LONDON (IT BOLTWISE) – Der Regierungsentwurf vom 18. Juni 2026 soll die Arbeitszeiterfassung breit verpflichten und dabei von tagesbezogenen Höchstgrenzen stärker auf eine Wochenlogik setzen. Gleichzeitig rückt die digitale Dokumentation in den Fokus, was vor allem bei Homeoffice und flexiblen Modellen neue Umsetzungslücken offenbart. Mehrere BAG-Entscheidungen präzisieren zudem, was Beschäftigte bei Überstunden und Freistellungen nachweisen müssen. Für Unternehmen wird damit das Zusammenspiel aus HR-Prozessen, Nachweisführung und Betriebsratsrechten bei KI-gestützter Auswertung zum zentralen Projekt.
Der Streit um Arbeitszeiten war in Deutschland lange mehr als eine arbeitsrechtliche Detailfrage. Er entscheidet darüber, ob Überstunden am Ende bezahlt werden, ob Vertrauensarbeitszeit noch als Blaupause taugt und wie Unternehmen den Spagat aus Flexibilität und Belastungssteuerung hinbekommen. Mit dem Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vom 18. Juni 2026 verlagert sich der Fokus spürbar: Anstelle täglicher Höchstarbeitsgrenzen soll künftig eine wöchentliche Höchstarbeitszeit als Maßstab stärker in den Mittelpunkt rücken. Flankiert wird das Vorhaben durch eine flächendeckend geplante elektronische Arbeitszeiterfassung, deren Kern nicht nur in der Erfassung liegt, sondern in der Frage, wie präzise „tatsächlich geleistete Stunden“ im Prozess nachweisbar werden.
Damit entsteht für Unternehmen sofort ein technischer und organisatorischer Handlungsdruck. Digitale Erfassung ist nicht gleich digitale Qualität: Entscheidend ist, welche Ereignisse ein System protokolliert (z. B. Arbeitsbeginn/-ende, Pausen, Rufbereitschaft, Dienstreisen) und wie diese Daten später im Streitfall ausgewertet werden können. Interessant ist dabei, wie schnell die Praxis an Grenzen stößt: In Bremen läuft seit dem Schuljahr 2026/27 ein Pilotprojekt an neun Schulen. Lehrkräfte dokumentieren dort alle Tätigkeiten vom Unterricht bis zur Verwaltung digital, um Belastungen sichtbar zu machen, die sich in starren Deputatsmodellen oft nur schwer abbilden lassen. Diese Logik lässt sich als Signal lesen: Wer künftig erfasst, muss die Realität abbilden, nicht nur die „glatten“ Büroarbeitszeiten.
Aus der rechtlichen Perspektive wird die Umsetzung zusätzlich durch die Beweislast geprägt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hatte bereits am 12. Februar 2025 klargestellt, dass der Arbeitnehmer nachweisen muss, dass Überstunden angeordnet, gebilligt oder zumindest geduldet wurden. Das wirkt wie ein Filter für jede Personal- und Controlling-Strategie: Eine „automatische“ Erfassung ersetzt nicht die arbeitsvertragliche und organisatorische Anforderung, dass Verantwortlichkeiten und Freigabewege sauber geregelt sind. Beim Thema Sonderzahlungen setzte das BAG am 17. März 2026 weitere Grenzen: Beschäftigte in Altersteilzeit im Blockmodell erhalten nur den hälftigen Inflationsausgleich, maßgeblich ist die durchschnittliche Wochenarbeitszeit über die gesamte Laufzeit und nicht die tatsächliche Leistung in der Aktivphase. Für HR bedeutet das, dass Auswertungslogik und Vertragsgestaltung zusammenpassen müssen – sonst entstehen Rechtsrisiken selbst dann, wenn Daten vorhanden sind.
Auch das Thema Homeoffice verschiebt die Anforderungen an Systeme und Prozesse. Wer dauerhaft aus dem Ausland arbeitet, kann sich nicht automatisch auf deutsches Recht verlassen. Das BAG erklärte am 19. März 2026 formularmängelige Rechtswahlklauseln für unwirksam, die pauschal deutsches Recht festschreiben. Bei einem gewöhnlichen Arbeitsort etwa in den Niederlanden gilt demnach dortiges Recht – mit teils erheblichen Folgen für den Kündigungsschutz. Für die Arbeitszeiterfassung heißt das: Compliance ist nicht nur „Zeiten zählen“, sondern auch Kontext speichern. Je besser Unternehmen Arbeitsorte, Einsatzzeiten und vereinbarte Rahmenbedingungen im Datensatz verknüpfen, desto eher lassen sich Ergebnisse später rechtssicher begründen.
In die gleiche Richtung zielen die Urteile zu besonderen Arbeitsformen. Das Oberverwaltungsgericht Hamburg entschied am 6. Juli 2026, dass Rufbereitschaft nicht zwingend als volle Arbeitszeit gewertet werden muss. Im konkreten Fall lag die Alarmierungsquote bei knapp 44 Prozent, die Reaktionszeit bei zehn Minuten; entscheidend war die Gesamtwürdigung, weil die Bewegungsfreiheit nicht übermäßig eingeschränkt gewesen sein soll. Daneben zog das BAG am 25. März 2026 die Grenzen für Freistellungsklauseln enger: Eine Klausel, die nach jeder Kündigung automatisch eine Freistellung ohne weitere Bedingungen erlaubt, ist unwirksam, nötig sind überwiegende schutzwürdige Interessen des Arbeitgebers im Einzelfall. Praktisch folgt daraus: Systeme zur Arbeitszeiterfassung müssen nicht nur „Zeit“ liefern, sondern auch die Logik für Ausnahmen und Bewertungsmaßstäbe – andernfalls wird aus dem Datenbestand schnell ein Streitgegenstand.
Die Reform wirkt zudem nicht im luftleeren Raum. Die Flexibilisierung fordert ihren Tribut, und das ist messbar: Die KKH meldet für 2025 einen Höchststand bei stressbedingten Krankschreibungen mit 119 Krankheitstagen je 100 Versicherte. Das entspricht einem Anstieg von rund 80 Prozent innerhalb von acht Jahren. Wenn unklare Regeln bei flexiblen Arbeitsmodellen als Ursache genannt werden, ergibt sich ein doppelter Effekt für die Arbeitszeiterfassung: Erstens muss die Erfassung die Arbeitsrealität präzise abbilden; zweitens sollten Unternehmen Regeln so definieren, dass Belastungen früher erkennbar werden und nicht erst über Krankenstände eskalieren.
Parallel verändert sich das Feld auch durch KI-gestützte Auswertung. Bei KI zur Überwachung von Arbeitsprozessen ist die Mitbestimmung des Betriebsrats gefragt, unter anderem mit Blick auf die europäische KI-Verordnung und nationales Recht. Unternehmen müssen also vermeiden, dass Zeitdaten und Leistungs- oder Verhaltenssignale nur aus technischen Gründen „automatisiert“ werden. Die rechtliche Strenge lässt sich an einer Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Hamm vom Zeitpunkt her klar greifen: Bereits das beharrliche Verschweigen kurzer Pausen kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen, wenn eine Täuschungsabsicht vorliegt. Für die Praxis bedeutet das, dass KI-Systeme nicht nur technisch zuverlässig sein müssen, sondern auch transparent erklärbar, auditierbar und in einen nachvollziehbaren Regelprozess eingebettet werden.
Für die nächsten Monate wird entscheidend, wie schnell Unternehmen die digitale Erfassung so in bestehende HR-Workflows integrieren, dass sie im Konfliktfall standhält. Dazu gehört, Freigabe- und Anordnungswege für Überstunden zu operationalisieren, Pausenlogik und Sonderfälle (etwa Rufbereitschaft) sauber zu modellieren und die Datenqualität so aufzubauen, dass sie zu den rechtlichen Bewertungsmaßstäben passt. Wer bereits jetzt testet – etwa über Pilotprojekte wie in Bremen oder mit enger Abstimmung im Betriebsrat – reduziert das Risiko eines „Big-Bang“-Rollouts. Denn mit der geplanten Reform verschiebt sich der Wettbewerb: Nicht das Erfassungsgerät, sondern die verlässliche Kombination aus Technik, Regeln und Nachweisführung wird darüber entscheiden, ob Arbeitszeiterfassung als Grundlage für Fairness oder als neues Konfliktfeld wahrgenommen wird.
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