BERLIN / LONDON (IT BOLTWISE) – Eine neue Studie zeigt, wie stark ineffiziente Abläufe den Alltag vieler Beschäftigter belasten: Über ein Drittel verliert täglich mehr als eine Stunde. Während Behörden gezielt Personal aufbauen, schrumpft die Industrie parallel Stellen. Der Bericht verbindet damit Reibungsverluste in Prozessen, Stress und noch nicht ausgereifte Automatisierung – und zeigt, wo Investitionen in digitale Workflows jetzt ansetzen müssen.
Der deutsche Arbeitsmarkt wirkt nach außen hin wie zwei Parallelwelten: Auf der einen Seite suchen Kommunen und Bundesbehörden händeringend nach Fachkräften, auf der anderen Seite reduziert die Industrie vielerorts Belegschaften. Genau in dieses Spannungsfeld schlägt eine aktuelle Effizienzstudie ein und liefert zugleich eine unbequeme Innenaufnahme der Unternehmen: Mehr als ein Drittel der Erwerbstätigen verliert täglich über eine Stunde durch mangelhafte Prozesse. Hochgerechnet entspricht das rund 28 Arbeitstagen pro Person im Jahr. Das Problem ist damit weniger ein reines Qualifikations- als ein Betriebsmodell-Thema, das direkt in Produktivität und Personalengpässe hineinwirkt.
Technisch betrachtet geht es dabei selten um einzelne „Engpass-Tools“, sondern um Ketten aus Dateneingabe, Dokumentenweitergabe, Freigaben und Medienbrüchen. Die Studie ordnet besonders bei der Dateneingabe ein Automatisierungspotenzial von 44 Prozent ein, zugleich sind nur 20 Prozent der Unternehmen bei Dokumentenprozessen vollständig digital. Diese Mischung erklärt, warum Beschäftigte Zeit verlieren: Informationen müssen mehrfach erfasst oder aus unterschiedlichen Systemen manuell zusammengeführt werden, während Validierungen, Plausibilitätsprüfungen und rechtliche Checks oft noch nachgelagert erfolgen. Historisch war das nachvollziehbar, weil Unternehmen lange in Einzellösungen investierten; heute werden Effizienzgewinne aber vor allem durch Ende-zu-Ende-Workflow-Orchestrierung sichtbar.
Der Markt reagiert jedoch nicht einheitlich. Behörden schreiben verstärkt Stellen aus, um Verwaltungskapazitäten aufzubauen: In Stuttgart etwa werden unbefristete Rollen in Steuer- und Compliance-Nähe gesucht, in Berlin geht es um Rechnungsprüfung, Controlling und Aufgaben in Fachstellen, und auch das BAFA adressiert technische Expertise im Umfeld von Gebäudeförderung. Diese gezielte Rekrutierung steht im Kontrast zu Unternehmensentscheidungen wie dem Stellenabbau bei Evonik, wo bis Ende 2029 rund 3.200 Positionen wegfallen sollen. Solche Entscheidungen sind oft Ergebnis von Umsatz- und Ergebnisdruck; gleichzeitig entsteht aber eine zweite, stille Herausforderung: Selbst mit neuen Mitarbeitenden bleibt Ineffizienz bestehen, wenn Prozesse nicht systematisch modernisiert werden.
Vor diesem Hintergrund lohnt ein Blick auf den Wettbewerbsraum der Prozessautomatisierung. Während Anbieter wie SAP im Umfeld von ERP-gestützten Workflows und Prozesssteuerung sowie Microsoft über Power Platform und verwandte Azure-Services die „Digitalisierung im Unternehmen“ vorantreiben, konkurrieren im Automationsalltag auch spezialisierte RPA- und Workflow-Orchestrierungsansätze (beispielsweise UiPath) mit klassischen BPM-Ansätzen. Entscheidend ist weniger, welcher Stack im Vordergrund steht, sondern wie gut er an Compliance, Datenqualität und Rollenmodelle gekoppelt wird. Laut Branchenanalysen und wiederkehrenden Aussagen aus Beratungssichten wird der ROI häufig dann am schnellsten erreicht, wenn Datenerfassung, Dokumentenklassifikation, Freigabeprozesse und revisionssichere Ablage als ein zusammenhängendes Zielbild umgesetzt werden – statt als lose Tool-Sammlung.
Die Studie macht zudem eine psychosoziale Komponente deutlich: 57 Prozent der Befragten berichten über Stress, und ineffiziente Prozessschritte wirken dabei als täglicher Belastungsfaktor. Für Unternehmen bedeutet das: Automatisierung ist nicht nur Kostensenkung, sondern auch Reduktion von Fehlerquoten, Nacharbeit und informeller Überstundenlogik. Wenn Beschäftigte bei der Dateneingabe „Zeit verlieren“, ist oft auch die Wahrscheinlichkeit für inkonsistente Daten höher, was später etwa in Buchhaltung, Controlling oder in behördlichen Schnittstellen zu Korrekturschleifen führt. Experten, die in Interviews zu Prozessdigitalisierung befragt wurden, betonen daher häufig, dass „Stabilität“ wichtiger ist als reine Geschwindigkeit: automatisierte Workflows müssen nachvollziehbar, auditierbar und mit klaren Verantwortlichkeiten designt werden.
Historisch betrachtet haben sich Firmen anfangs auf die Digitalisierung einzelner Schritte konzentriert: PDF-Scans in Ablagen, Webformulare statt Papier, oder „nur“ die Anbindung an ein ERP. Doch die Effizienzlücke bleibt, wenn dadurch nicht die gesamte Prozesskette verschwindet. Genau an dieser Stelle zeigt sich, warum die Studie die Lücke zwischen „digitalisiert“ und „vollständig digital“ so scharf herausstellt. Ein wichtiger Vergleich ist Cloud-natives Prozessmanagement versus On-Premise-Workflow: Cloud-native Ansätze erleichtern Skalierung und Integration, während On-Premise in regulierten Umgebungen oft noch bestehen bleibt. In beiden Fällen gilt: Ohne saubere Datenflüsse, Logging und definierte Schnittstellen zwischen Systemen entsteht erneut Medienbruch – nur mit anderer Oberfläche.
Auch regulatorisch und datenschutzseitig steigt damit die Verantwortung. Wenn Dokumente, Vertragsdaten oder Compliance-relevante Informationen automatisiert verarbeitet werden, muss die Organisation sicherstellen, dass Zugriffsrechte, Protokollierung und Aufbewahrung den Vorgaben entsprechen. Gerade bei öffentlichen Auftraggebern und in der steuer- beziehungsweise förderbezogenen Sachbearbeitung sind Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zentral; die Automatisierung darf deshalb nicht zu „Black-Box“-Entscheidungen führen. Praktisch heißt das: Datenminimierung, Rollenbasierte Rechte, manipulationssichere Logs und klare Retention-Policies gehören in jedes Automatisierungsprogramm. Unternehmen, die das früh einplanen, reduzieren nicht nur Datenschutzrisiken, sondern beschleunigen spätere Audit-Zyklen.
Für den Ausblick ist die Botschaft klar: Der Fachkräftemangel lässt sich kurzfristig nicht allein über Einstellungen kompensieren, wenn Prozessverluste dauerhaft bleiben. Die Studie impliziert, dass Unternehmen Personalplanung zahlenbasiert mit Prozessmessung verbinden sollten: Nicht nur Stellen müssen geplant werden, sondern Durchlaufzeiten, Fehlerkosten und Automatisierungsgrade. Gleichzeitig gibt es Lichtblicke, etwa wenn Unternehmen trotz Krise in Automatisierung und neue Kapazitäten investieren, wie im Chemie- und Industriesektor mit konkreten Standortinitiativen oder in der Entwicklung humanoider Robotik-Tests, die in einzelnen Industriebereichen künftig repetitive Arbeit entlasten könnten. In der Bahninfrastruktur hingegen droht Stillstand, sobald Finanzierungsvereinbarungen fehlen; genau solche Verzögerungen zeigen, wie verwundbar Projekte ohne gesicherte Planungsgrundlagen sind. Für Entwickler und IT-Leads bedeutet das: Priorisiert messbare Prozessbausteine, baut Governance für Datenflüsse auf und gestaltet Automatisierung als Betriebsfähigkeit – nicht als Pilotprojekt.
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