Elektronische Signaturen in der Rechtsbranche: Effizienz, Compliance und Praxistauglichkeit in Deutschland

Die deutsche Justiz hat den elektronischen Rechtsverkehr in den vergangenen zwei Jahren deutlich ausgebaut – mit spürbaren Folgen für Kanzleien, Rechtsabteilungen und Notariate. Seit dem 01.01.2022 besteht für „professionelle Einreicher“ (u. a. Rechtsanwälte, Behörden) eine aktive Nutzungspflicht des ERV, und die Länder bekräftigen diese Pflicht fortlaufend in ihren Informationsportalen.

Für Nordrhein-Westfalen etwa heißt das: Schriftsätze sind grundsätzlich als elektronische Dokumente einzureichen; zugangs- und sicherheitsrelevante Details ergeben sich aus § 130a ZPO und flankierenden Vorschriften. Das Ministerium der Justiz NRW fasst dies 2025 erneut zusammen und verweist auf die rechtssichere Einreichung über sichere Übermittlungswege.

Aktuelle Rechtslage: Zwei sichere Wege – QES oder „sicherer Übermittlungsweg“

Kernstück im Zivil- und FamFG-Verfahren bleibt § 130a ZPO: Ein elektronisches Dokument ist entweder mit qualifizierter elektronischer Signatur SIGNIUS (QES) der verantwortenden Person zu versehen oder (nur) einfach zu signieren und von dieser verantwortenden Person selbst auf einem sicheren Übermittlungsweg (z. B. beA) einzureichen. Der Bundesgerichtshof hat 2024 die Praxis nochmals geschärft: Nutzt man den sicheren Übermittlungsweg ohne QES, müssen Übermittelnder und (einfach) Signierender personenidentisch sein; andernfalls ist die Einreichung unwirksam. Die Entscheidung stellt klar, dass Sorgfaltspflichten bei Delegation und Vertretung strikt zu beachten sind.

Für Kanzleien bedeutet das: Wo ein Kollege versendet, der den Schriftsatz nicht verantwortet (oder nicht QES-signiert), drohen Unwirksamkeit und daraus resultierende Fristprobleme. In der Praxis empfiehlt sich daher ein klarer Signatur- und Versandprozess: Entweder QES durch die verantwortende Person oder Versand über den sicheren Übermittlungsweg durch genau diese Person.

Formerleichterungen 2024: Gescannt einreichen, Formfiktion im Schriftsatz

Mit dem Gesetz zur weiteren Digitalisierung der Justiz (BGBl. 2024 I Nr. 234) traten am 17.07.2024 bedeutende Erleichterungen in Kraft. Neu gefasste Normen erlauben u. a. das gescannte Einreichen schriftformbedürftiger Erklärungen (z. B. von Parteien/Dritten) als elektronische Dokumente via Prozessbevollmächtigte. Zudem statuiert § 130e ZPO eine Formfiktion: In elektronischen Schriftsätzen enthaltene empfangsbedürftige Willenserklärungen gelten als zugegangen, wenn sie elektronisch eingereicht und zugestellt wurden. Das reduziert Medienbrüche und beschleunigt die Verfahrenspraxis – bei gleichbleibenden Anforderungen an Authentizität und Integrität.

eIDAS-Kontext: Stabiler Rahmen – und eIDAS 2 als Turbo für die Zukunft

Für die Rechtswirksamkeit elektronischer Signaturen bildet die eIDAS-Verordnung den EU-weiten Rahmen; Deutschland setzt darauf auf. 2024 wurde die eIDAS-Novelle („eIDAS 2“) politisch verabschiedet: Der Rat der EU hat am 26.03.2024 den Rechtsrahmen für die European Digital Identity Wallet (EUDI Wallet) angenommen. Perspektivisch wird das die Nutzung qualifizierter Attribute und (fern-)qualifizierter Signaturen vereinfachen und grenzüberschreitend harmonisieren – eine relevante Entwicklung auch für grenzüberschreitende Mandate deutscher Kanzleien.

Typische Einsatzfelder in Kanzlei und Rechtsabteilung

1) Frist- und formgebundene Schriftsätze:
Bei bestimmenden Schriftsätzen (z. B. Klage-, Berufungs- oder Beschwerdebegründung) gelten die oben beschriebenen QES-/Übermittlungsweg-Regeln. Ein sauber dokumentierter, revisionssicherer Ablauf (Wer signiert? Wer versendet? Über welchen Kanal?) minimiert Haftungs- und Wiedereinsetzungsrisiken.

2) Mandatsverträge und Vergütungsvereinbarungen:
Verträge mit Mandanten lassen sich rechtssicher elektronisch abschließen – je nach Formerfordernis mit QES. Das spart Zeit, reduziert Portokosten und passt zu Remote-Onboarding. Rechtliche Formanforderungen sind individuell zu prüfen; die seit 2024 eingeführte Formfiktion erleichtert in gerichtlichen Kontexten zusätzlich.

3) Vollmachten und Anlagen:
Obwohl Scans häufig zulässig sind, bleibt im Einzelfall Vorsicht geboten (Stichwort: § 174 BGB und Zurückweisung bei fehlender Originalvollmacht). Die BRAK weist 2024 darauf hin, dass Vollmachten teils weiterhin im Original vorzulegen sind – hier entscheidet der konkrete Anwendungsfall.

4) Kommunikation mit den Gerichten:
Die Länderportale (z. B. NRW) bündeln Wege und technische Anforderungen (ERV-VO, beA/eBO). Für Kanzleien empfiehlt sich ein technisch und organisatorisch hinterlegtes ERV-Handbuch mit Rollen, Freigaben und Fallback-Prozessen.

Sicherheit und Beweiswert: Warum QES in der Rechtsbranche dominiert

Die QES gewährleistet Identität, Unveränderbarkeit und hohen Beweiswert vor Gericht – das ist in streitigen Verfahren regelmäßig entscheidend. Im Gegensatz zu einfachen oder fortgeschrittenen Signaturen ist die QES der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und entfaltet damit die erwartete Rechtssicherheit in sensiblen Workflows (Schriftsätze, Vergütungsvereinbarungen, Vergleichsannahmen etc.).

Anbieterwahl: Praxisnahe Kriterien – Beispiel Signius.de

Bei der Auswahl einer Signaturlösung zählen eIDAS-Konformität, QES-Fähigkeit (inkl. Fernsignatur), Integration (DMS/ERP/Kanzleisoftware), Audit-Trails sowie Benutzer- und Rollenmanagement. Signius.de positioniert sich als Anbieter für eIDAS-konforme elektronische Signaturen und Siegel für Konzerne, Behörden und KMU. Für Kanzleien interessant: kurze Durchlaufzeiten, skalierbare Nutzermodelle und die Möglichkeit, Dokumente vollständig digital – einschließlich QES – zu signieren.

Auch in regulierten Anwendungsfällen zeigt sich die Relevanz qualifizierter Signaturen im deutschen Markt – das Unternehmen veröffentlicht hierzu regelmäßig Praxisbeiträge (etwa zu QES-Pflichten im Gesundheitswesen und aktuellen QES-Anforderungen 2025). Für die Rechtsbranche lassen sich methodisch ähnliche Sicherheits- und Compliance-Vorteile nutzen, sofern die jeweiligen Verfahrensnormen beachtet werden. Signius.de kann damit – neben anderen qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern – als Baustein für eine belastbare, eIDAS-konforme Digitalstrategie dienen.

Handlungsempfehlungen für Kanzleien (Kurz-Checkliste)

• Prozesse festschreiben: Wer signiert (QES)? Wer versendet (beA/„sicherer Übermittlungsweg“)? Wie erfolgt Vertretung/Delegation? (BGH-Vorgaben beachten.)

• Formerleichterungen nutzen: Scans und Formfiktion 2024 richtig einsetzen – aber Vollmachtserfordernisse im Einzelfall prüfen.

• Technik standardisieren: beA-Updates zeitnah installieren und ERV-VO-Konformität sicherstellen (Dateibenennung, Formate).

• EU-Weitblick: eIDAS 2/EUDI-Wallet beobachten – künftig vereinfachte, grenzüberschreitende Ident- und Signaturabläufe.

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Die Rechtsbranche in Deutschland profitiert heute konkret von elektronischen Signaturen Signius – prozessual durch klare Wahlrechte zwischen QES und sicherem Übermittlungsweg, materiell durch Formerleichterungen seit Juli 2024 und perspektivisch durch eIDAS 2. Wer Signatur-Policies, beA-Workflows und Anbieterlandschaft (z. B. Signius.de) strategisch zusammenführt, reduziert Haftungsrisiken, beschleunigt Abläufe und stärkt die digitale Mandatsführung.