BERLIN / LONDON (IT BOLTWISE) – Die deutsche Bankenaufsicht schärft „Fit and Proper“ deutlich: Ein neues einheitliches Rundschreiben ersetzt bisher verstreute Vorgaben und macht die Eignungsprüfung ab 2026 formalisierter. Parallel stärkt CRD VI ein Vorab-Meldesystem, das Personalentscheidungen früher abfängt. Für Institute heißt das: IT-Sicherheit, Risikomanagement, ESG-Kompetenz und Mandatsverfügbarkeit werden stärker nachweis- und dokumentationspflichtig. Bis Ende 2026 müssen Fragebögen, Prozesse und Kandidatenunterlagen auf die neuen technischen Regulierungsstandards umgestellt sein.
Banken und Finanzdienstleister spüren bereits jetzt, dass „Fit and Proper“ in den kommenden Monaten weniger eine Soll-Vorgabe und mehr ein prüfbares Qualitätsversprechen wird. Der Kern der aktuellen Verschärfung liegt weniger in einzelnen Detailanforderungen, sondern in der Vereinheitlichung und Operationalisierung: Wo früher verstreute Regelwerke zu unterschiedlichen Institutsarten eine insgesamt schwer greifbare Praxis erzeugten, bündelt die Aufsicht die Erwartungen in einem konkreten Prüf- und Nachweisrahmen. Das verändert den Alltag in Vorstandssekretariaten, HR-Regulatorik und Compliance-Abteilungen spürbar, weil Unterlagen künftig nicht nur „vorliegen“, sondern inhaltlich belastbar sein müssen.
Technisch und organisatorisch bedeutet die neue Logik: Eignung wird als Prozess betrachtet. Das zentrale BaFin-Rundschreiben 11/2025 (BA) ersetzt nach und nach bisherige, je nach Bereich unterschiedliche Vorgaben, etwa aus KWG, ZAG und KAGB. Damit wird die Prüfung ab dem 1. Januar 2026 auf eine einheitliche Grundlage gestellt, die sich eng an EU-weite Suitability-Standards anlehnt. Statt vage formulierter Prinzipien rückt ein Standardfragebogen mit klaren Feldern in den Mittelpunkt, der Qualifikationen, Tätigkeiten und relevante Lücken systematisch abfragt. Für die Umsetzung in der Praxis heißt das: Lebensläufe, Rollenbeschreibungen und Nachweise müssen in Struktur und Tiefe zueinander passen.
Besonders tiefgreifend ist die Verschiebung vom „ex-post“-Blick hin zu einem Vorab-Mechanismus. Hintergrund ist die sechste Kapitaladäquanzrichtlinie (CRD VI): Für global systemrelevante Banken sowie Institute mit einer Bilanzsumme ab 30 Milliarden Euro sieht ein Referentenentwurf des Finanzministeriums vor, dass Personalentscheidungen rund 30 Arbeitstage vor Amtsantritt gemeldet werden. Dadurch gewinnt die Aufsicht früher Einfluss auf den Rekrutierungs- und Governance-Prozess, insbesondere wenn Unterlagen unvollständig sind oder Zweifel an der Eignung bestehen. Betroffen sind nicht nur Vorstände, sondern auch Schlüsselrollen wie CFO, CRO und CCO. Branchenexperten bewerten diese Vorverlagerung als den Versuch, Risiken schon vor der formalen Ernennung zu minimieren.
Im Vergleich zu früheren Modellen ist das Verfahren stärker daten- und dokumentationsgetrieben. Während Institute bisher häufig auf eine nachgelagerte Beurteilung gesetzt haben, wird nun die Qualität der Meldung selbst zum Risiko- und Erfolgsfaktor. Das ist auch ein Marktsignal an den gesamten Markt: Beratungen, Legal Tech und Governance-Software gewinnen an Bedeutung, weil sie Kandidatendaten, Nachweisquellen und Entscheidungsdokumentation konsistent zusammenführen müssen. Gleichzeitig wirkt das Wettbewerbsumfeld wie ein Beschleuniger: Nicht nur Deutschland, sondern auch EBA und ESMA arbeiten an gemeinsamen Leitlinien, die nach der Veröffentlichung aller Übersetzungen voraussichtlich innerhalb von sechs Monaten in Kraft treten. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich Formate, Begriffe und Prüfpfade EU-weit angleichen, wodurch cross-border Harmonisierung leichter wird.
Inhaltlich wird Eignung zudem breiter verstanden. „Fitness“ ist nicht mehr als statischer Zustand zu interpretieren, sondern als fortlaufende Fähigkeit, neue Bedrohungslagen und regulatorische Erwartungen zu beherrschen. Die Aufsicht erwartet, dass der gesamte Vorstand ein solides Spektrum an ICT- und Cybersicherheits-Know-how nachweisen kann, inklusive dokumentierter, regelmäßiger Schulungen. Hier zeigt sich der Vergleich zur Cloud- und Sicherheitsentwicklung der letzten Jahre: Während viele Institute technische Kontrollen verfeinert haben, rückt nun die menschliche Komponente in den Fokus—also die Frage, ob Entscheidungsträger Risiken wirklich einordnen und steuern können. Ergänzend gewinnen ESG-Faktoren an Gewicht, weil Nachhaltigkeitsrisiken in Strategie und Management integriert werden müssen.
Auch zeitliche Verfügbarkeit und Mandatsmanagement werden härter bewertet. Vorgesehen ist, dass Vorstände von weniger bedeutenden Instituten mindestens 50 Prozent ihrer Arbeitszeit für das Amt aufwenden müssen; wer zu viele Mandate anhäuft, riskiert nicht nur persönliche Sanktionen, sondern auch Konsequenzen für das Institut, bis hin zu Bußgeldern von bis zu fünf Millionen Euro. Für HR und Governance bedeutet das: Governance-Modelle, Mandatskalender und Entscheidungswege müssen schneller und transparenter wirken, weil die Aufsicht zunehmend prüft, ob die reale Arbeitsleistung zur Rolle passt. Gleichzeitig entsteht ein indirekter Anreiz, die internen Rollenprofile stärker mit operativen Verantwortlichkeiten zu verknüpfen, statt sie nur formal zu beschreiben.
Ein weiterer Schub kommt durch die laufende Überwachung: Seit 2026 verlangt der neue § 25h KWG eine wöchentliche Beobachtung von Vorständen und Schlüsselpersonen, unter anderem zu Sanktionen, PEP-Status und negativen Medienberichten. Das führt in vielen Häusern zu einer Verschiebung von gelegentlichen Reviews hin zu „always-on“-Kontrollen, die bereits bekannte Branchenpraktiken wie tägliche Checks formalisieren. Historisch betrachtet ist das konsequent: Frühe Suitability-Ansätze standen oft am Ende des Ernennungsprozesses; moderne Regulatorik behandelt Eignung als fortlaufende Compliance-Aufgabe. Dabei ist auch Datenschutz relevant: Medien- und Statusinformationen müssen rechtmäßig verarbeitet werden, Zugriffsrechte sollten streng rollenbasiert sein und Datenminimierung muss in den Prozess designet werden.
Mit Blick auf den weiteren Fahrplan wird bis Ende 2026 deutlich, wie intensiv der Transformationsaufwand ist: Die letzte Konsultationsfrist endet am 25. Mai 2026, die öffentliche Anhörung findet am 15. Juni statt. Die gemeinsamen Leitlinien von EBA und ESMA sollen sechs Monate nach Veröffentlichung aller Übersetzungen—voraussichtlich zum 31. Dezember 2026—wirksam werden. Damit bleibt nur begrenzt Zeit, Fragebogen- und Lebenslauf-Formate an die neuen technischen Regulierungsstandards anzupassen, Prozesse zur Nachweisführung zu schärfen und interne Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen. Der entscheidende Punkt ist dabei nicht nur die Qualifikation der Kandidaten, sondern die Qualität und Vollständigkeit der Meldedokumentation: Wenn Informationen als unzureichend eingestuft werden, kann BaFin Ernennungen blockieren—und das wirkt unmittelbar auf Geschäftsplanung, Talentstrategie und Governance-Zyklen.
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