TÜBINGEN / LONDON (IT BOLTWISE) – Das New-Work-Barometer 2026 zeigt einen deutlichen Bürokratie-Overload in deutschen Personalabteilungen. Beschäftigte im HR-Bereich verbringen laut Erhebung rund 50 % ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben. 67,2 % der Befragten nennen das Personalwesen als den am stärksten bürokratisierten Bereich, und 70 % sehen eine weitere Verschärfung. Als Gegenmittel rücken Prozessabbau, Standardisierung und KI-gestützte Automatisierung in den Fokus.
Das New-Work-Barometer 2026 setzt bei einem Problem an, das viele Unternehmen im Alltag zwar spüren, aber in der Priorisierung oft hinter strategischen Großprojekten zurückstellt: interne Bürokratie. In der Untersuchung, die zwischen April und Juni 2026 durchgeführt wurde (n=734), rückt vor allem das HR-Umfeld in den Mittelpunkt. 67,2 % der Teilnehmenden sehen das Personalwesen als den am stärksten bürokratisierten Bereich innerhalb ihrer Organisationen. Damit wird HR nicht nur als „mitbetroffen“ beschrieben, sondern als Prozesshub, in dem administrative Routinen sichtbar mehr Zeit binden als anderswo.
Im Messbild wird der Unterschied besonders klar, weil die Belastung nicht als abstraktes Gefühl, sondern als Zeitanteil greifbar gemacht wird. HR-Mitarbeitende verbringen dem Barometer zufolge inzwischen rund 50 % ihrer gesamten Arbeitszeit mit administrativen und bürokratischen Aufgaben. Für die allgemeine Belegschaft liegt dieser Anteil knapp darunter: etwa 40 % der Arbeitszeit entfallen ebenfalls auf Bürokratie. Die Befunde lassen sich auch in der Rangordnung der Abteilungen wiederfinden: Marketing und Poststelle kommen im Vergleich auf etwa 10 %, während HR deutlich darüber liegt. Gleichzeitig beschreibt die Untersuchung eine negative Dynamik, denn 70 % der Befragten geben an, dass die Bürokratie in den vergangenen zwei Jahren weiter zugenommen habe.
Auch die Frage, welche Art von „Bürokratie“ operative Leistung tatsächlich ausbremst, wird im Barometer differenziert. Demnach senkt vor allem interne Bürokratie die Leistungsfähigkeit von Unternehmen spürbar. Externe regulatorische Vorgaben wirken in der Analyse dagegen nicht in vergleichbarem Maße negativ auf die operative Performance. Technisch und organisatorisch bedeutet das: Die Engpässe entstehen weniger durch den eigentlichen Rechtsrahmen, sondern durch die Übersetzung in interne Workflows, Formulare, Genehmigungsketten und Dokumentationsschleifen. Besonders problematisch ist dabei, dass die wachsende Dokumentationspflicht in HR wertvolle Ressourcen bindet, die dann für strategische Aufgaben fehlen.
Der Blick auf die Ursachen führt zudem in die Organisationskultur. In den Studienangaben wird betont, dass Regeln in vielen deutschen Unternehmen tief verankert sind und sich bestehende Regelwerke deshalb schwer abbauen oder gezielt verändern lassen. Im Barometer werden HR-Prozesse als stark formalisiert und standardisiert beschrieben (M=5,5 für Formalisierung und M=4,9 für Standardisierung). Zusätzlich wird eine Wahrnehmungsdifferenz sichtbar: Führungskräfte schätzen das Ausmaß der Bürokratie im Durchschnitt geringer ein als operativ tätige Mitarbeitende. Genau diese Lücke ist für die Umsetzung entscheidend, denn wenn Betroffene den Engpass als täglich spürbare Blockade erleben, während die Spitze ihn weniger stark wahrnimmt, verschiebt sich die Priorisierung – und Prozessoptimierungen bleiben häufig folgenlos.
Dass die Effekte über einzelne Abteilungen hinausgehen, wird auch volkswirtschaftlich unterlegt. In einer Ifo-Studie aus dem Jahr 2024 werden die Kosten der Bürokratie für Deutschland auf jährlich bis zu 146 Mrd. Euro beziffert, was etwa 6 % des gesamten Umsatzes der betroffenen Unternehmen entspricht. Solche Größenordnungen erklären, warum der Druck zur Effizienzsteigerung nicht nur aus dem HR-Alltag entsteht, sondern sich in vielen Bereichen der Organisation fortpflanzt. Auch aus der Kommunalpolitik kommt Kritik an der Vielzahl als überflüssig empfundener Vorschriften, wie aus Tübingen verlautet wurde. Für Unternehmen heißt das: Wer Bürokratie abbaut, reduziert nicht nur Zeitaufwand in HR, sondern beeinflusst Potenziale für Wachstum, Innovationsgeschwindigkeit und die Fähigkeit, auf Krisen flexibel zu reagieren.
Als konkrete Gegenstrategie nennt das Barometer konsequente Reduzierung und Automatisierung von Prozessen. Dabei wird KI ausdrücklich als Schlüsseltechnologie beschrieben, um repetitive administrative Aufgaben zu übernehmen und damit Kapazitäten für strategische Personalarbeit freizusetzen. Technisch betrachtet geht es weniger um „magische“ KI-Ergebnisse, sondern um saubere Prozesskandidaten: wiederkehrende Datenerfassung, Standardkorrespondenz, Dokumentenprüfung auf Vollständigkeit sowie regelbasierte Workflows, die heute in Medienbrüchen und manuellen Schleifen hängen. Ergänzend ist der Nutzen vorgefertigter Systembausteine ein wiederkehrendes Muster: Wo Mustervorlagen und rechtlich strukturierte Informationen integriert werden, sinkt der Bedarf, jedes Mal von vorn zu beginnen. So kann aus Bürokratie teils wieder Handwerk werden – messbar an Durchlaufzeiten, weniger Nachfragen und einer geringeren Fehlerquote.
Für die nächsten Schritte in Unternehmen ist damit vor allem eines relevant: Bürokratieabbau muss als Prozess- und Datenprojekt geführt werden, nicht als reine „Formular“-Anpassung. Wenn HR etwa Dokumentationsschleifen über mehrere Systeme verteilt, hängt die Wirkung davon ab, ob Daten fließen können, ob Regeln in Maschinenlogik übersetzt wurden und ob Ausnahmen sauber modelliert sind. Gleichzeitig bleibt externer Rechtsrahmen weiterhin ein Fixpunkt, während interne Übersetzungen der Spielraum für Optimierung sind. Unterm Strich deutet das New-Work-Barometer 2026 darauf hin, dass HR-Bereiche häufig genau dort Zeit verlieren, wo sich Unternehmen mit geringem Invest eher Effekte erarbeiten können – insbesondere dann, wenn Automatisierung nicht nur implementiert, sondern auch mit klaren Qualitätskennzahlen im laufenden Betrieb betrieben wird.
Der Artikel enthält zudem allgemeine Hinweise, dass keine Anlageberatung vorliegt und Angaben zu Kursen, Unternehmen und Märkten ohne Gewähr sind; Beiträge können ganz oder teilweise automatisiert mit Unterstützung von KI erstellt und geprüft werden.
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