LONDON (IT BOLTWISE) – Eine aktuelle Secure-Collaboration-Umfrage zeigt eine deutliche Lücke zwischen gefühlter und tatsächlicher Sicherheit in Unternehmens-Chat- und Filesystemen. 84 Prozent der Befragten halten ihre Collaboration-Umgebung für sicher, zugleich teilen 48 Prozent sensible Informationen über Kanäle, die dafür nicht ausgelegt sind. Besonders kritisch: Bei der externen Zusammenarbeit landen Daten häufig in nur begrenzt kontrollierbaren Wegen wie E-Mail und Messaging. Auch beim Zugriff auf Dateien bleiben wichtige Kontrollmechanismen laut Studie teilweise zu lange unsichtbar.
Die Studie zur Secure Collaboration wirft weniger die Frage auf, ob Unternehmen Collaboration-Software einsetzen, sondern wie gut sie die tatsächlichen Risiken im täglichen Datenfluss im Griff haben. 84 Prozent der befragten IT-, Security- und Compliance-Verantwortlichen bewerten ihre Collaboration-Umgebung als sicher. Praktisch widerspricht die Nutzungspraxis diesem Selbstbild: Fast jedes zweite Unternehmen gibt an, sensible Informationen manchmal oder häufig über Kanäle auszutauschen, die nicht für sichere Kommunikation konzipiert sind. Dass sensible Inhalte sogar in 88 Prozent der Fälle zumindest gelegentlich über unsichere Wege fließen, macht das Thema für Risiko- und Governance-Teams besonders dringend.
Technisch betrachtet ist Collaboration längst kein einzelnes Produkt mehr, sondern ein fragmentierter Stack aus Messaging, E-Mail, Videokonferenzen, Cloud-Speicher und File-Sharing. Die Studie zeigt diese Fragmentierung sehr konkret in den Nutzungsanteilen: Microsoft Teams wird von 80 Prozent eingesetzt, E-Mail bleibt mit 63 Prozent tief verankert. Daneben spielen Zoom (47 Prozent), Google Meet (44 Prozent) sowie Google Drive beziehungsweise Workspace (42 Prozent) eine Rolle. Auch Consumer-Messenger wie WhatsApp oder Signal werden von 18 Prozent als Teil der Kollaboration genutzt, und über die Dateiebene bleiben neben Google auch Dropbox (39 Prozent) sowie SharePoint/OneDrive (25 Prozent) relevant. Damit ist das Risiko nicht nur „ein unsicherer Kanal“, sondern ein Zusammenspiel mehrerer Kommunikationswege, in denen Berechtigungen, Aufbewahrung und Auditierbarkeit unterschiedlich umgesetzt sind.
Genau hier entsteht die Diskrepanz zwischen Wahrnehmung und Realität. Nur 29 Prozent der Befragten halten ihre aktuellen Tools für vollständig geeignet, um sensible Kommunikation zuverlässig abzudecken. 39 Prozent berichten zudem, dass Teile ihrer Collaboration-Workflows nicht über offizielle Tools abgedeckt sind. Das erklärt sich oft nicht als Disziplinproblem, sondern als Prozess- und Bedienbarkeitsproblem: Wenn Teams in dringenden Situationen auf schnellere Alternativen ausweichen, verschiebt sich das Sicherheitsniveau faktisch, ohne dass jemand die Absicht dazu hat. Besonders deutlich wird die Relevanz anhand der erwarteten Auswirkungen: 45 Prozent gehen von hohen oder kritischen Folgen für das Unternehmen aus, falls es zu einem Sicherheitsvorfall im Collaboration-Bereich kommt.
Auch an der File-Ebene zeigen sich Schwächen, die aus Compliance-Sicht schwer wiegen. 34 Prozent finden es schwierig oder sehr schwierig zu erkennen, wer auf sensible Dateien zugreift. Gleichzeitig bleiben Zugriffe auf geteilte Dateien nach Projektende laut 61 Prozent zumindest gelegentlich länger bestehen als vorgesehen. Für die Praxis heißt das: Selbst wenn die Kommunikation in einem „offiziellen“ Tool beginnt, können Freigaben im Hintergrund über die Nutzungsdauer hinaus wirken. Bei sensiblen Informationen wird die Liste der betroffenen Datenkategorien in der Studie ebenfalls nicht klein: Finanzdaten (76 Prozent), personenbezogene Daten (75 Prozent), Rechts- und Vertragsdokumente (63 Prozent), Strategiepläne (53 Prozent) sowie operative Kommunikation (51 Prozent) werden besonders häufig als sensibel eingestuft.
Der größte blinde Fleck entsteht laut Umfrage dann, wenn Collaboration die Unternehmensgrenze überschreitet. 81 Prozent der Befragten geben an, dass mehr als ein Viertel ihrer sensiblen Collaboration auch externe Stakeholder umfasst, etwa Partner, Kunden, Agenturen, Lieferanten oder Dienstleister. Trotzdem bleibt externe Zusammenarbeit oft auf Kanäle gesetzt, die sich nur eingeschränkt kontrollieren lassen: 75 Prozent nutzen E-Mail, 45 Prozent File-Sharing-Links und 42 Prozent Messaging-Apps. Nur 28 Prozent verwenden dedizierte sichere Collaboration-Tools für die externe Kommunikation. Entsprechend unsicher wirkt auch die Kontrollfrage nach dem Teilen: 33 Prozent sind nach der externen Weitergabe von Dateien nicht vollständig sicher, ob die Kontrolle über die Informationen erhalten bleibt; nur 23 Prozent nutzen primär sichere Dateifreigabelösungen.
Für die Einordnung liefert der Marktvergleich einen weiteren Hinweis darauf, dass Sicherheit nicht automatisch mit dem Sicherheitsgefühl steigt. Im Vereinigten Königreich bewerten 47 Prozent ihre Collaboration-Umgebung als sehr sicher, in Frankreich sind es 33 Prozent und in Deutschland 24 Prozent. Gleichzeitig meldet das UK mit 44 Prozent den höchsten Anteil an Workflows, die nicht durch offizielle Tools abgedeckt sind. Das passt zur Kernaussage aus der Befragung: Alexandra Ruggiero Remzso, Content Strategist bei Wire, ordnet „Shadow-IT“ als Produktivitätsproblem ein und betont, dass Mitarbeitende nicht aus Nachlässigkeit zu unsicheren Tools greifen, sondern weil sichere Alternativen im Alltag zu langsam oder umständlich seien. Benjamin Schilz, CEO von Wire, stellt die Lösung entsprechend nicht in ein einzelnes Tool, sondern in das Zusammenbringen von sensibler Kommunikation, externer Zusammenarbeit und regulatorischen Anforderungen.
Damit verschiebt sich Collaboration zunehmend von einem reinen Produktivitätsthema hin zu einer Governance-, Compliance- und Risikofrage. Die Studie zeigt zudem, dass Unternehmen aktiv handeln: 82 Prozent konsolidieren oder ersetzen bereits bestehende Collaboration-Tools oder suchen aktiv nach Alternativen; bei Organisationen mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden liegt der Anteil sogar bei 92 Prozent. Für IT-Leitung und Security-Teams bedeutet das, dass Auswahlkriterien über „Feature-Listen“ hinausgehen müssen: Entscheidend wird, ob sich Berechtigungen granular steuern lassen, ob Freigaben zeitlich begrenzt sind, wie gut sich Zugriffe nachvollziehen lassen und ob externe Stakeholder in einen kontrollierbaren Sicherheitsrahmen integriert werden können. In einer Welt, in der Cloud-Speicher, Messenger und E-Mail parallel laufen, wird KI zwar oft als Sicherheitsversprechen verstanden, die Studie legt jedoch vor allem die strukturelle Lücke offen, die entsteht, wenn Tools nicht durchgängig konsistente Kontrollmechanismen bieten.
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