BERLIN / LONDON (IT BOLTWISE) – Die Nutzung der Berliner E-Akte bleibt deutlich hinter den Erwartungen zurück: Im April 2026 lag die Quote je nach Bezirk zwischen 5 und 20 Prozent. Technisch sind zwar wesentliche Komponenten abgenommen worden, aber die Abnahme erfolgte vorläufig, weil noch Mängel offen waren. Entscheidend bremst außerdem eine ausstehende Anforderung zur Aussonderung und Langzeitarchivierung nach TR-ESOR. Parallel bündelt das IT-Dienstleistungszentrum Berlin seit Januar 2026 die Betriebsverantwortung, während der Termin für den unbeschränkten Regelbetrieb weiterhin offen bleibt.
Der Stau im Rollout der Berliner E-Akte ist weniger eine Frage der Serverleistung als eine Frage der Betriebsreife. Zwar heißt es, dass die technische Infrastruktur bereits weitgehend bereitsteht und das Projekt die digitale Verwaltung für viele Mitarbeitende ermöglichen soll. Die aktuellen Nutzungsraten zeichnen jedoch ein anderes Bild: Im April 2026 arbeiteten im Bezirk Reinickendorf bereits 20 Prozent der Arbeitsplätze mit der E-Akte, während Steglitz-Zehlendorf im selben Zeitraum nur auf 5 Prozent kam. Damit wird sichtbar, dass Akzeptanz und Implementierung in der Fläche noch nicht zusammenlaufen.
Die Verzögerung erhält zusätzlich Gewicht durch den Status der technischen Abnahme. Als ein wesentlicher Projektmeilenstein nennt die Quelle die Abnahme der Systemkomponenten durch den Dienstleister Materna SE, allerdings ausdrücklich unter Vorbehalt. Konkret wurden demnach 30 leichte Mängel festgestellt, die eine vorbehaltlose und vollständige Abnahme im damaligen Prüfzeitpunkt verhinderten. Für ein Verfahren, das in Behördenakten rechtliche Anforderungen erfüllen muss, sind solche Restpunkte nicht bloß kosmetisch: Sie können spätere Anpassungen an Dokumentenflüssen, Schnittstellen oder Protokollierung nach sich ziehen.
Technisch bildet die Aussonderung und Langzeitarchivierung den nächsten Engpass. Im Zentrum steht die Einhaltung des TR-ESOR-Standards, also der Technischen Richtlinie für die Ersetzung von Papierdokumenten durch elektronische Dokumente. Solange diese Anforderung nicht vollständig erfüllt ist, bleibt der Einsatz für den umfassenden Betrieb eingeschränkt. Gerade in der Verwaltung ist das ein zentraler Punkt, weil elektronische Akten im Lebenszyklus deutlich länger „halten“ müssen als der eigentliche Betrieb eines Fachverfahrens. Langzeitarchivierung bedeutet damit nicht nur Speicher, sondern auch nachweisbare Handhabung von Authentizität und Nutzbarkeit über Zeiträume hinweg.
Während die Aussonderung und das Archivierungsregime noch klärungsbedürftig sind, rückt zugleich die Datenschutz- und Dokumentationsdimension in den Fokus. Die Quelle verweist auf die strengen Dokumentationspflichten der DSGVO und ordnet damit ein: Wer Dokumente digital verarbeitet, muss auch die organisatorischen Nachweise für Verarbeitungszwecke, Verantwortlichkeiten und Verarbeitungswege führen können. Dass für diese Planung eine Excel-Vorlage als Hilfsmittel genannt wird, unterstreicht vor allem den operativen Aufwand, der im Behördenalltag oft unterschätzt wird – denn Verzeichnisse und Nachweise sind nicht nur „juristisch sauber“, sondern auch Voraussetzung für konsistente Prozesse im Betrieb.
Auf der Nutzungsseite zeigt sich außerdem eine Diskrepanz zwischen Zielbild und Tempo. Laut Angaben der Quelle soll Berlin insgesamt 60 Behörden an das System anschließen und damit rund 70.000 Beschäftigten digitales Arbeiten ermöglichen. Die aktuell beobachtete Heterogenität bei den Nutzungsquoten deutet darauf hin, dass die Skalierung über die Pilot- und Frühphasen hinaus mehr Zeit beansprucht als ursprünglich projektiert. Aus technischer Sicht ist das häufig eine Kombination aus Fachprozess-Umstellung, Schulung und Priorisierung: Nicht jede Organisationseinheit kann gleichzeitig wechseln, und nicht jede nutzt die E-Akte in der gleichen Tiefe, sobald sie Zugriff hat.
Auch die Betriebsorganisation verschiebt sich, ohne den technischen Klärungsbedarf vollständig zu eliminieren. Seit dem 1. Januar 2026 liegt die Betriebsübernahme offiziell beim IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ). Damit wird die Verantwortung für den laufenden Betrieb und die administrative Betreuung der Infrastruktur an eine zentrale Stelle gebündelt – was in der Praxis häufig hilft, weil Betrieb, Monitoring und Incident-Prozesse vereinheitlicht werden. Der Termin für den Übergang in den uneingeschränkten Regelbetrieb bleibt laut Quelle jedoch unklar. Erst im dritten Quartal 2026 sollen Beratungen in den zuständigen Gremien die Rollout-Strategie und die Behebung der identifizierten Mängel bewerten.
Für IT-Leitungen und Sicherheitsverantwortliche hat das Projekt ohnehin eine zweite Dimension: Mit zunehmender digitaler Vernetzung steigen die Anforderungen an IT-Sicherheit und Schutz vor Cyberangriffen. Die Quelle verknüpft das Thema mit konkreten Hinweisen, wie Organisationen Sicherheitslücken schließen und gesetzliche Anforderungen proaktiv adressieren können. Unabhängig davon, wie weit die E-Akte im Tagesgeschäft bereits eingesetzt wird, bleibt die Frage nach einem belastbaren Sicherheits- und Betriebsmodell entscheidend – insbesondere, wenn die Nutzung auf weitere Dienststellen ausgeweitet werden soll. Denn ein Rollout, der nur „läuft“, aber Sicherheits- und Archivierungsanforderungen noch nicht vollständig abdeckt, erzeugt späteren Nacharbeitungsdruck.
Unterm Strich beschreibt die Meldung eine Phase, in der Verwaltung zwar digitaler werden soll, der Regelbetrieb aber technisch und organisatorisch noch nicht vollständig als „abgeschlossen“ gelten kann. Die vorläufige Abnahme mit 30 leichten Mängeln, die ausstehende TR-ESOR-konforme Aussonderung und Langzeitarchivierung sowie die weiterhin unterschiedliche Nutzungsintensität zwischen Bezirken sind ein zusammenhängendes Bild: Nicht ein einzelner Schalter entscheidet, sondern das Zusammenspiel aus Dokumentenprozessen, Nachweispflichten, Archivierungsfähigkeit und Betriebssicherheit. Für die weitere Planung ist damit besonders relevant, dass die Evaluierungsergebnisse aus dem dritten Quartal 2026 die Grundlage für belastbare Aussagen zum vollständigen Rollout liefern sollen.
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