LONDON (IT BOLTWISE) – Auch mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) müssen Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeit weiterhin frühzeitig mitteilen. Die Meldung soll am ersten Krankheitstag vor dem geplanten Arbeitsbeginn erfolgen, die ärztliche Diagnose müssen Arbeitnehmer dabei nicht offenlegen. Für Arbeitgeber bleibt der Datenabruf bei der Krankenkasse der zentrale Schritt, während die Bescheinigung auf Wunsch bereits ab Tag 1 verlangt werden kann. Beim Krankengeld gelten zudem enge Berechnungsvorgaben und eine Leistungsdauer bis zu 78 Wochen innerhalb von 3 Jahren bei derselben Erkrankung.
Die eAU hat in Deutschland die Kommunikation zwischen Arztpraxen, Krankenkassen und Arbeitgebern spürbar digitalisiert. Dennoch entbindet das elektronische Verfahren Beschäftigte nicht von den gesetzlichen Mitteilungspflichten rund um eine Arbeitsunfähigkeit. Wie es in aktuellen Ratgeber-Zusammenstellungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber beschrieben wird, müssen gesetzlich versicherte Beschäftigte ihren Betrieb unverzüglich über das Eintreten der Arbeitsunfähigkeit sowie über die voraussichtliche Dauer informieren. Wichtig ist dabei: Die konkrete ärztliche Diagnose müssen Arbeitnehmer nicht weitergeben; gefragt ist vor allem die arbeitsorganisatorische Planungssicherheit für den Arbeitgeber.
Praktisch bedeutet das für den ersten Krankheitstag eine klare Reihenfolge. Die Information durch die Arbeitnehmer soll am ersten Krankheitstag unverzüglich vor dem geplanten Arbeitsbeginn erfolgen. Während Beschäftigte die Meldung zunächst selbst übermitteln, ruft der Arbeitgeber im Anschluss die eigentlichen eAU-Daten elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse ab. Der zentrale Vorteil der eAU liegt damit weniger in der Entlastung der Meldepflicht an sich, sondern im strukturierten Abruf der ärztlichen Feststellung. Ergänzend gilt: Eine ärztliche Feststellung ist in der Regel bei einer Krankheitsdauer von mehr als 3 Kalendertagen erforderlich, also ab dem vierten Kalendertag. Arbeitgeber dürfen jedoch auch frühzeitiger reagieren und ein ärztliches Attest bereits ab Tag 1 verlangen. Während der Arbeitsunfähigkeit sind Tätigkeiten rechtlich nicht pauschal verboten, sofern sie die Genesung nicht beeinträchtigen.
Finanziell verzahnt sich die Arbeitsunfähigkeit mit dem Entgeltfortzahlungs- und Krankengeldregime. Für Arbeitgeber steht zunächst die Entgeltfortzahlung im Vordergrund: Sie zahlen im Krankheitsfall grundsätzlich für bis zu 6 Wochen. Allerdings entsteht dieser Anspruch erst, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen ununterbrochen besteht. Endet die sechswöchige Entgeltfortzahlung, übernimmt die gesetzliche Krankenkasse die Leistung. Das Krankengeld kann grundsätzlich 70 % des Bruttoentgelts betragen, erreicht aber in der Deckelung höchstens 90 % des letzten Nettoentgelts. Für die Abrechnungspraxis sind dabei Grenzen relevant, die sich an der Beitragslogik in der gesetzlichen Krankenversicherung orientieren: Für 2026 wird eine Beitragsbemessungsgrenze von 5.812,50 Euro pro Monat beziehungsweise 69.750 Euro im Jahr genannt.
Daneben spielt die Leistungsdauer bei derselben Erkrankung eine entscheidende Rolle, wenn sich Arbeitsausfälle über Monate ziehen. Laut den beschriebenen gesetzlichen Rahmenbedingungen zahlen Krankenkassen die Leistung bei derselben Erkrankung grundsätzlich maximal 78 Wochen innerhalb eines Zeitraums von 3 Jahren aus. Für die Lohnabrechnung heißt das: Es reicht nicht, einzelne Kranktage in der Software abzubilden, Unternehmen müssen auch die Fristen und Wiederholungszeiträume im Blick behalten, sobald eine Erkrankung zurückkehrt oder sich verlängert. Gerade weil Sozialabgaben und Abrechnungswerte an Grenzwerte gekoppelt sind, wird in der Quelle betont, dass die korrekte Berechnung von Sozialabgaben und die Einhaltung aktueller Grenzwerte für eine rechtssichere Lohnabrechnung unerlässlich sind. In der Praxis wird dadurch deutlich, warum Dokumentations- und Meldeprozesse entlang von eAU-Abruf, Abrechnungslogik und Krankengeld-Zeiträumen ineinandergreifen müssen.
Für Empfänger von Bürgergeld gibt es zusätzlich eigene Konstellationen, in denen Meldungen gegenüber dem Jobcenter und Nachweise anders getaktet sind. Auch Jobcenter-Leistungsberechtigte unterliegen strengen Dokumentations- und Meldepflichten, wie auf Basis von Paragraph 56 im Zweiten Buch Sozialgesetzbuch (SGB II) beschrieben wird. Betroffene müssen eine Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer unverzüglich beim Jobcenter anzeigen und die Bescheinigung grundsätzlich spätestens vor Ablauf des 3. Kalendertages vorlegen. Das Jobcenter kann dabei auch eine frühere Vorlage verlangen. Gleichzeitig wird der Übergang in Richtung eAU-bezogener Nachweise zeitlich eingegrenzt: Im Oktober 2026 soll die eAU den Nachweis beim Jobcenter noch nicht automatisch ersetzen; erst ab dem 1. Januar 2027 soll die zusätzliche Vorlagepflicht unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen entfallen. Unabhängig davon bleibt die Pflicht zur unverzüglichen Meldung bestehen.
Ein weiterer Punkt betrifft Fälle, in denen es wiederholt zu Bescheinigungen über Arbeitsunfähigkeit kommt. Bereits seit dem 1. Juli 2026 können wiederholte Bescheinigungen für das Jobcenter einen Anlass für Zweifel und eine medizinische Überprüfung darstellen. Wenn das Jobcenter einen Minderungsbescheid erlässt, können Betroffene grundsätzlich binnen 1 Monat Widerspruch einlegen. Zwar reicht bei versäumten Terminen im Regelfall auch eine reguläre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, doch in begründeten Einzelfällen können Behörden ein gezieltes Attest verlangen, das die Unfähigkeit zur Terminwahrnehmung belegt. Für Unternehmen mit Schnittstellen zur Verwaltung oder für HR-Teams, die solche Fälle betreuen, folgt daraus: Auch wenn die eAU den Datenabruf technologisch vereinfacht, bleiben klassische Nachweis- und Fristenlogiken im Sozial- und Verwaltungsprozess bestehen.
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