhalten behandelnde Ärztinnen und Ärzte sowie Betreuungsgerichte nun auch unmittelbaren Einblick in die konkreten Inhalte der hinterlegten Dokumente. Praktisch bedeutet das für den Notfall, dass die Diskussion über „welche Vollmacht gilt“ weniger über Suchwege und Dokumente im Papierarchiv läuft und mehr über den schnellen, berechtigten Zugriff auf die digitale Abschrift. Für Betroffene und Angehörige steigt damit der Stellenwert der Dokumentenqualität: Nicht nur die rechtliche Wirksamkeit, sondern auch die technische Hinterlegung kann darüber entscheiden, wie reibungslos Entscheidungen im medizinischen Kontext getroffen werden.
Technisch und organisatorisch setzt die Neuregelung auf enge Sicherheits- und Identifikationsschritte. Ein direkter Selbst-Upload durch Privatpersonen ist nicht vorgesehen; das Einstellen der Dokumente erfolgt stattdessen über Schnittstellen mit professioneller Authentifizierung, etwa über Notare, Rechtsanwälte, Betreuungsbehörden oder Betreuungsvereine. Dabei prüfen diese Stellen die Identität der vorsorgenden Person anhand der Originalurkunde und einer E-Mail-Adresse. Auch wenn die notarielle Erstellung der Verfügung selbst nicht zwingend vorgeschrieben ist, bleibt der Weg der Hinterlegung klar reguliert: Die digitale Abschrift wird in einem vorgegebenen Prozess über autorisierte Akteure in das Register gebracht, sodass das System nicht nur technisch, sondern auch verfahrensseitig kontrolliert arbeitet.
Beim Datenformat reduziert der Gesetzgeber beziehungsweise das dahinterliegende Regelwerk die Variabilität bewusst: Als Dateiformate sind ausschließlich PDF/A-1b oder TIFF zugelassen, außerdem ist die Dateigröße auf maximal 200 MByte begrenzt. Nachträgliche Ergänzungen bleiben möglich, was für länger gepflegte Vorsorgekonzepte wichtig ist, etwa wenn sich Kontaktdaten oder Bevollmächtigte ändern. Gleichzeitig betont die Bundesnotarkammer, dass die digitale Abschrift das rechtliche Originaldokument im Bedarfsfall nicht ersetzt. Genau an dieser Schnittstelle entsteht für die Praxis ein zweistufiges Vorgehen: Das Register erleichtert den schnellen Nachweis, aber die rechtliche Substanz bleibt am Original hängen. Für IT- und Prozessverantwortliche ist das ein Hinweis darauf, dass das System zwar digitale Zugänge schafft, aber nicht als vollständiger Ersatz für originäre Urkundenerstellung verstanden werden darf.
Der Abruf der verschlüsselt gespeicherten Dokumente läuft ausschließlich über die Telematikinfrastruktur (TI). Vor dem Zugriff werden die Dateien zudem vorab auf Schadsoftware überprüft, und die Bundesnotarkammer selbst verfügt nach den Angaben im Zusammenhang der Veröffentlichung über keine Einsicht in die Dokumenteninhalte. Der eigentliche ärztliche Abruf erfolgt über eine gesonderte Webanwendung und setzt neben der TI-Anbindung auf eine aktivierte elektronische Heilberufsausweis-Umgebung: Erforderlich sind ein elektronischer Heilberufsausweis, ein Kartenlesegerät und der Gematik-Authenticator. Damit wird der Zugriff an Hardware- und Authentisierungsketten geknüpft, die im Gesundheitswesen bereits etabliert sind. Gleichzeitig bleibt die Nutzung restriktiv: Ein Abruf ist nur dann gestattet, wenn er für eine dringende medizinische Behandlung zwingend erforderlich ist. Diese Einschränkung ist im Alltag entscheidend, weil sie das Spannungsfeld zwischen Verfügbarkeit und Zugriffsbeschränkung adressiert.
In der Nutzerlogik bleibt vieles freiwillig. Sowohl die Registrierung im Vorsorgeregister als auch die Hinterlegung der Dokumente sind nicht verpflichtend; außerdem findet keine automatische Übernahme früher bereits registrierter Daten statt. Für Ärztinnen und Ärzte besteht ebenso keine gesetzliche Pflicht, die Daten abzurufen. Für Angehörige oder Teams in Kliniken heißt das: Ein fehlender Registertreffer darf nicht als Beweis für das Fehlen einer Verfügung missverstanden werden. Genau daraus entsteht in der Praxis eine neue Art von Erwartungsmanagement im medizinischen Prozess: Wer eine zeitkritische Entscheidung treffen muss, braucht nicht nur Zugangstechnik, sondern auch klare interne Abläufe, wann abgerufen wird, welche Personen informiert werden und wie die Dokumente im konkreten Fall weiter verwendet werden.
Finanziell bleibt das System zweigeteilt. Für die Abschrift selbst erhebt die Bundesnotarkammer keine gesonderte Gebühr; die private Online-Registrierung schlägt allerdings einmalig mit Gebühren ab 24 Euro per Lastschrift zu Buche, während für jede weitere Vertrauensperson online 3,50 Euro anfallen. Wer über ein Notariat registriert, kann laut den veröffentlichten Angaben geringere Gebühren für den Eintrag erreichen. Neben diesen Kostenspuren zeigt sich auch, wie sehr die Akzeptanz von der praktischen Umsetzung abhängt: Aus der medizinischen Fachwelt kommt Zustimmung, aber auch Kritik. Klaus Weckbecker, Lehrstuhlinhaber für Allgemeinmedizin an der Universität Witten/Herdecke, bewertet die Neuregelung zwar als richtigen Schritt, weist jedoch darauf hin, dass dadurch vor allem schlecht erstellte Dokumente schneller auffindbar würden. Er fordert zudem eine umfassendere Finanzierung von Konzepten zur vorausschauenden Behandlungsplanung (Advance Care Planning) durch Krankenkassen, die bislang vor allem auf Pflegeheime und die Eingliederungshilfe beschränkt gewesen seien.
Damit rückt eine typische Schwäche digitaler Dokumentenregister in den Mittelpunkt: Der schnellere Zugriff behebt nicht automatisch unklare oder schlecht ausgefüllte Inhalte. Gerade in der KI- und Automatisierungsdiskussion im Gesundheitswesen ist das ein vertrautes Muster – digitale Infrastruktur verbessert die Verfügbarkeit, ersetzt aber nicht das fachliche Design der Entscheidungsgrundlagen. Für Organisationen und Entwickler in der Gesundheits-IT ist die Meldung dennoch relevant, weil sie zeigt, wie eng Standardisierung (PDF/A-1b, TIFF), Identitätsprüfung über qualifizierte Stellen und Zugriff über die TI zusammenspielen müssen. Wer diese Kette später in Anwendungen oder Workflows einbindet, muss damit rechnen, dass der Abruf nicht „frei“ ist, sondern an Authentisierung und zwingenden medizinischen Bedarf gekoppelt bleibt. Für die weitere Entwicklung dürfte deshalb weniger die Frage lauten, ob das Register funktioniert, sondern wie gut es sich in klinische Notfall- und Aufklärungspfade integrieren lässt, ohne dass auf organisatorischem Weg wieder Zeit verloren geht.
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