COESFELD / LONDON (IT BOLTWISE) – 38 Kommunen testen im „Agentic AI Hub“ des Bundes neue KI-Werkzeuge für typische Verwaltungsaufgaben. In Coesfeld, Lüdinghausen und Rosendahl nehmen bereits KI-Assistenten telefonische Anfragen entgegen, während Borken eine 24/7-Voicebot-Terminvergabe nutzt. Parallel planen mehrere Kommunen eine gemeinsame Schulungsplattform, um etwa Protokolle automatisiert zu erstellen. Der Kommunale Digital-Index meldet zudem eine breite Akzeptanz: 89% der befragten Bürgermeister und Landräte unterstützen KI.
In deutschen Rathäusern verschiebt sich Künstliche Intelligenz (KI) gerade vom Experiment zur Routine: Im Kreis Coesfeld nehmen automatisierte KI-Assistenten bereits heute telefonische Anfragen entgegen, und zwar bei der Kreisverwaltung sowie in der Stadt Lüdinghausen und der Gemeinde Rosendahl. Der praktische Charakter der Anwendungen fällt dabei auf, weil es nicht um abstrakte „KI für alles“-Werbesätze geht, sondern um konkrete Kontaktpunkte im Bürgerservice. Genau an solchen Stellen wird auch sichtbar, warum „agentische“ Systeme in der Verwaltung mehr als nur Übersetzungs- oder Antwortfunktionen benötigen: Sie müssen Gesprächsabläufe verstehen, Anfragen klassifizieren und die nächste sinnvolle Aktion einleiten – oft ohne dass die Mitarbeitenden jede einzelne Eingabe manuell nachbearbeiten.
Technisch betrachtet stehen Kommunen dabei vor einem Zusammenspiel aus Sprachverarbeitung, Prozesslogik und Qualitätskontrolle. Besonders deutlich wird das bei der 24/7-Terminvergabe: In Borken übernimmt ein Voicebot namens „Charly“ unter der Rufnummer 02861/939-0 die telefonische Terminvereinbarung fürs Bürgerbüro und zusätzlich für den Standort Weseke. Das System führt Anrufer eigenständig durch das Gespräch und bucht Termine außerhalb der regulären Öffnungszeiten. Eine ähnliche Logik verfolgt der Chatbot „Konni“ in Bad Honnef: Er beantwortet rund um die Uhr Anfragen auf der städtischen Internetseite, verweist auf digitale Verwaltungsdienste und soll zusammen mit Bürgerportal, kommunaler App und Website orts- und zeitunabhängige Unterstützung ermöglichen. Für die Implementierung heißt das: Statt einzelner Antworten braucht es nachvollziehbare Dialogpfade, belastbare Datenübernahmen und eine klare Regelung, wann ein System selbstständig handelt und wann es eskaliert.
Dasselbe Muster zeigt sich auch im laufenden bundesweiten Pilotbetrieb. Im Rahmen der zweiten Phase des „Agentic AI Hub“ erproben seit Oktober 38 Kommunen neue Werkzeuge; genannt wird dabei unter anderem eine KI-Wohngeldlösung in Nettetal. Der Hub wird vom Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung begleitet. Gleichzeitig geht es in einzelnen Fällen um deutlich kontrolliertere Fachprozesse: Der Landkreis Waldeck-Frankenberg testet seit Mitte September bis zum 15.12.2026 gemeinsam mit dem Startup Sozial KI UG ein System zur Falldokumentation im Sozialdienst und Jugendamt. Sieben Beschäftigte arbeiten mit einer Software, die ausschließlich mit synthetischen Daten trainiert bzw. betrieben wird – und zwar nach dem Prinzip „Human in the Loop“, während der Bund die Kosten übernimmt. Diese Kombination ist für viele Organisationen entscheidend, weil sie ein realistisches Betriebsgefühl erlaubt, ohne dass sensible echte Daten direkt in die Erprobung geraten müssen.
Parallel zur Technik verschiebt sich in den Kommunen der Fokus auf Kooperation und Weiterbildung. Mehrere Städte und Gemeinden setzen nicht nur auf Einzellösungen, sondern bauen interkommunale Strukturen auf: Im baden-württembergischen re@di-Netzwerk tauschten sich mehr als 70 Fach- und Führungskräfte aus neun Städten beim re@di-Tag in Bückel über Digitalisierung aus. Zudem unterzeichneten beteiligte Kommunen eine aktualisierte Willensbekundung zur Zusammenarbeit; Baden-Baden stellte dabei eine Low-Code-Plattform sowie eine KI-gestützte Lösung zur Erfassung administrativer Prozesse vor. Auf einer Digitalisierungskonferenz in der Sendener Steverhalle wurde zudem eine gemeinsame Schulungsplattform in Aussicht gestellt – etwa für automatisierte Protokollerstellung –, um das Personal spürbar zu entlasten und den Bürgerservice weiter zu verbessern. Für die Praxis bedeutet das: KI wird nicht allein durch ein Tool eingeführt, sondern durch Kompetenzaufbau, gemeinsame Standards und wiederverwendbare Trainingsinhalte.
Auch organisatorisch und rechtlich steigt der Anspruch. Wer den digitalen Umbau rechtssicher gestalten will, muss Anforderungen von der DSGVO bis zum Arbeitsschutz koordinieren; dafür werden laut Quelle Praxis-Kompass-Formate mit Mustervorlagen angeboten. Solche Hilfen sind besonders relevant, weil der größte Engpass in vielen Projekten weniger die Modellwahl als vielmehr die Einbettung in Betriebsprozesse ist: Welche Daten dürfen verwendet werden? Wie wird dokumentiert, warum ein System eine bestimmte Empfehlung gibt? Wie werden Zuständigkeiten verteilt, wenn KI-Ergebnisse in Bescheide oder Fachakten einfließen? Dass die vorangegangene Pilotphase bereits Bearbeitungszeiten für Datenschutzanfragen um mehr als 90% senken konnte, während Effizienzgewinne insgesamt geringer ausfielen als erwartet, passt genau in dieses Bild: Einzelne Aufgaben lassen sich schnell beschleunigen, aber die Gesamtintegration hängt oft an zusätzlichen Schritten wie Prüfung, Freigabe und Prozessharmonisierung.
Die Markt- und Akzeptanzsicht liefert zusätzlich Rückenwind. Der Kommunale Digital-Index der Universität Bremen und der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), vorgestellt am 29.10.2026 auf dem 7. AKDB-Kommunalforum in München, meldet eine hohe Aufgeschlossenheit: 89% der befragten Bürgermeister und Landräte unterstützen den Einsatz von KI, 44% nutzen entsprechende Werkzeuge täglich, und nur 2% haben kaum Berührungspunkte. Dabei beteiligten sich knapp 20% der Landkreise an der Befragung. Interessant ist außerdem die organisatorische Reife: 80% der Verwaltungen haben feste Zuständigkeiten für KI etabliert, 48% verfügen über eine Integration in Digitalstrategien oder Digitalteams, und 77% nennen Vorgaben wie Dienstanweisungen oder Leitlinien. Regional zeigen sich Unterschiede beim Regelwerk und Datenmanagement: In Süddeutschland arbeiten 6% ohne feste KI-Regeln, im Osten sind es 28%; beim Datenmanagement weisen 46% bislang keine klar definierten Verantwortlichkeiten auf. Für die nächsten Pilotrunden heißt das: Wenn Kommunen Skalierung anstreben, müssen sie nicht nur Dialogsysteme und Fachworkflows erweitern, sondern vor allem die Steuerung von Daten, Rollen und Qualität messbar machen.
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