Selbstbedienungsmodell für Raumteilung an der Boston University

BOSTON / LONDON (IT BOLTWISE) – Die Boston University hat kürzlich ein innovatives Selbstbedienungsmodell für die Raumteilung eingeführt, das von Kris Weir und Becky DiMattia entwickelt wurde.

Die Boston University hat kürzlich ein neues Modell zur Raumteilung eingeführt, das die Effizienz und Flexibilität der Raumnutzung erheblich verbessert. Verantwortlich für diese Innovation sind Kris Weir, Direktorin für Betriebs- und Raumplanung, und Becky DiMattia, stellvertretende Direktorin für Systemadministration und Betrieb im Büro des Registrars. Gemeinsam haben sie ein Selbstbedienungssystem für die Raumteilung entwickelt, das auf der Plattform Skedda basiert.

Die Notwendigkeit für ein solches System ergab sich aus dem Wachstum der Fakultät, das die vorhandenen Ressourcen überstieg. Mit nur 170 Büros für 240 Professoren war es dringend erforderlich, die Raumzuteilung effizienter zu gestalten. Das bisherige System war nicht mehr in der Lage, die Bedürfnisse der wachsenden Zahl von Lehrkräften zu erfüllen, insbesondere da der Zugang zu speziellen Räumen eingeschränkt war.

Ein weiterer Anstoß für die Einführung des neuen Systems war der Weggang der bisherigen Veranstaltungsmanagerin, deren Abgang eine Lücke hinterließ, aber auch die Gelegenheit bot, neue Ansätze zu erproben. Mit der Einführung von Skedda konnten die Verantwortlichen die Raumreservierungen dezentralisieren und den Nutzern mehr Autonomie gewähren.

Das neue Modell, das im letzten Sommer eingeführt wurde, ermöglicht es den Lehrbeauftragten und wissenschaftlichen Mitarbeitern, Büroflächen nach Bedarf selbst zu reservieren. Dies geschieht über sichere Links, die auf ihre Zugangsberechtigungen zugeschnitten sind. Die Umstellung verlief reibungslos und das Feedback war durchweg positiv.

Kris Weir betont, dass Skedda die Arbeitsbelastung bei der Bürozuweisung drastisch reduziert hat. Die Verwaltung der Raumzuteilung, die früher Wochen in Anspruch nahm, kann nun innerhalb weniger Stunden erledigt werden. Dies hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Transparenz erhöht und die Entscheidungsfindung durch Echtzeitdaten verbessert.

Becky DiMattia präsentierte kürzlich auf der Tradeline University Facilities Conference in Boston die Vorteile des neuen Systems. Der Vortrag mit dem Titel „Maximizing Space Efficiency: BU’s Journey to Shared Offices and Seamless Room Scheduling“ hob die Vorteile der dezentralen Raumverwaltung hervor.

Diese Veränderung hat nicht nur das Problem der Raumknappheit gelöst, sondern auch einen kulturellen Wandel angestoßen. Durch die Dezentralisierung des Zugangs und das Vertrauen in die Nutzer konnten Engpässe beseitigt und die Transparenz erhöht werden. Becky DiMattia rät anderen Bildungseinrichtungen, keine Angst vor der Dezentralisierung zu haben, da sie Unabhängigkeit ohne Chaos ermöglicht.

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