LONDON (IT BOLTWISE) – Der Europäische Gerichtshof ordnet Fahrten zwischen Wohnung und erstem sowie letztem Kunden unter Bedingungen als Arbeitszeit ein. Unternehmen müssen damit ihre Arbeitszeiterfassung und Einsatzplanung bei Beschäftigten ohne festen Arbeitsort prüfen. Besonders relevant wird das für Arbeitgeber, die über Dienstleister aus anderen EU-Staaten arbeiten lassen. Zusätzlich verschärft die Pflicht zur A1-Bescheinigung die organisatorische Sorgfaltspflicht, sonst drohen Nachzahlungen und Verzögerungen im Betrieb.
Ein Urteil des Europäisches Gerichtshofs vom 10. September 2015 (Az. C-266/14) trifft vor allem Betriebe, die Menschen ohne festen Arbeitsort einsetzen. Der Kern der Entscheidung ist für die Praxis schnell greifbar: Fahrten zwischen Wohnung und dem ersten sowie dem letzten Kunden können als Arbeitszeit zählen, wenn der Arbeitnehmer in dieser Phase dem Arbeitgeber zur Verfügung steht und dessen Anweisungen unterliegt. Damit wandert ein Teil der bisher oft als „privat vor- oder nachgelagert“ betrachteten Wege in die Arbeitszeiterfassung. Genau diese Verschiebung kann rückwirkend zu Nachzahlungs- und Dokumentationsrisiken führen, wenn Zeiten bislang nicht entsprechend erfasst wurden.
Technisch betrachtet ist das keine reine HR-Compliance-Aufgabe, sondern eine Frage der Datenkette. Wer die Arbeitszeit nachträglich nachweisen oder in Streitfällen plausibilisieren muss, braucht saubere Regeln darüber, wann Fahrtzeit als Arbeitszeit behandelt wird und wie die Verfügbarkeit organisatorisch hergestellt ist. Entscheidend ist dabei nicht nur die Frage „unterwegs oder nicht“, sondern ob der Arbeitnehmer während der Wege dem Arbeitgeber funktional zur Verfügung steht. In der Praxis entsteht damit ein höherer Abstimmungsbedarf zwischen Disposition, Einsatzplanung und Zeiterfassungssystemen, weil sich Anweisungskontexte und Start-/Endpunkte der Kundentermine in der Dokumentation wiederfinden müssen.
Parallel verschiebt sich bei der Lieferketten- und Personalbeschaffung der Blick auf die rechtliche Arbeitgeberstellung. Wenn Unternehmen Personal über Dienstleister aus anderen EU-Staaten einsetzen, gelten strenge Auflagen: Fehlen die erforderlichen Erlaubnisse oder Bescheinigungen, kann der Auftraggeber rechtlich als Arbeitgeber der eingesetzten Kräfte gelten. Der Text nennt dabei als zentralen Punkt, dass der Dienstleister eine gültige deutsche Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung braucht; ohne diese Genehmigung steigt das Risiko, für Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge in voller Höhe einzustehen. Für Unternehmen bedeutet das: Es reicht nicht, Verträge zu unterschreiben und Rechnungen zu zahlen. Die rechtliche Zuordnung der Arbeitsverhältnisse muss pro Einsatzfall aktiv abgesichert werden.
Bei der Sozialversicherung setzt der Text besonders auf die A1-Bescheinigung als „Schlüssel“ für den Nachweis, dass eine Person im Ausland weiterhin im Herkunftsstaat sozialversichert ist. Genau hier verschärft sich die operative Realität: Seit dem 1. Januar 2025 läuft die Beantragung zwingend elektronisch. Fehlt der Nachweis, drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch erhebliche betriebliche Verzögerungen. Gleichzeitig wird eine Entlastung auf EU-Ebene vorbereitet: Für Geschäftsreisen von bis zu drei Tagen innerhalb von 30 Kalendertagen soll die A1-Pflicht entfallen, wobei der Bausektor voraussichtlich ausgenommen bleibt, weil dort laut Quelle das Schwarzarbeitsrisiko als besonders hoch gilt. Für betroffene Branchen heißt das: Planungssicherheit entsteht nur, wenn Reisen, Einsatzdauer und Nachweispfade sauber dokumentiert werden.
Ein weiterer Punkt, der in der Praxis gern unterschätzt wird, ist die Unterweisung und Einweisung der Kräfte. Wer Personal über Fremdfirmen einsetzt, muss laut Text nicht nur Sozialversicherungsnachweise prüfen, sondern auch sicherstellen, dass die Beschäftigten korrekt eingewiesen werden. Daraus folgt ein konkreter Handlungsbedarf in der Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Subunternehmer: Prozesse zur Unterweisungsdokumentation sollten so gestaltet sein, dass sie sowohl Arbeitsschutzanforderungen als auch die Nachweislogik für Haftungsfragen abbilden können. Das zielt am Ende auf die Minimierung von Risiken, etwa wenn Subunternehmer faktisch Aufgaben übernehmen, die für den Auftraggeber besonders heikel werden, weil rechtliche Arbeitgeberstellung und praktische Steuerung zusammenfallen.
Auch außerhalb des direkten Arbeitszeit- und Sozialversicherungsbereichs rät der Text zu regelmäßiger Vertragsvorsorge, insbesondere in Landwirtschaft und Baugewerbe. Verträge mit ausländischen Dienstleistern sollen demnach wiederkehrend kontrolliert werden, um unbeabsichtigte Arbeitgeberstellungen zu verhindern. Steuerlich ergänzt sich das Bild: Bei Geschäftsführergehältern oder Tantiemen bei verbundenen Unternehmen sollten Unternehmen die engen Grenzen im Blick behalten, denn Finanzbehörden setzen hier oft auf strikte Anerkennungsvoraussetzungen. Für CIOs und Compliance-Verantwortliche verbindet sich das zu einem einzigen Unternehmensrisiko: Wer nur eine Compliance-Schiene betrachtet, übersieht, dass Arbeitszeitlogik, Einsatzdaten, Nachweise und Vertragsgestaltung im Ergebnis denselben Vorwurfskorridor öffnen können – nämlich den, dass nach Lage der Dinge zu wenig Sorgfalt betrieben wurde.
Für die Unternehmenspraxis ist die wichtigste Schlussfolgerung deshalb weniger ein „neues Gesetz“, sondern ein neues Prüfraster. Unternehmen sollten die betroffenen Beschäftigtengruppen identifizieren (ohne festen Arbeitsort), die Einweisung und Verfügbarkeitslogik in der Planung prüfen und die Arbeitszeiterfassung auf die im Urteil beschriebenen Bedingungen ausrichten. Parallel empfiehlt sich eine standardisierte Checkliste für jeden Dienstleister-Einsatz: Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis, A1-Nachweisstatus und Dokumentationspfade. Wer das früh organisiert, senkt die Wahrscheinlichkeit, dass sich aus Wegezeiten plötzlich nachträgliche Forderungen und aus fehlenden Nachweisen betriebliche Reibung ergeben.
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