LONDON (IT BOLTWISE) – Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber in der Regel nicht ihre konkrete medizinische Diagnose nennen. Maßgeblich sind allein die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer. Auch ärztliche Bescheinigungen und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) enthalten keine Diagnosecodes für den Betrieb. Nur bei bestimmten meldepflichtigen Infektionskrankheiten kann ausnahmsweise eine Offenbarungspflicht entstehen.
In der Praxis erleben viele Beschäftigte bei einer Krankmeldung dieselbe Hürde: Nachfragen von Vorgesetzten zielen nicht nur auf den Status der Arbeitsunfähigkeit, sondern auch auf die genaue Diagnose. Das deutsche Arbeitsrecht schafft hier eine klare Trennlinie. Dem Arbeitgeber geht es für die Entgeltfortzahlung und die organisatorische Planung zwar um die Frage, ob und wie lange die Arbeitsleistung ausfällt. Eine Pflicht, Symptome oder Ursachen offenzulegen, besteht dagegen grundsätzlich nicht.
Rechtlich verankert ist diese Grundidee im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Nach Paragraph 5 Absatz 1 EntgFG müssen Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich anzeigen. In der Formulierung steckt damit der Kern: Die Mitteilungspflicht beschränkt sich auf Status und Prognose, nicht auf Details der Erkrankung. Wer vom Chef nach Diagnosen gefragt wird, kann sich deshalb auf ein Schweigerecht berufen, ohne damit automatisch arbeitsrechtliche Konsequenzen auszulösen.
Auch der Blick auf Dokumente entkräftet das verbreitete Missverständnis. Die klassische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die die Ärztin oder der Arzt dem Arbeitgeber vorlegt, enthält nach dem beschriebenen Verfahren keinen ICD-Code und keine Diagnoseangaben. Die Informationen bleiben bei den Praxen, den Krankenkassen und bei den Betroffenen. Für die Organisation im Unternehmen ist damit faktisch nur relevant, dass die Arbeitsunfähigkeit besteht und wie lange sie voraussichtlich andauert – alles andere ist Datenschutz und bleibt außerhalb des Betriebswissens.
Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kommt ein weiterer Datenschutzmechanismus hinzu. Die Praxis übermittelt die Daten digital an die gesetzliche Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft die eAU ab, ohne Diagnosen als solche zu erhalten. Die einzige Ausnahme, die im Zusammenhang mit den allgemeinen Regeln ausdrücklich genannt wird, betrifft bestimmte meldepflichtige Infektionskrankheiten nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG). Dann kann eine Offenbarungspflicht entstehen, wenn im Arbeitsumfeld eine unmittelbare Ansteckungsgefahr abgewendet werden muss – also nicht aus Neugier, sondern um konkrete Schutzmaßnahmen zu ermöglichen.
Wer seine Rechte in der Krankmeldungsphase praktisch absichern will, sollte auch die Grenzen von Zusatzpflichten im Vertrag kennen. Die Rechtsprechung hat solche Klauseln immer wieder eingegrenzt: So erklärte das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg eine Vertragsregel für unwirksam, die Mitarbeiter bei einer Krankmeldung zur aktiven Übergabe offener Vorgänge sowie zum Hinweis auf dringliche Aufgaben verpflichten wollte. Begründet wurde dies damit, dass arbeitsunfähig geschriebene Personen vollständig von ihrer vertraglichen Arbeitspflicht entbunden sind. Eine darüber hinausgehende Pflicht laufe den Vorgaben des Bürgerlichen Gesetzbuches zuwider; zulässig bleibt dagegen ausdrücklich eine freiwillige Übergabe durch die erkrankte Person.
Ähnlich differenziert fallen die Anforderungen an die Teilnahme an Personalgesprächen aus. Eine pauschale Verpflichtung, während einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit an Gesprächen teilzunehmen, besteht demnach ebenfalls nicht. Ob ein persönliches Erscheinen verlangt werden kann, hängt von einer strengen Einzelfallprüfung ab: Inhalt, Dringlichkeit und gesundheitliche Zumutbarkeit müssen zusammenpassen. Für Unternehmen bedeutet das, dass sie bei krankheitsbedingter Abwesenheit stärker als bisher mit Alternativen arbeiten müssen – etwa mit schriftlichen Informationen oder einer Terminverschiebung –, statt automatisch Präsenz einzufordern.
Für die Entgeltfortzahlung und den richtigen Umgang mit Nachweisen gilt zusätzlich: Das Attest wird grundsätzlich ab dem vierten Kalendertag verlangt, sofern die Erkrankung länger als drei Tage andauert. Gleichzeitig kann der Arbeitgeber vertraglich oder im Einzelfall verlangen, dass die Bescheinigung bereits ab dem ersten Krankheitstag vorliegt. Während der Arbeitsunfähigkeit greift dann die Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz, wonach Arbeitgeber im Regelfall für bis zu sechs Wochen zahlen müssen. Der Beweiswert der Bescheinigung kann jedoch unter bestimmten Umständen erschüttert sein, etwa wenn eine Arbeitsunfähigkeit zeitlich auffällig exakt mit einer Kündigungsfrist zusammenfällt – ein Hinweis darauf, dass Formalien allein nicht immer die letzte Instanz sind.
Damit rückt auch eine Management-Frage in den Vordergrund: Wie kommuniziert man im Unternehmen so, dass Planungssicherheit entsteht, ohne den Datenschutz zu unterlaufen? Für Beschäftigte heißt das, dass sie sich auf die rechtlich geforderte Mindestinformation – Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer – konzentrieren können. Für Arbeitgeber heißt es umgekehrt, Nachfragen richtig zu rahmen: Statusdaten sind erforderlich, Diagnosedetails dagegen in der Regel nicht. Wer diese Linie konsequent einhält, reduziert Reibung im Team und vermeidet zugleich unnötige Risiken, etwa durch unzulässige Vertragszusatzpflichten oder durch Erwartungen, die rechtlich nicht gedeckt sind.
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