LONDON (IT BOLTWISE) – In Polen müssen arbeitsmedizinische Bescheinigungen seit dem 18. Oktober 2026 vollständig digital erstellt und übermittelt werden. Die Pflicht löst die bisher dominierende Papierausstellung ab und beendet eine Übergangsphase. Bis zum 17. Oktober 2026 konnten Mediziner Atteste wahlweise elektronisch oder auf Papier ausstellen. Die Dokumente werden nun über Praxissoftware oder eine staatliche Webanwendung in das zentrale e-Zdrowia-System eingespielt.
Polen schwenkt bei arbeitsmedizinischen Attesten auf eine konsequent digitale Zustellung um: Seit dem 18. Oktober 2026 werden entsprechende Bescheinigungen verbindlich in elektronischer Form ausgestellt und übermittelt. Damit endet eine Phase, in der Ärztinnen und Ärzte die Ausgabe noch zwischen digitalem Dokument und klassischer Papierbescheinigung wählen konnten. Laut dem staatlichen Zentrum für E-Gesundheit (Centrum e-Zdrowia) müssen Mediziner die Dokumente jetzt zwingend elektronisch anfertigen und im System bereitstellen. Technisch ist das vor allem eine Umstellung der Prozesskette rund um die Datenerfassung, die Formularlogik und das Datenrouting – weniger eine Veränderung der medizinischen Inhalte.
Der zeitliche Rahmen ist dabei eindeutig: Die elektronischen Bescheinigungen standen den Angaben zufolge bereits seit dem 17. April 2026 bereit. Bis einschließlich 17. Oktober 2026 galt demnach eine sechsmonatige Übergangszeit, in der die Ausfertigung wahlweise digital oder weiterhin auf Papier erfolgen konnte. Ab dem Stichtag gibt es Ausnahmen nur noch in eng begrenzten, gesetzlich ausdrücklich vorgesehenen Fällen – etwa wenn eine unmittelbare Ausstellung in Papierform erforderlich ist. Für Personalabteilungen und Sicherheitsverantwortliche ändert sich dadurch nicht nur das Format, sondern auch der Abstimmungsmodus mit arbeitsmedizinischen Diensten: Die Frage lautet dann weniger „Kann das Attest in Papierform vorliegen?“, sondern „Ist die elektronische Übermittlung frist- und systemsicher möglich?“
Für die reguläre Dokumentation sieht das Verfahren zwei Wege vor: Medizinische Einrichtungen nutzen entweder ihre bereits integrierte Praxissoftware oder die staatliche, kostenfreie Webanwendung Gabinet.gov.pl. Von dort aus fließen die Daten direkt in das zentrale System e-Zdrowia ein. Das ist aus IT-Sicht relevant, weil der digitale Workflow nicht bei der Eingabe stoppt, sondern die weitere Verarbeitung bis in zentrale Registerlogiken hineinzieht: Sobald die Daten in e-Zdrowia ankommen, werden sie im weiteren Verlauf für den Zugriff über die Nutzerportale bereitgestellt. In der Praxis bedeutet das auch, dass Schnittstellen, Identitätszuordnung und digitale Signatur- bzw. Dokumentationsmechanismen deutlich stärker in den Mittelpunkt rücken als bei Papierakten, bei denen man im Zweifel mit späteren Archivschritten arbeitet.
Auch für Beschäftigte verschiebt sich die Nutzung spürbar: Der Zugriff auf arbeitsmedizinische Dokumente erfolgt laut Centrum e-Zdrowia über das zentrale Online-Portal „Internetowe Konto Pacjenta“ (IKP), also das digitale Patientenkonto. Im polnischen Arbeitsschutzsystem (BHP) betrifft die Umstellung zentrale Untersuchungskategorien. Dazu zählen Einstellungsuntersuchungen vor Antritt einer neuen Beschäftigung, regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen sowie anlassbezogene Kontrollen nach längeren Krankheitsphasen. Das offizielle ärztliche Gutachten, im Polnischen als Orzeczenie lekarskie bezeichnet, wird dabei direkt digital im persönlichen Profil der Versicherten bzw. Versicherten hinterlegt. Damit verschiebt sich der Fokus von „Attest holen und abheften“ hin zu „Nachweis in der digitalen Akte auffinden, systematisch prüfen und für interne Zwecke verfügbar halten“.
Wichtig: Die administrative Modernisierung soll nach den Angaben aus der polnischen Arbeitsmedizin keine Abstriche bei den fachlichen Standards bedeuten. Der vorgeschriebene Umfang der arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen sowie die zugrunde liegenden medizinischen Entscheidungsregeln bleiben demnach unverändert. Die behandelnden Ärztinnen und Ärzte wenden folglich weiterhin dieselben Kriterien an, die zuvor bei der manuellen Belegerstellung galten. Für Unternehmen heißt das: Die eigentliche medizinische Wirksamkeit und Entscheidungslogik wird nicht neu „erfunden“, aber die organisatorische Umsetzung muss neu designt werden. Genau hier liegt häufig der Engpass: Wenn Prozesse, Verantwortlichkeiten und Fristen in der Organisation noch auf Papierarchive ausgelegt sind, entstehen Verzögerungen, obwohl die inhaltliche medizinische Qualität gleich bleibt.
Für die Arbeitssicherheit rückt damit auch die formale Dokumentationsarbeit stärker in den Vordergrund, weil Nachweise nicht nur beschafft, sondern in digitalen Workflows nachweisbar verwaltet werden müssen. In typischen BHP-Abläufen ergänzen arbeitsmedizinische Unterlagen die Gefährdungsbeurteilung, sodass eine konsistente Dokumentationskette entsteht. Aus Unternehmenssicht ist deshalb entscheidend, dass die internen Prüf- und Freigaberoutinen zur Gefährdungsbeurteilung die neuen digitalen Nachweisformen unterstützen – etwa indem Verantwortliche klar definieren, welche Dokumentversion als gültig gilt und wie die Einsicht über IKP intern verifiziert wird. Die Umstellung ist damit weniger ein reines Gesundheits-IT-Projekt als ein organisatorischer Schnittstellenwechsel zwischen Medizin, HR, Arbeitsschutz und IT.
In der Summe zeigt die Einführung der E-Pflicht in Polen, wie schnell nationale Digitalisierungsschritte vom Gesundheitsbereich in den arbeitsrechtlichen Alltag wirken. Die zentrale Plattform e-Zdrowia, die Rolle der Praxissoftware sowie der Zugriff über das digitale Patientenkonto IKP bilden zusammen eine durchgängige Kette vom Attest bis zur Einsicht durch Beschäftigte. Gleichzeitig bleibt die fachliche Logik der Untersuchungen stabil, sodass der Hauptaufwand bei der Implementierung und beim Prozessdesign liegt: Schnittstellen müssen stimmen, Verantwortliche müssen wissen, wo sie die Nachweise finden, und interne Dokumentationspfade müssen auf digitale Evidenz umgestellt werden. Wer das früh absichert, reduziert nicht nur Friktionen im Tagesgeschäft, sondern schafft auch eine belastbare Basis für spätere digitale Erweiterungen im Arbeitsschutz.
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