BERLIN / LONDON (IT BOLTWISE) – Eine neue Studie zeigt, wie Process Mining die Effizienz und Transparenz in der öffentlichen Verwaltung erheblich steigern kann. Durch die Analyse digitaler Spuren in Verwaltungsprozessen werden Engpässe und ineffiziente Abläufe sichtbar gemacht. Dies bietet Verwaltungen die Möglichkeit, ihre Prozesse gezielt zu optimieren und die Zufriedenheit von Bürgern und Mitarbeitern zu erhöhen.
In der heutigen digitalen Welt stehen öffentliche Verwaltungen vor der Herausforderung, ihre Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Eine kürzlich veröffentlichte Studie des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) und der Humboldt-Universität zu Berlin zeigt, wie Process Mining als Werkzeug zur Optimierung dieser Prozesse eingesetzt werden kann. Durch die Analyse von Logdaten, die bei der Bearbeitung von Anträgen entstehen, können tatsächliche Abläufe rekonstruiert und Engpässe aufgedeckt werden.
Die Studie hebt hervor, dass in den IT-Systemen der Verwaltungen bereits zahlreiche Prozessinformationen vorhanden sind, die jedoch oft ungenutzt bleiben. Process Mining ermöglicht es, dieses verborgene Wissen sichtbar und nutzbar zu machen. Die Autoren der Studie, darunter Oliver Gutermuth und Peter Fettke, betonen die Bedeutung einer systematischen Dokumentation bestehender Abläufe und Datenquellen, um die Ausgangslage für Process Mining zu erfassen.
Ein zentrales Ergebnis der Studie ist, dass trotz unvollständiger oder inkonsistenter Datenlage wertvolle Einblicke gewonnen werden können, sofern Verwaltungen gezielt auf Datenqualität und Standards achten. Die Analyse von drei Praxisbeispielen aus Hamburg zeigt, dass die Daten zwar vorhanden, aber oft unstrukturiert sind. Dennoch liefert Process Mining wichtige Erkenntnisse, die zur Verbesserung der Prozesse beitragen können.
Die Studie formuliert vier zentrale Handlungsempfehlungen für den erfolgreichen Einsatz von Process Mining in Verwaltungen. Dazu gehört die Sicherung der Qualität der Prozessdaten und die Etablierung einheitlicher Standards und Governance. Diese Maßnahmen erleichtern den behördenübergreifenden Einsatz von Process Mining und tragen zur digitalen Transformation der Verwaltungen bei.
Insgesamt zeigt die Studie, dass Process Mining eine objektive, datenbasierte Sicht auf reale Prozessabläufe ermöglicht. Dies hilft, Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren und Ressourcen gezielter einzusetzen. Die digitale Transformation der Verwaltungen wird dadurch unterstützt, indem mehr Transparenz geschaffen und die Zufriedenheit von Bürgern und Mitarbeitern erhöht wird.
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